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业主档案管理标准作业规程 目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 适用范围 适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。 职责 服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。 程序要点 业主档案内容 经业主签署后的《业主公约》。 经业主签署后的《消防安全责任书》。 《业主家庭情况登记表》。 《钥匙领用登记表》。 《业主证领用登记表》。 《业主入住验房表》。 《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。 《违章处理通知单》及处理结果资料。 业主的有关证件复印件。 其他应保存的资料。 档案盒（夹）的制作 根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由 组织机构、名称组成，如： ×××－×·×－S·W－业主档案：表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。 将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。 按档案盒（夹）内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 业主档案的跟踪： 当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中： 通讯电话联络方式发生变化时； 业主发生更替时。 业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。 业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。 业主档案应永久保存。 具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。 本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。 记录 《