清华大学管理秘书实务5-1.pptVIP

目标五：会议管理 会议是秘书工作的重要组成部分。优秀的职业秘书必须要熟练掌握会议管理的相关技能，学习会议工作的方法和注意事项，熟悉和了解常见会议活动的基本常识，提高自身的从业素质和技能。 情境解析： 会议管理是一个综合性极强的工作，会前、会中、会后的每一个环节都要求秘书人员有认真严谨的工作态度、细致周密的工作能力和机敏灵活的应变能力，是一项看似简单，实则有着很高要求的工作。 知识点一：会议秘书人员的素质 及会议秘书机构的设置 （一）会议工作对秘书的基本要求 1、较强的办事能力和组织协调能力，较高的文字水平。 2、正确认识自己在会议的角色，摆正位置，提供最优质的服务。 3、工作要细致周密。4、要注意保密。 知识点二：会议工作的基本流程 * * 张梅是绿野农机有限公司新来的办公室秘书，这几天她特别忙碌，因为经理交代张梅负责即将召开的重要客户接待会，张梅发现虽然只是开个会，可要做的准备很多，……经理对张梅的努力给予了肯定，同时提醒她说：“会议工作很重要，有时 一场会议就是一个机遇，关 系着公司的发展。会议能否 开好，还要看我们工作做的 是不是够细致、够扎实呀！” 情景导入： （二）会议秘书机构的设置和工作人员的调配 规模较大的会议，单靠几个人很难组织好，一般都成立会议秘书处，由专人负责。 秘书处下设几个组， 秘书组：负责值班、组织协调、印发文件； 会务组：负责会场的布置、管理、服务； 宣传组：负责宣传报道和对记者的组织管理； 翻译组：负责翻译成几种文字； 保卫组：负责安全警卫； 总务组：负责接送、食宿、文娱活动、医疗保健等。 如果会议规模小，可以由会务组统一安排。 一、会前的准备： 会议的准备是否充分，直接影响会议的质量和效果。 1、拟定会议计划书（工作方案）； 会议计划书确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标 2、选定会议议题 会议的议题：就是会议需要研究解决的问题，准备工作要围绕议题来进行。 3、拟定会议议程、日程 （1）会议议程：会议解决问 题的大致安排即会议进行的 程序，讨论哪些议题，按什 么顺序讨论，是否进行表决 等等。 主题：表彰先进 总结过去 展望未来??????? 参加人：全所员工??????? 时间：上午9：00——11：30??????? 地点：新华大厦四楼一号报告厅??????? 会议内容：??????? 一、主持人××经理宣布会议开始，介绍来宾。 二、总经理致辞。 三、管理委员会×主任宣布年度受表彰人员名单 四、颁奖仪式??????? 五、××代表受表彰人员发言。??????? 六、××董事长总结发言。 七、会议聚餐??????? ××公司年终总结大会会议议程 （2）会议日程： 会议进程的具体安排，一般用日程表来表达。 会议日程博鳌亚洲论坛2010年——会议日程（节选） 博鳌亚洲论坛会员和赞助商欢迎晚宴 （索菲特酒店一层中餐厅 19:30-21:00 博鳌亚洲论坛会员大会 （国际会议中心一层东屿宴会大厅A) 18:00-19:00 博鳌亚洲论坛理事会会议 （国际会议中心一层孔雀4厅） 16:00-17:30 注册 （海口美兰机场） 07:00-22:00 4月8日（星期四） 4、准备会议文件 领导讲话稿的写作 ： 领会领导意图： 为什么要讲？ 要讲什么？ 想怎样讲？ 把握受众心理 我能知道什么？ 与我有什么关系？ 下一步该怎么办？ 5、确定出席、列席会议人员： 6、与会人员编组； 7、选定、布置会场 （1）会场气氛： （2）主席台： 主席台要排座次、放名签，以便对号入座。要反复核对，不要出现错字错位。 主席台座次：前排高于后排、中央高于两侧，左侧高于右侧。 领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。 主席台人数为奇数时 主席台人数为偶数时 8、制作会议证件 9、发会议通知 会议准备工作基本就绪后，要尽早发出通知，以便与会人员提前作好准备，通知可以发书面通知也可以电话通知，但比较稳妥的是二者的结合使用。 ××厂关于召开安全生产会议的通知 所属各单位：  为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市安全生产工作会议精神，做好今年的安全生产工作，经研究决定召开安全生产工作会议。现将有关事项通知如下：