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專案管理工具解析 一、計畫 專案經理，最重要的職責是做計畫、整合計畫和執行計畫。由於期限和有限資源的優先控制，幾乎所有的專案都需要正式的、詳細的計畫。又因為每一個職能單位可能按自己的計畫文件來進行工作，而很少顧及其他職能單位，所以計畫活動的整合是必要的。 一般來說，計畫最好可以被描述為選擇企業目標，並建立為實現這些目標而必需的方針、政策和程序的職能。 一、計畫 專案經理，是成功專案計畫的核心。從專案的概念到執行，都要有專案經理的參與。專案計畫要有系統性和靈活性，足以處理獨特的活動；專案計畫必須是能透過監控而規範化；專案計畫必須要有接受多功能輸入的能力。成功的專案經理意識到專案計畫是一個交互作用的過程，必須貫徹於專案的整個生命週期。 專案計畫的目標之一是完整地定義所有需要的工作，以便每個專案參與者都能容易確定自己的角色。沒有正確的計畫，工程和專案就會因初步計畫階段缺少明確的要求，而在模糊狀態下啟動。 一、計畫 總計畫 計畫是決定什麼需要做，由誰做，何時做，為了達成所指定的任務。總計畫，可以分成九大部分：目標；程序；進度計畫；預算；預測；組織；方針；步驟；標準。 生命週期階段 生命週期階段是為專案計畫的一致性提供一種方法論。假定一個公司應用了下列生命週期六階段： 概念化； 可行性研究； 初步計畫； 詳細計畫； 執行； 檢驗和委託。 一、計畫 若用直接勞動工時或美元的百分比，這六個階段，竟然是5%、10%、15%、20%、40%、10%。我們可以看出一件很有趣的事實是，在執行開始前有50%的直接勞動工時或美元的消耗。原因很簡單，因為好的質量必須事先做好計畫並且設計好。 編寫構想書 構想書（Proposal）又稱建議書。通常，專案經理會對於不同任務之間的工作不知所措，他們就會先將構想書編寫好，提交公司高層管理者審議，做為將來工作的建議。構想書的編寫有四種方式： 專案經理編寫整個構想書； 市場經理編寫整個構想書； 專案經理編寫整個構想書，同時有市場經理幫忙； 市場經理編寫整個構想書，同時有專案經理幫忙。 對於不同的任務，可能採取不同的方式。專案經理與市場經理將以公司最好的利益為出發點，做出最好的決定。 一、計畫 理解參與人員的角色 規劃主要參與人員的責任： 專案經理 專案經理必須確定下列項目：目的和目標；主要里程碑（milestones）；要求；基本原則和假設；時間、成本和質量約束；作業程序；行政方針；報告要求。 職能經理 職能經理必須確定的項目為：為實現目標、要求和里程碑的詳細任務的描述；支持預算和進度計畫的詳細時間安排和人力匹配；風險、不確定性和衝突的確認。 高層管理者 高層管理者將確定的項目為：做為專案經理和職能經理之間歧義的協商者；澄清關鍵問題；與客戶的高級管理者進行溝通。 一、計畫 專案規畫 專案經理若要執行有效地專案規畫，必須完成下列四種計畫書： 工作說明書； 專案規格書； 里程碑進度表； 工作分解結構。 以下分段敘述，這4種計畫書。 工作說明書 工作說明書（statement of work, SOW）是專案工作要求的狹窄描述。工作說明書的複雜性是有高層管理者、客戶或和用戶群體的意願來決定的。對於專案經理來說，重寫客戶的工作說明書是非常正常的事，因此，很多承包商的職能經理可以對所做的工作進行定價。通常在競標的環境中，會有兩種工作說明書： 用於構想書的工作說明書； 合約的工作說明書。 同樣地，也可能有構想書的工作分解結構和合約的工作分解結構。現在民營企業和政府部門都在開發工作說明書編製手冊。 一、計畫 專案規格書 專案規格書的明細表是構想書的一個定價標準。如果明細表不存在或沒有必要存在，則工作定價標準應該包含在構想書中。假若某一個工作任務或產品，尚未定下規格和價格，市場經理必須要求產品經理制定後，列入專案規格書。假若時間上來不及的話，專案經理要求高層管理者協調市場部門緊急處理，找出一合理的價格，甚至於當做一個選項。由於客戶的要求不同，勞動力評估備份清單可以包含或不包含在構想書中。 一、計畫 專案里程碑進度表 專案里程碑進度計畫，包括下列資訊： 專案開始日期； 專案終止日期； 其他重大事件； 產品、設備之交付和報告。 合約所列專案里程碑的工作任務的排程，都會列入專案的甘特圖（Gantt charts）中，並在高層管理者主持的專案審核會議中，提出討論。在執行當中，發生的重大事件，也將被列入控管。工作日程的延誤或另訂新的日期，並將在專案審核會議中決定。 一、計畫 工作分解結構 專案要求確定後之計畫過程的第一個主要步驟是工作分解結構的開發。一個工作分解結構是一產品為導向的，子分支為硬體、服務以及為生產所要求的資料組成的樹族。工作分解結構是一個唯一最重要的要素，它就像將工作分成小的要素的一個媒介物，這樣對每個主要和細微的需要解