企业行政事务管理制度总.doc

·总则1. 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。2. 本规定所指行政事务包括部门内部事物处理流程、会议制度、文件收发管理、档案管理、印鉴管理、办公用品管理、电话管理、报刊、信件及邮件管理、保密制度、工作汇报规定、物资管理制度、仓储管理、集体宿舍管理等。部门内部事物处理流程1、坚持统一领导和分级管理的原则。上下级关系清晰化，下级应定期向上级汇报工作并逐级向上。部门主管以下职员向其直接主管上级汇报工作，部门主管人员向直接领导汇报工作。职员经直接主管同意或紧急情况时可越级汇报，职员与直接主管有不同意见不能统一时可越级汇报。2、同级部门之间任务交接应通过其部门主管人员进行工作分配。3、员工上班时间不得接待与公司业务无关的人员，遇有特殊情况（如外地亲友来访），应尽量缩短会客时间。4、员工上班时间不得将无关人员带入办公区，会客应安排在会客室。5、不得在工作期间从事与工作内容无关的内容，如：看与工作无关的INTERNET或BBS网站；网上聊天（OICQ）、玩游戏等；看非专业且与工作无关的书籍和报刊。6、为了保证公司行政电话的畅通，上班时间禁止通过电话拨号上网。会议制度会议分类公司会议分为定期会议（例会）和临时会议两类。会议安排会议准备工作由行政人事部负责组织，会议议题及与会人员根据具体情况而定，会议前由行政人事部提前通知，包括把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。临时会议视具体情况而定。会议禁忌如下：1)发言不得冗长，喋喋不休（原则上以八分钟为限）。2)不可以从头到尾沉默到底。3)不可采用不正确的资料。4)不可尽谈些期待性的预测。5)不可做人身攻击。6)不可不懂装懂，胡言乱语。7)不要谈到抽象论或观念论。8)不可对发言者吹毛求疵。9)不可打断他人的发言。10)不可中途离席（遇紧急情况除外）。l会议要求如下：1）与会人员不得迟到、不得缺席。2)会前要认真收集资料，准备发言提纲。3)会上做好笔记，积极参与讨论发表自己的意见。4)在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。5)应当把整理出来的结论交给全体与会人员表决确认。6)会后要及时传达会议精神，认真贯彻和落实会议决议。文件收发管理公司的文件由行政人事部负责起草和审核，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发；公司各部门所发文件由各部门负责起草，行政人事部审核，总经理签发；经签发的文件和原稿，由行政人事部分类归档、保存备查；属于秘密文件，核稿人应注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按公司保密规定，由专人印制、报送；文件统一由行政人事部发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送；外来的文件由行政人事部专人负责签收，并分类登记。由行政人事部经理提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误。属急件的，应在接件后1小时内报送。档案管理公司的财务档案（销售合同）由财务部负责，技术档案由质检部负责；其余档案由行政人事部负责。档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全；归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、技术资源、财务审计、员工薪资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。档案的借阅与索取：1)董事长，总经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。2)公司其他人员需借阅档案时，要经总经理批准，并办理手续。3)借阅档案必须爱护、保持整洁、严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案由分管部门负责人批准方可摘录和复制。档案的销毁：1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。2)若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案须经分管部门负责人批准后方可销毁。3)经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写，编制销毁清单，由专人监督销毁。印鉴管理公司印鉴由行政人事部负责管理。印章的刻制、改刻与废止，由行政人事部提出并承办。其中：公司行政印鉴、具有法人资格的二级机构印鉴、合同专用章、财务税收及支票印鉴、公司主要负责人印章、出纳个人专用印鉴等，在刻印前须报请总经理同意后方可刻制；其它印鉴经行政人事部同意后即可刻制。如有需要更换或废止的印章，各部门应迅速将旧印章交还行政部。废止印章由行政人事部保存三年，处理时须征