《文档一体化之项目管理的功能》.doc

文档一体化之项目管理的功能 WBS：项目按经验分解成可执行的任务，并可细分至子任务（task），同时指定各层结点负责人（project manager），对子任务指定子任务责任人（team leader）和参与者（team stuff），同时标识任务预期完成时间（close time）”完成为始。 若上层任务责任人和下层任务责任人相同，则只要下层任务（子任务）提交了结案报告，则该子任务可视为完成。下层任务的结案报告应自动转为上层任务的节点报告。上层任务的节点报告又可以归档为该层任务的结案报告。 工作列表（Work list）：每个人可以显示自己的任务列表，按任务完成时间排序，或按项目生成时间排序。一般的显示方式是： 任务/上级/明细/参与者/前置任务/提交报告/完成时间 同时，可以订阅其他人员的任务（权限约束条件下），参见“订阅”。每个人的工作任务区域分为“进行”、“完成”、“关注”（也就是订阅的）和“其他”类。 任务状态：进行、完成、挂起、取消 当完成WBS时，各层子任务状态为挂起。当指定该子任务责任人和时间后，该任务状态为“进行”。系统只允许子任务上层任务的责任人来关闭或取消子任务。上层任务责任人在收到子任务责任人提交的“结案报告”时，系统自动要求该子任务“完成”。若置“进行”，“结案报告”自动转为“节点报告”，并通知相关组成员和订阅者；若置“完成”，“结案报告”由系统通知组组员和订阅者收取，并将该任务显示为完成。 任务完成的充要条件是：任务责任人提交“结案报告”，同时，上层责任人置该任务为“完成”。 文档属性：忽略、归档、节点报告、结案报告 文档按任务以邮件方式提交给任务责任人。收到后，任务责任人确定文档属性。若置“忽略”，系统自动发邮件通知该发件人，表示责任人收到；若置“归档”，系统自动发邮件通知该组成员；若置“节点报告”，系统自动发邮件通知该组成员和订阅者。若置“结案报告”，自动发邮件通知上层任务责任人，并要求显示任务状态为“完成”。 当子任务只有一个人负责，没有参与者时，负责人可以直接提交文档，默认文档属性为“归档”，同时，可以选择“节点报告”或“结案报告”。 系统在收到邮件时先判断收件人的角色，若是任务责任人，按上述动作操作，其余，不做动作。 当目录展开时，开题报告置顶，结案报告随后。接下来是节点报告，按时间倒序。其余文档以BBS方式，倒序展开。 订阅：对指定任务或以下的所有子任务的归档文档或节点报告、结案报告的订阅，当收到文档时自动提醒。 一般的显示方式是：文档/提交人/时间/上级（实际上，这也是所“关注”任务的显示方式） 预警：当任务没有按时完成（系统没有按时生成结案报告），系统有显示功能。系统可以对该任务的上级发出信息，或对订阅者发出信息。 任务百分比：每一个节点任务都可以显示任务完成情况的百分比。各层分别有两个数值：下层累积完成百分比：由下层数据统计系统生成；占上层任务的百分比：事先有项目经理分派（指定）。最底层状态由子任务责任人自定，并可随时调整。当结案报告被上级批准时，置为100％。 信息是可以被标注权重的，而且这样的经验值是可以被传递和叠加的。 信息的呈现是按照不同的经验值来上升的 信息在产生和开始的时候就被分类了，它的流动方向和过程被记录，便于分析考察 信息按它的归属是可以被关注和忽略的，而不不在乎行政级别的约束 我们提供这样一种信息应用的方法，实际是倡导了一种信息使用的模式，有规则的分享、带有时空观的观察能力：事件驱动代替了消息驱动，更有目的性，更可靠。这样，我们真正帮助他们改变原有的商业模式；真正帮他们提高竞争能力。也就是讲，让他们有成长，而不仅是省钱。这是跟大量的我们的成熟的客户交流以后得到的结论。 第一件事情，如果我们能够真的帮大公司变得很“小”，你就成功了。过去有人说，小是好，小是美，有人说是大是好，但是从我们公司过去九年的转型里面，我们得到一个想法，如果你能够在保持大公司的规模的同时，具有小公司的快速运作效率，那会出现什么样的局面呢？ 　　第二件事情，我们认为科技也可以让小公司变“大”。现在很多小公司的老板一天到晚都在讲“小是美丽”、“小有小的好处”，可是他的心里肯定念叨着“我怎么样才能变成世界500强”。我们认为信息通过虚拟整合在一起，是可以允许小公司实现大规模运作的。 在未来的信息产业发展中，真正的驱动力并非来自于实验室，而是无数IT用户在应用过程中总结出来的、抽象而成的“技术概念”。谁能帮助用户们把这些点滴的经验清晰地描述出来，并用技术的手段去实现呢？还是分为两个方面来讲吧。首先是怎样才能让大公司变“小”，很明显，仅仅依靠信息化是不够的。我们要衡量一个企业的信息化应用是否成功，第一，必须看到他的信息化和运作流程是否紧密结合了；第二，必须看他的流程与流程之间是否依靠信息技术联在一起