《行政办公管理制度》.docVIP

江西直方数控动力有限公司 行政办公管理制度 第一章　总则 第二章　综合办公室主要职责 第三章　公司计划与会议管理规定 第四章　公文处理办法 第五章　印章证照管理规定 第六章　档案管理规定 第七章　经济合同管理规定 第八章　办公用品采购与保管规定 第九章　车辆管理规定 第十章　仓库与食堂管理规定 制订部门：综合办公室 制订时间：二00九年十一月二十四日 第一章 总 则 第一条 为规范公司行政办公事务管理，提高办事效率，严格行政办公秩序，保障工作正常开展，特制定本制度。 第二条 本制度所指行政办公管理归口公司综合办公室（简称“综合办”），主要包括公文与计划工作、接待与宣传工作、印章证照的办理与保管、档案资料收集与保管、经济合同呈批与保管、办公用品采购与保管、公司车辆统一管理、食堂管理等内容。 第二章 综合办公室主要职责 第一条 公文与计划工作： 公司上级部门、领导所需会议材料、情况报告与公司文件、信函、外宣资料的起草、复印、报送； 公司会议通知、材料准备、会议记录、文件下发； 各部门月度工作计划汇总、编制公司日常管理费用预算表； 公司上级部门、外部企业、相关媒体、各控股公司、公司内各部门等之间的联络、沟通、协调。 第二条　按待与宣传工作： 公司重要会务与重大活动的组织安排、摄影、摄像、录音、记录； 接待外来有访公司领导的人员及其服务工作； 公司内外有关企业的媒体报道、政策、资料与信息的搜集、整理、编发、送阅和保存； 安排公司网站的技术维护与稿件收集、内部通讯文字编辑、企业集体活动组织与安排，先进人物采访与宣传，企业文化建设与宣传。 第三条　印章证照的办理、保管： 公司公章、合同专用章、法人代表章，有关法人证照的办理、保存、管理（法人财务印章、税务登记证交财务部保存管理）； 公司项目有关土地证、用地规划许可证、建筑工程规划证、施工证的保存、管理（项目有关证件办理由项目开发部办理交综合办）。 第四条　档案资料的收集、保管： 内外有关报刊、杂志等资料的分类、整理、保存；外来文件、参考资料、传真公函的收发、整理； 收集、整理、保管和统计公司各类档案材料指导、督促、协助、检查各部门档案的收集和整理工作 1．凡公司各项工作中形成的有保存价值，能够全面、系统地反映工作情况各种门类档案，其原始资料均由办公室及各部档案管理员负责保管,任何人不得据为己有和拒绝归档。 2．公司综合办公室负责接收各部门的档案资料，严格按照有关规定进行统一管理，做到科学分类、立卷清楚、编目准确，规范装订，案卷题名应确切反映卷内文件资料内容。 3．公司各部门兼职档案管理员必须按公司规定完成立卷、归档工作，并及时移交公司综合办公室。具体要求如下： （1）标准要求：参照“档案分类整理标准”的要求，进行分类整理； （2）时间要求：各部门每项工作完成后一周内整理立卷并移交归档；工程项目类、设备仪器类等档案，应在每一项项目完成或告一段落后一个月内正式归档；会计、审计类档案一般在会计年度结束后，由财务部保存。 （3）移交要求：凡移交归档的档案资料，必须保证一套原件，做到内容真实，案卷标准统一、规范，没有涂改，各种签字盖章齐全；交接双方认真清点核对，确认无误后填写移交清单一式二份，由部门负责人审阅签字，分别由公司综合办公室和主办文件材料部门自留备查。归档文件材料必须是打印文稿，纸张及文件格式等必须符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等手写材料。 4．公司办公室对各部门、项目公司移交的不符合归档要求的档案可拒收并要求重作。 第三条　档案保管 1．档案管理人员要有高度的责任心，努力做好档案的保管工作和安全防范工作，确保档案的完整和安全。档案室非工作人员无特殊需要，未经批准不得入内； 3．定期检查、整理存档资料；档案的移出、外借必须履行登记手续；借出档案应在规定时间内归还。 4． 对立卷归档的档案资料，要做到分类规范化、管理科学化、存放系统化，便于利用和查找。 第四条 档案借阅 1．档案借阅的要求：借阅人要按规定办理借阅手续，并办理“档案借阅登记表”手续。借阅期限最长不超过三十天。文件借出和归还，应当面清点无误。借阅档案的密级在机密以上的，需经综合办主管领导签字同意后方可借阅。但借阅人不得泄露机密。 2．借阅人要保证资料的完整和安全，不得随意折叠和拆散；严禁对档案随意复印、更改、涂写；按档案管理要求定期归还，如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人的责任。 3．归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅人当面核对清楚，借阅人应填写档案利用效果记录。 4．外单位人员借阅档案,须持所在单位介绍信和本人工作证,并经公司领导批准后方可查阅，但不得抄录、复印、涂改、抽换、借出。 5．档案管理员工作调动，必须清理移交档案文件后方可办理调动手续。 第五条　档案的保密 上报、交换