秘书职能与职能环境建设.ppt

第二章 秘书职能与职能环境建设 准确理解和把握秘书职能的两个方面，即 “辅助管理、综合服务”；准确理解和把握 秘书职能环境，主动营造良好的职能环境， 从而达到高效履行职能的目的。 “辅助管理”，是新时期管理活动赋予秘书的一项基本职能，也是秘书职能的本质特征。秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案提供给上级作出决定，对确定的决定方案贯彻执行，秘书在这整个过程中起辅助管理的作用。“综合服务”是秘书的根本职能，领导的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多宽。 一、秘书辅助管理职能 秘书“辅助管理”职能：是指一个机关或单位在其管理的整个过程中，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案到对确定的方案贯彻执行的 整个过程中，秘书起着帮助 或辅佐的作用。 领导者兼听则明，准确、全面、有效地 利用信息是其正确开展领导和管理工作的基 础。秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要 向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为 领导者有效获取利用信息、进行适时的信息 沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋 智能辅助。 在实践中，不少领导者在信息获取和 利用的方向、信息量及信息结构等方面都 存在问题，因而使领导和管理工作失误。 对此，秘书要注重以下三个方面： 要注重在方向上的参谋辅助； 要注重在扩大信息量上的参谋辅助； 要注重优化信息结构方面的辅助。 各种形式的信息干扰是造成领导和管理 工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导 者排除来自各方面的信息干扰，包括： 要注重排除思想障碍造成的干扰； 要注重排除感情障碍造成的干扰； 要注重排除利益冲突造成的干扰； 要注重排除时空因素造成的信息干扰。 （二）秘书辅助决策 从领导者产生决策意向进行决策准备开 始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协 助领导者做好以下工作（见图2-2）： 在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的 领域和渠道： 可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择； 可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的 可供选择的方案； 可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意 见、建议吸纳到有关决策方案中去； 可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征 求意见，并根据各方面的意见进行修改； 对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导， 到基层进行小规模试验，蹲点探索，取得成功 经验后，再由点到面地进行推广； 对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比 较其投入成本和产出效益，比较其风险值与效 益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受 性等等。 决策形成阶段还包括科学、严密的决策论证。 决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安 排，而真正使决策目标变为现实，还取决于有效的 实施决策。 在决策实施过程中，秘书的参谋智能辅助具有 独特的作用 ： 对谋求认同的辅助 对纠正偏差的辅助 对行为失范的辅助 对克服重大失误的辅助 对克服运行失调的辅助 弥补决策疏漏的辅助 对适应环境变化的辅助 对发现机遇的辅助 （三）辅助督促检查 1、督促检查的内容 秘书对督促检查的辅助，主要是在领导 者的主持下，按照领导确定的督促检查内容 和目的，操办具体的事务。具体包括： 发现失调现象提出督促检查建议； 检查实施情况； 督促办理； 反馈实施信息； 要归纳评估督促检查效果。 （三）辅助督促检查 督促检查是领导实施决策，保证领导工作部署得 效实施的重要组成部分。秘书操办督促检查中的事 务，既有利于领导者直接掌握执行情况，又有利于秘 书发挥近身综合辅助的优势；既有利于上情下达，使 执行者正确理解领导意图，又有利于下情上达，使领 导者全面把握执行情况，有针对性地进行指挥、协调 和控制，对维护组织管理协调运作具有积极的推动作 用。 3、秘书督促检查的要领 秘书对领导督促检查工作的辅助，是在 领导者主持下，围绕领导工作需要展开的， 主要有六条要领： 要抓住领导工作的重点、难点和热点； 要正确理解和贯彻领导意图； 要及时反馈信息； 要坚持原则； 要讲究效率； 要谋求协调有序。 （四）辅助处理信访