用Word也能打印Excel工资条.docVIP

用Word也能打印Excel工资条 《中国会计电算化》2003年第11期，张迎新先生在《用Access打印Excel工资条》一文中详细告诉了我们如何运用Access打印Excel工资条，笔者认为：对于了解数据库的读者，此文操作起来应该非常容易，但对不熟悉Access的读者来说，此方法可能有一定难度。笔者结合我们大家非常熟悉的Word字处理软件讲讲如何打印Excel工资条。 一、建立一个工资数据库 我们运行Excel2000建立一个存放工资数据的工作薄，创建二维数据工作表，填写相关工资数据，并在做好各项数据计算后如图1，我们就可以开始设计工作条打印了。 图 1 二、设置工资条打印格式 我们打印工资条不一定是全部内容打印，可能有选择性打印一些关键数据，而且，要设置打印的工资条字体格式等。 首先，运行Word2000，单击工具按钮“新建空白文档”，在Word中根据需要建立工资条项目表格如图2，其中，请注意：在本表格的下方应该留下两个空行，即有两个回车符，否则工资条生成后每个人的工资条是连在一起的，不便于裁剪成条。 图 2 三、进行数据关联设置 我们要将Excel中的工资数据调用到Word中，我们必须使用到Word的一个非常有用的功能——邮件合并。 在Word“工具”菜单中找到“邮件合并”项如图3，并单击，出现“邮件合并帮助器”如图4，单击“创建”出现如图5菜单。 图 5 图 3 图 4 单击“套用信函”，出现以下提示框如图6 。我们单击“活动窗口”，此刻“邮件合并帮助器”上的“数据源”项下的“获取数据”按钮已经点亮，此项为可用。单击获取数据，出现下拉菜单，单击“打开数据源”如图7。 图 6 图 7 出现数据源文件选择框，此时在文件类型处点击下拉箭头如图8，选择MS Excel 工作簿 (*.xls)，找到开始我们做的数据库文件：工资数据.xls，双击或选择该文件后点击“打开”。出现如图9，单击“确定”，出现窗口图10。 图 8 图 9 图 10 单击“编辑主文档”。此时，我们可看到，在Word工具栏上多了一行工具条，即：邮件合并工具条。将光标放在表格中“序号”下方的单元格中，单击邮件合并工具条上的“插入合并域”???出现以下选项如图11，这些选项来源于“工资数据.xls第一行的标题，将光标放在“序号”下方单元格并选“序号”。 我们可以看到：在“序号”下方单元格中出现了带书名号的“序号”，用同样方法，在姓名、岗位工资、技能工资……单元格下方分别插入相应合并域，如下图12所示。 图 11 图12 检查一下我们所输入的数据情况，点击邮件合并工具条上的“查看合并数据”，可以看到，主控文档上带书名号的部分已经被替换成相应数据项图13。　点击邮件合并工具条上的“合并选项” 我们可以设置“查询选项”，以筛选我们需要的数据。这里，我们直接选择“合并”。Office为我们新建了一个“套用信函”文档。 图 13 四、打印设置 此时，我们已经完成多数工作，但我们发现合并后生成的数据不是连续的，每一页只有一条记录，而我们需要的是连续的记录，在文件菜单下找到“页面设置”并单击，出现页面设置窗口如图14，点击“版式”。点击“节的起始位置”下方的下拉箭头选择“接续本页”，在“应用于”选项中选择“整篇文档”，最后按确定。 图 14 至此，一个完整的工资条已经在我们的面前出现了，