合同管理作业标准.DOC

 合同管理作业标准 批准人 柳玉辉 审核人 崔戈 拟制人 李建敏 批准日期 1999．5．12 生效日期 1999．5．12 关 联 文 件 合同编制规范(S-03000) 合同评审实施规程 （R-03001） 沈阳东东系统集成有限公司  更改记录 序号 发行日 更改对象·更改内容 批准 审查 拟制 0 1999．5．12 新发行 柳玉辉 崔戈 李建敏 目的: 规范合同管理工作，保证合同执行按步骤规范进行。 范围: 适用于国内项目的合同。 3.合同管理业务划分 合同审查：对合同中规定的条款进行技术、安装、设备采购、合同金额和相关法律等方面的审查。 合同登记：合同文本分发和登记。 合同执行：根据合同规定进行合同实施。 合同统计及核算：对执行合同进行统计，对执行完毕的合同进行核算分析。合同 的统计分析数据按月存档，并每年年末保留电子文档。 合同归档：对合同及相关文件进行归档管理。 具体工作划分及相应部门： 序号 文件名称 提供部门 说明 1 《合同评审记录》 商务部 《合同评审记录》由商务部提供，并负责保存。 2 《合同备忘录》 销售部门 由合同联系人负责提供 3 《合同出库设备情况记录》 商务部 由商务部负责提供并保存 4 《合同执行、进款管理表》 商务部 由商务部负责提供并保存 5 《合同统计表》 商务部 由商务部负责提供并保存 6 《合同执行通知单》 商务部 交予技术支撑部、产品开发部 7 《系统安装确认报告》 技术支撑部 由技术支撑部返回，商务部备案 8 《用户培训记录》 用户培训部门 由商务部存档 9 《产品保修单》 商务部 没有交给用户的保修卡由商务部存档 2.合同评审工作流程 参见《合同评审实施规程》（R-03001） 3.合同登记工作流程 合同管理员 编制并归档 合同文本编号 合同文本分发 涉及软件开发的合同 项目管理部 合同正本 财务部 合同编号按公司合同编号规程执行。 4.合同执行工作流程 合同执行工作流程图 管理与控制 开具发票 到款通知 按合同的类型分别下发〈〈合同执行通知单〉〉 不涉及应用系统开发 的合同可省略本步骤 合同执行涉及部门业务说明: 子业务 部门 说明 合同到款 财务部 财务部向商务部下达到款通知单，根据合同进度开具发票。 合同下单 商务部 向软件开发部门和技术服务部门下达。 合同安装 技术支撑部 技术支撑部负责完成合同设备、系统软件的安装调试，填写《系统安装确认报告》，并留商务部存档。 用户培训 技术支撑部 负责完成除应用软件外的培训工作，培训记录在商务部保存。 国内产品开发部 负责完成应用软件的培训，培训记录在商务部保存。 合同尾款清缴 销售人员 尾款由办事处销售人员负责合同尾款清缴工作。 合同修改 销售人员 合同条款等内容的修改与增删，销售人员应通过《合同备忘录》提交商务部。 5.质量记录： 针对合同的执行过程，对合同执行管理保存质量记录： 合同文本、《合同评审记录》、《合同出库设备情况记录》、《合同执行、进款管理表》、《合同执行通知单》、《合同统计表》、合同备忘录、《系统安装确认报告》、《用户培训记录》、产品保修单。  合同评审记录 记录编号：QP-kkxxxxxx-nn 记录时间： 年 月 日 合同名称 用户行业 合同签定部门 合同编号 关于合同条款的评审 合同条款是否符合《合同编制规范》 □ 符合 □ 不符合 合同在文字描述、金额方面是否正确 □ 正确 □ 有误 说明： 商务部签字： 日期： 二、关于合同设备采购方面的评审： 合同设备是否为当时市场中可以购买到的设备。 □ 是 □ 否 合同设备的交货时间是否合理。