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上海永冠商业设备有限公司 规章制度汇编 采购管理篇 目 录 采购管理制度…………………………………………3 供应商管理规定…………………………..…………7 仓库管理规定……………………………….………11 生产外协管理办法…………………………….……15 采购管理主要流程规定………………….…………18  上海永冠商业设备有限公司 采购管理制度 (编号：YGGG-01) 总则 为达到经营目标，按时交付顾客所需产品，必须加强采购控制，确保所采购的物品满足生产需要并符合规定要求。为此，结合永冠公司的具体情况，特制订本制度。 本规定主要用于指导并规范原材料及生产性辅料的采购，另外，零部件、外协件加工及公司其他采供活动也适用于本规定。 本规定参考公司质量体系文件“YG/QP0601 采购控制程序”和“YG/QP0602 分承包方评定程序”并在内容和精神上与之吻合。 部门及职责 采购部是负责公司采购管理的主要部门，其采购职责有： 按公司的要求组织对供方评价，编制“合格供方名录”，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立并调整供方档案。 根据生产部门提供的原材料需求清单和库存情况，编制原材料及辅助材料的采购计划。 按照采购计划及采购物资质量标准和技术标准，签订“购货合同”。 执行采购合同，并进行跟踪监控，保证合同执行质量，执行采购作业。 对验证后的合格采购物资，办理入库手续和财务手续；对于不合格物资，按合同办理退库手续和其他处理手续。 生产部门负责按期提交原材料需求清单。 品质管理部门和技术部负责编制采购原辅材料技术规范、检验要求及其它有关技术资料。其他物资的采购技术标准分别由相应的专业部门提出。 采购业务流程 原辅材料、外协件及设备等物资的采购业务流程分别参见《采购管理流程规定》中的相关内容。 采购实施 采购部根据库存量和生产部门提供的采购需求信息，结合公司的生产经营规律及历史采购情况，编制采购计划。 采用招标方法或内部评价方法选择并确定合格供方，具体方法参见《供应商管理规定》。 采购合同签订 向合格供方采购时，应签订“采购合同”，明确品名、规格、数量、价格、质量要求、技术标准、验收条件、交货期、交付方式、质量问题处理方式、违约责任等，采购部门根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给对方； 经济合同内容复杂，涉及因素较多时，应征询公司法律顾问的意见，最终按授权体系由总经理批准合同后实施。 采购合同执行过程及采购物资验证 质量检验部门对采购物资按质量体系文件“YG/QP1001 《检验和试验控制程序》”进行跟踪检验和试验； 当企业销售合同有规定时，客户或其代表有权在分承包方处验证采购物资的质量，公司不能把该验证当作对采购物资质量有效控制的依据；客户的验证既不能减轻公司提供合格品的责任，也不能排除客户的拒收。 采购物资的运输 采购物资一般要求对方送货上门； 如果由我方运货,按照《供应商管理规定》选择运输商，签订运输合同并办理必要的保险手续，登记起运时间和路线。 采购物资的入库和出库管理，按照《仓库管理制度》进行。 统计记录及结算程序 采购部负责对各类采购文件和信息进行编号、整理、归档，并妥善保管； 按照合同及验收入库合格的数量，对合同执行情况进行小结，采购人员应及时填写“合同单”执行完毕报告，以及“临时采购单”执行完毕报告，并清理合同中遗留问题； 向合格方清算、索要发票，发票符合国家规定，并向供方支付货款或余款。 采购过程的控制和管理 原材料采购计划的形成 生产计划部必须按规定日期提交《原材料物资需求清单》，并且该清单须经生产副总审批。 采购部必须综合分析《原材料物资需求清单》和库存量，编制《原材料物资申购单》。 选择合格供方管理严格依据《供应商管理规定》。 采购合同的签订管理 采购业务须在合格供方中进行货比三家选择，比质量、比价格、比服务、比信誉。 采购业务的合同谈判必须由2人以上业务人员组成，并将业务谈判形成记录报总经理。 合同签订后，依据采购计划，由财务进行会签，总经理批准生效。并在合同中注明“廉正纪律要求”，即不准供方行贿和提供任何“好处费”。 合同的执行管理 财务部按合同条款支付预付款，无预付款条款的不予支付。 业务人员按合同约定，进行质量、供货期的跟踪，并记录。 货到后由库管人员初步验收，记录到货品种、数量和日期，并通知业务人员。 合同的结算管理 结算审核依据 批准的采购单； 批准的合同； 检验报告单； 入库通知单。 进行合同执行记录，提出付款申请。 对未完结的合同，进行记录； 对已完结的合同，进行合同完结记录。 财务部依据各计划、合同，以及检验报告单、入库通知单、合同执行情况报告单，进行授权签批，并报总经理批准后支付。 合同遗留问题的处理 对不合格材料退货，并进行退货手续完结。 对已支付的货款追回或双方