工程监理档案管理.docVIP

关于建立健全工程监理档案管理制度的通知 公司所属各项目监理部： 为加强公司档案标准化、规范化管理，依据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）的规程规范，及《江西省电力公司关于印发“输变电工程竣工文件档案管理办法”的通知》（赣电总[2009]28号）文件的有关规定，并结合本公司的实际情况，特制订本制度，现正式印发执行。 在工程监理实施过程中，监理档案应由总监理工程师负责，并指定专人具体管理，做到档案分类有序、真实完整，工程档案号由工程部统一编制，发放给各项目监理部。 本次制订的制度，如与以前制订的制度有矛盾，以本次制订的制度为准，在执行过程中遇到的相关问题或建议，请及时与工程部反馈。 附件1：工程监理文件的质量要求及归档范围 附件2：监理单位竣工文件归档范围 附件3：输电线路工程归档范围及责任单位 附件4：变电站工程归档范围及责任单位 附件5：科技档案范围、分类及保管期限表 附件1： 工程监理文件的质量要求及归档范围 一、归档文件的质量要求 1、归档的工程文件应为原件，实在没有原件的应在复制件上加盖红印章（公章）。 2、工程文件的内容必须符合国家有关监理方面的技术规范、标准和规程。 3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。后补的文件应于工程进度的时间相合。 4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备，同时要有落款日期。 6、工程文件中文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）的能够长期保存的韧力大，耐久性强的纸张。 二、监理工程文件收集范围与整理 反映与项目有关的重要职能活动，具有查考和利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全。 平时的文件收集与整理应和工程进度同步进行、项目监理部成立的同时，应指定一人全面的负责项目文件的收集与保管，有条件的项目监理部，应将收集到的项目文件分门别类的及时装入档案盒，在档案盒的脊背上注明该文件的类别。为便于现场利用和竣工后整理立卷，不同类别的项目文件不要放入同一个盒子中，现场利用时也应办理借阅手续填写借阅单，并及时催交回来，催交回来后仍放入原盒内，这样文件不易丢失，同时工程竣工后便于整理立卷。 三、监理工程文件的立卷要求 1、立卷要遵循工程监理文件的自然形成规律和成套性特点，保护圈内文件的有机联系，符合档案管理的要求。 2、监理工程文件按单位工程、分部工程、阶段、专业立卷。 3、案卷及卷内文件不重份，不同载体的文件一般应分别组卷，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。 4、卷内文件的排列。 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定（草）稿、正件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后；印本在前、定（草）稿在后；正件在前、附件在后的顺序排列。 卷内文件一般文字在前、图样在后；译文在前、原文在后。 5、案卷页号的编制。 卷内文件页号的编写：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，每卷单独编号，页号从“1”开始。 页号编写的位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的文件资料一律在右下角。 如果文件已编写了页码，且案卷内只有该份文件，不必重新编写页码；同一类别文件如组了多卷，每卷的页号单独编写，各卷之间不连续编页号。 案卷封面、案卷目录、案卷备考表不编写页号。 6、案卷封面的编制。 案卷封面式样应符合本制度附录A的要求，案卷封面排列在卷内目录之前。 档号：填写工程项目号（既工程项目的代号，工程项目号由工程部统一编制）、分类号、案卷流水号。 案卷提名：分上、下二行填写，上行为工程名称的全程（严格按合同上的工程名称填写）、下行为案卷题名（案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的内容）。 编制单位：填写文件组卷部门或项目负责部门。 编制日期：填写卷内文件形成的起止日期。 保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。 7、卷内目录的编制。 案卷目录式样应符合本制度附录B的要求，卷内目录排列在卷内文件首页之前。 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。 文件编号：填写工程文件原有的文号。 责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 文件题名：填写文件标题的全称。 日期：填写文件形成的日期。 页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。 备注：需要时填写。 8、卷内备考表的编制。 卷内备考表式样应符合本制度附录C的要求，卷内备考表排列在卷内文件末页之后。 卷内备考表要表明卷内文件和总件数，各类文件总页数（照片张数）、不同载体文件的数量，以及立卷单位对案卷情况的