有限公司技术文件管理制度_02版.docVIP

————————有限公司 技术文件管理制度 一 目的 对质量管理体系有关的技术文件进行控制，确保各相关场所得到和使用文件的有效版本。 二 范围 适用于公司内质量体系运行中使用的技术文件及使用范围内的外来原始文件（如标准等）的控制。 三 职责 1．技术部归口管理文艺文件、标准资料等技术文件，技术部归口管理设计文件及相关文件 2．主管技术副总经理或授权人负责技术文件的批准，当主管技术管理副总经理不在时由授权人批准，产品技术文件授权人为技术中心主任，工艺技术文件授权人为技术部长。 3．技术部负责产品技术文件的编写、发放、更改与管理。 4．技术部负责工艺技术文件的编写、发放、更改、标准化审查与管理。 5．技术部负责产品技术文件的标准化审查，存档技术文件的标识与保管，包括部分外来文件标识与保管。 6．各职能部门负责各自职能范围被的技术文件编制、发放、更改与管理。 四 管理要点 1．文件编号 a．产品技术文件按《风机型号编制方法》与《风机产品图样编号规则》的规定进行编号。 b．有关工艺文件按《工艺文件编号方法》的规定进行编号。 c．其他技术文件按《技术文件编号方法》的规定进行编号。 2．文件的审核、批准与评审 a．文件发放前必须经过审核与批准。 b．有关产品的技术文件由技术部长或项目负责人审核，主管技术副总经理或授权人批准。 c．工艺文件由技术部长或项目负责人审核，主管技术副总经理或授权人批准。 d．其他技术文件由相应的部门领导或项目负责人审核，主管技术副总经理批准。 e．必要时刻对文件进行评审并形成记录，评审由技术部组织。 3．文件的发放 a．文件的发放由文件编写部门填写“文件申请发放审批表”按规定范围进行发放，在文件上标明使用部门、日期、用途等，受控文件盖“受控”章。 b．文件领用部门或个人在发放部门的“文件发放、收文和回收登记表”上签名、写上领用日期方可领取文件；并在本部门的“文件发放、收文和回收登记表”上作好收文记录。 c．文件因损失不能再使用时，由使用部门提出申请递交发放部门，由发放部门按规定程序重新发放，旧文件收回作废处理。 d．文件丢失时，由使用部门填写“技术文件遗失报告单”，由部门负责人审批后报发放部门，由发放部门批准后补发，补发问价加盖“补发”章，按4.3.1、4.3.2要求作好记录，注明丢失的文件作废，必要时将作废文件通知有关部门，放置误用。 e．对外文件由生产部门负责发放与管理，发放时连同“对外文件发放签收单”一起发放给供方，供方收到文件和“对外文件发放签收单”并验证后，在“对外文件发放签收单”上签名并返回生产部，生产部对返回的“对外文件发放签收单”负责保管。 4．文件的更改和作废 a．文件需要更改时，由原部门提出更改申请，经原部门领导审核，主管技术副总经理或授权人批准后，由文件编写部门负责更改，一般在技术文件中直接更改，作好标记、生效日期及更改人签名；若改动较大，则更改底图并重新印发，旧文件收回作废处理。更改后填写“产品图样更改通知三”或“文件更改通知单”发给有关部门。若由指定人审批，则必须获得审批所要求的背景资料。 b．文件经多次更改或需要大幅度修改时应换版，换版时，由文件原编辑部门负责编制新版本，作废旧版本。 c．文件管理部门按原发放范围收回作废文件，并做好记录；作废文件加盖“作废”章，填写“文件处理申请单”批准后处理。如要保留，必须经管理部门负责人批准，并加盖“保留资料”章。 d．供方的作废文件由供方负责销毁。 5．文件的管理 a．文件分为受控与非受控，受控文件加盖“受控”章。文件管理部门应列出“受控文件清单”，对受控文件进行管理。非受控文件只进行编号。 b．受控文件的借阅复制须经文件管理部门负责人批准，并做好记录，定期归还，原稿除编写者外，一律不得外借。 c．各职能部门移交归档的文件，要符合归档要求，档案室要对归档的文件进行检查核对，符合要求后，办理归档手续。具体按《企业档案管理》的规定执行。 6．外来文件的控制 直接引用外来文件，由文件对口职能部门审查其适用性，经标识后方可使用，控制发放以确保其有效性。 五 实施与修订本制度呈总经理核准后实施。