创建电子表格的基本过程与规则.ppt

第一节创建电子表格的基本过程与规则 创建电子表格的6个过程 每一过程的重点与技巧 ⒈构思与设计过程 表格创建过程的初始设计，对数据的统计与分析工作，起着至关重要的作用，因为表格数据的组织目标→分析数据。 ①管理项目与表格结构的关系 正确认识管理对象的独立性，准确拆分管理项目至最小管理单元 建立管理项目名称与表格结构中“列”的对应关系 联系人管理表格 存在问题 “单位地址”与“邮编”在同一列 后期可能导致的3个问题 “单位地址” 属于文本型数据，其筛选与排序方法不同于数字型数据 “邮编” 属于数字类型，因与文本数据在同一单元格，变为文本型数据 文本型数据虽然也可以进行筛、排序与统计，但“单位地址” 类数据的输入存在不规则现象，将影响数据分析 解决方法 将“单位地址”与“邮编”，均设置为一个独立的项目名称，并在表格中独占一“列” 学生成绩统计表格 管理目标 统计三个学生、三门课程两年的成绩 案例文件特点 上表头为“双层表头”，表现了两年的数据情况 存在4个明显问题 管理目标分析 其实独立的管理项目应为三项：学生“姓名”、“学科”类型和“年份” 双层表头在管理活动中称为“表单”或“报告”，通常是数据组合与统计、分析的最终结果 由于管理活动中对数据重新组合要求的复杂性，而统计分析又相对灵活，在确定管理项目时，就必须考虑到项目独立性与扩展性 解决方法 针对上述统计要求，并考虑到以后的延伸使用，正确设置此类统计用途的表格应设置四个独立管理项目 使用“透视表”功能 ，完成按年与学科对学生成绩的统计 甚至还可以快速通过图表表现成绩状态 表格结构设计总结 凡须独立管理的项目，必须单独设置项目名称，独占一“列” 管理项目的独立性必须与扩展性结合考虑，以方便统计分析。避免失去关联。 表格结构设计必须考虑后期统计分析的应用状态。注意单表头与多表头的关系 ②表格结构与数据成图的关系 图表内容必须源自于表格数据（不可手工随意勾画） 表格数据成图的规则 上表头字段名称，用于生成图表的X轴标签（显示于X轴下方）。 左表头项目名称，用于生成图表的图例（显示于图表框右侧）。 此规则的条件是，表格结构完整且规则（包括上表头和左表头） 规则适用于任何程序中，通过表格数据成图的过程（包括Word、PowerPoint等其他软件） ③正确运用逻辑思维创建表格结构 案例 某单位承接了一项建筑工程，为计算塑料钢窗的窗框成本，通常按其结构类型分组计算。假设有30种类型的窗框，平均每类窗框有4个窗格（本例只取三类） 2、表格数据的输入与准确控制 ①为什么要注意数据的准确性 创建表格的最终目的，是处理与分析数据 错误的数据将直接导致分析结果产生误差，甚至南辕北辙 ②哪些数据容易造成输入错误 ③控制原始数据输入准确性的解决办法 ④控制加工数据输入准确性的方法 产生错误的原因？ 错误原因在公式内容可能输入错误 a）用复制法建立相关公式 作用 针对单元格，可以快速输入相同内容 针对公式，可快速创建具有相关性质的公式 b）公式的常规检查方法 作用 根据公式关系判断计算结果是否正确 c）用公式审核工具检查加工数据 作用 通过专业化数据跟踪工具，用跟踪线明确标记公式的取值关系 使用工具 “公式审核”工具栏 操作 查看公式的的取值来源 撤消审核工具栏 d）预设置公式检查规则 作用 预先设置错误检查的类型，以便及时显示错误提示。 根据数据管理与统计要求，自定义相关规则，以便提供自动检查 使用工具 “工具”菜单→“选项” →“错误检查” →“规则” 操作 设置规则 注意 和拼写检查程序一样，“公式错误检查”程序一次只能更正一个常见的公式错误 e）使用监视窗口检查 作用 随时监视表格中重要位置的公式及相关信息 将相关单元格组织在同一个监视窗口内，甚至可以是看不见单元格位置 使用工具 “视图”菜单的“工具栏”命令 “工具”菜单的“公式审核”命令 “公式审核”工具栏 操作 调出“监视窗口” 监视单元格公式 注意 只有与链接内容相关的其他工作簿打开时，才能通过“监视窗口”查看含有链接内容的公式 f）跟踪公式的求解过程 作用 监视公式求解的过程 使用工具 “公式审核”工具栏中的“公式求值”按钮 操作 步入 步出 3、表格的修饰技巧与管理应用 4、表格的简单使用与分析 5、表格文档的保存技巧 ①正确使用“保存”命令 ②何时使用“另存为”命令 ③如何使用“保存工作区”命令 什么是工作区? “工作区”也称“工作面”，是指Windows桌面上正在使用的若干份电子表格Excel文件 使用工具 “文件”菜单中 “保存工作区”命令 案例文件 “各部销售统计.xls