Excel的使用方法与技巧.pptx

Excel的使用方法与技巧 第一节Excel的基础知识一、 Excel2003功能概述 1985年Microsoft Excel问世，被公认为是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电子表格软件。 Excel可以创建和修改工作表、三三维图表，以及分析管理数据。二、 Excel2003的启动及界面介绍1.按快捷按钮。 2.以滑鼠点选开始→程序→Microsoft Excel， Excel即开启显示于屏幕上。 3.界面介绍三、 Excel2003的基本元素——工作簿、工作表、单元格工作簿和工作表的特性最大限制开启工作簿的数目受限于可用的记忆体和资源系统工作表的大小 最多65536行，256列单元格内可接受的文字长度每个单元格最多可包含32000个字符单元格内可接受的数字型数据的长度常规数字格式的数据长度为11位（包括特定字符）单元格内数字精度保留15位；若长度超过15位，多余数字位显示为“0”工作簿中可使用工作表页数最多255个工作表 Excel2003工作簿是运算和存储数据的文件，每个工作簿都包含多个工作表。工作表是Excel2003完成一项工作的基本单位，可以用于对数据进行组织和分析。在多个工作表中可以同时进行数据的输入与编辑，依据多个工作表进行汇总计算，还可以用图表图形化工作表数据。 工作表的基本组成单位是单元格。 1.新建工作簿 启动Excel2003时，会自动新建一个空白的工作簿。在实际应用中，用户随时可以创建新的工作簿，手动新建工作簿的具体操作步骤如下：选择【文件】—【新建】命令；单击【常用】工具栏中的【新建】快捷按钮；技巧: 按Ctrl＋N组合键，可快速新建一个空白工作簿。 2.输入工作表数据 向单元格中输入数据，主要有一下3种方法：单击单元格，直接输入。会覆盖原有数据。双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数据。单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同b。 在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。 3.插入符号和特殊字符 选择【插入】—【符号】命令。4.自动填充 选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编辑】—【填充】—【序列】命令，可在Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。 在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可； 填充一系列数字、日期等，通过拖动， Excel可自动延续此系列数字、日期或时间段等。 技巧2 按Ctrl+D组合键，可向下填充； 按Ctrl+R组合键，可向右填充。自动填充序列初始选择扩展序列1，2，34，5，6…9：0010：00，11：00，12：00…MonTue，Wed，Thu…星期一星期二，星期三，星期四…JanFeb，Mar，Apr…一月，四月七月，十月，一月…1月1日，3月1日5月1日，7月1日，9月1日…19992002，2003…Text1，textAText2，textA ，Text3，textA…产品1产品2，产品3…技巧 ：分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日期； 如：输入1/2 1月2日 输入0空格1/2显示为1/2技巧：在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理， 如“，”。提示： 在Excel2003中，日期和时间均按数字处理； 对于输入的数字Excel可识别时，靠右侧对齐。如 2006-6-5； 对于Excel不能识别的日期和时间，会被视为文本，左侧对齐。如2006.6.5。4.保存工作簿 a. 直接保存工作簿; b. 以新文件名保存工作簿。5.关闭工作簿6.打开已有工作簿 a. 在Windows资源管理器中直接找到工作簿文件; b. 在【文件】和【窗口】菜单下方,默认显示最近使用Excel打开过的4个文件,单击即可。提示:选择【工具】---【选项】---【常规】命令,可更改这里列出的文件数。第二节 编辑和管理工作表一、编辑单元格 1. 选定单元格 选定一整行或一整列 单击需要选定的行或列的行号和列号; 选定多行和多列 将鼠标指针指向起始行号或列号,按住鼠标左键,拖动至末 尾行号或列号; 选定整个工作表的所有单元格 按Ctrl+A组合键,或单击“全表选择”即0行0列。 选定连续的单元格区域 a 使用鼠标选定区域的左上角单元格,按住左键,拖动至该区域右下角,释放按键; b 可先用鼠标定义区域左上角单元格,按shift键,再单击区域右下角单元格,即被选中; 选定不连续的单元格区域 先选定第一个单元格区域,按住ctrl键,再选第2…个单元格区域.2. 编辑和清除单元格内容3. 复制和移动单元格4. 插入和删除单元格 a 选择【插入】---【单元格】或【行】或【列】命令; b 右击选定区域,选择快捷菜单的【插入】命令; c 选定