案场助理工作职责及流程.doc

案场助理工作职责 （讨论稿） 一、销售后台和业务助理工作 销售文件管理：认购书、维修基金交款单、交款核对单、按揭声明、告知书、收入证明、银行按揭贷款预审表 认购书、维修基金交款单、交款核对单、按揭声明、告知书、收入证明：销售人员开单时，应到案场助理处领取上述资料，案场助理需在“恒大·御景半岛资料签收表”上登记。领取认购书和维修基金交款单时，案场助理须登记对应的编号，其他资料打“√”记录即可，做好登记后，由领取资料的销售人员签字确认。 中国银行按揭贷款预审表：对于需要在“中国银行”办理按揭贷款客户，在认购时，销售人员须填写“中国银行按揭贷款预审表”，该表由案场助理管理存放。 表格录入：销售汇总表、入场客户登记表、来电登记表、派单客户明细表 销售汇总表(238170)： 流 程 录 入 内 容 备 注 认 购 客户名、电话、大定日期、大定定金、大定总价、预约签约日期、付款方式、首付款（应付金额、应付日期）、业务员 已认购客户因为加名、换房等原因重新签订认购书的，则在相应的房源后更改信息，但应在“退定、挞定、退房、更名、换房”栏详细备注，原认购书收回与新认购书一并存档 签 约 除了原有的认购信息，本次应录入：客户身份证号码、地址、邮编、优惠后签约总价、签约日期、贷款银行、合同状态、首付款（实付金额、实付日期）、第二、三次付款（应付金额、应付日期）、贷款金额 如遇到客户已交部分购房款却未签合同，当日将所交金额录入首付款（实付金额、实付日期） 付款 第二、三次付款 第二、三次付款（实付金额、实付日期）、全款到帐日期、成功销售日期 按揭放款 第二次付款（实付金额、实付日期）、实收贷款、实收日期、贷款状态、全款到帐日期、成功销售日期 注： 销售汇总表录入的资料根据当天业务员提交的认购、签约资料录入，每天早上助理对前一天的销售汇总表进行核对后备案。 助理应熟练使用销售汇总表，并根据案场需要及时提供各项销售报表（销售进度表、动态表等） 入场客户登记表：按照固定格式录入（每日下班前到当天的值日员工处领取“入场客户登记表”），按月份备份； 来电登记表(238170)：按照固定格式录入（每日下班前到当天的值日员工处领取“来电登记表”），按月份备份； 派单客户明细表：按照固定格式录入（每日下班前到当天的值日经理处领取“派单客户明细表”及客户名片）。 档案管理：认购资料、买卖合同的归档、会议纪要、发展商往来文件、案场管理制度以及经理日志、组长日志、销售代表日志的整理归档 认购资料的整理、归档：认购书（回收白单、黄单联，白单移交发展商，白单的复印件及黄单由我司存档）、交款核对单（白联移交发展商，蓝联我司存档）、按揭声明（移交发展商，如果付款方式为一次性付款，则无按揭声明）； 签约资料的整理、归档：签约的合同复印件一份、交款发票复印件、客户身份证复印件，资料齐全后与原有的认购资料一起存档，合同的归档按照楼号、室号进行分类归档，每周统计当周缺乏资料的客户名单给值班经理，由值班经理催缴。 会议纪要的整理、归档：案场召开重要的会议时，助理应当做好会议记录，及时整理会议纪要，在报会议主持人审阅后发给与会人员。电子文档及与会人员签字后的文件应及时归档。 发展商往来文件的整理、归档：发展商提供给案场的房源表、价格表、挞定清单、新增可售房源清单、按揭放款通知、案场应提交的资料以及发展商提供的其他资料等往来文件的整理和及时归档。 案场管理规范、制度的归档：应案场管理需要下发的各项制度、规范和文件，应当在案场所有人员签字后归档。新进人员应在签署劳动合同前签署上述所有制度、规范和文件。 各级人员日志的整理、归档：经理及组长日志应每半月归档一次，销售代表日志应按月为单位归档。 与开发商交接事宜：销售流水帐、交收证明、按揭放款明细 销售流水帐：当天有认购的，每天下班之前发送当天的销售流水帐明细到恒大邮箱（hengdaxiaoshoubu@163.com）； 交收证明：每天下午5点30分前，整理当天需移交发展商的文件（认购、签约等资料）并录入“交收证明”，移交给发展商人员（目前交接人：陈林木），签收人在“交收证明”上签字确认，交收证明应当天归档。 按揭放款明细：每天早上询问发展商人员（陈林木）昨日的按揭放款明细，如有放款，拿回明细后录入销售汇总表，明细原件存入相应的文件夹。 二、行政助理工作（配合公司行政人事部完成相关协助工作） 1、劳动人事配合工作：在公司行政人事部的工作指导和具体安排下，协助完成新入职人员证件收取；劳务合同签订的辅助手续; 工资单的领取与发放等相关劳动人事配合工作：新进业务员正式上岗后每人给一份《关于及时提交入职手续所需资料的保证书》、《新员工办理入职所需资料》、《求职登记表》，《保证书》和《求职登记表》归档在牛皮档案袋中，档案袋封面需备注