《会计电算化》课程教学教案.ppt

三、文件设计 ㈠数据库文件 1、概念：存放在存贮设备中的信息的集合。 2、一个文件：包含一组逻辑上相关联记录。 3、记录：一组逻辑上相关联的数据，由若干个字段组成。 4、类型： ⑴主文件 ⑵用于更新文件： 可用于更新一个主文件 ⑶表文件：记录参考数据的一种文件 ⑷索引文件：记录标识符和存贮单元用于索引的一种文件 ㈢文件设计原则 1、电算性：可根据计算机计算、分类、排序、存贮、更新方便、运算迅速的 特点，可在手工文件体系的基础上重复设置帐簿。如单独设置帐簿，也可以联合帐簿。 2、完整性 ⑴按会计科目设置文件：系统主文件 ⑵对个项经济业务发生的详细数据可另设文件存贮：系统业务文件 ⑶输入、加工、输出 3、简洁性：体现在数据存取速度与占用空间的统一 ⑴建立适当的文件体系； ⑵文件中字段不可过多； ⑶文件中空格字段不宜过多。 １3、可靠性 ⑴系统内的文件要统一命名； ⑵文件名称不能过于简化； ⑶字段名称也要一致； ⑷设计备份文件 ㈣文件设计的一般程序 1、确定系统需要建立的文件 　⑴帐务数据库文件 　①记帐凭证文件 　②明细帐文件③日记帐文件 ④总帐余额文件⑤总帐流水帐文件 　　以上五点可以概括为：系统主文件和系统业务文件 ⑵辅助性数据库文件：为会计数据处理服务的文件 　　会计科目文件 　　职工记录文件 ⑶临时工作文件：存放中间处理结果的文件 如： 临时凭证库文件 查询时临时性生成的应收帐款明细帐文件 ⑴字段设计： 　　包括：字段名称、类型、长度。 　　以“科目代码”为例说明 ①定义字段名称 　　 处理有两种方式： 直接以“科目代码”汉字表示 以汉字拼音字母命名“KMDM” ②定义字段类型 字符型 数值型 日期型 逻辑型 ③定义字段长度 取决于： 存贮数据项的长度 系统要求 ⑵记录设计 　　以现金日记帐为例说明记录设计 ①对应定位：存贮对象有多少数据项，就设计多少个字段 ②记录分析： 　　　删除字段 　　　合并字段 　　　增加字段 ③综合分析 5、规定文件的属性 　　　保密性 　　　读写特性 　　　共享性 　　　期限性 四、代码设计 ㈠代码设计的意义 1、增强会计帐户体系的系统性 2、增强会计帐户体系的逻辑性 3、满足系统的操作要求 4、方便系统编程要求 5、提高系统功能 ㈡代码设计的原则 1、有效性 2、唯一性 3、通用性 4、规律性 5、易用性 6、稳定性 7、扩展性 8、可靠性 ㈢代码的控制设计 1、代码差错分析 空码、重码、误码 2、代码控制环节设计 ⑴防止空码控制：建立一一对应关系 ⑵防止重码控制：采取措施 ⑶防止误码控制：设置校验码 建立校验码的方法：质数整除法和拼音法 ㈡输入输出设计原则 1、完整性：输入数据一定要完整 2、可靠性：要设计输入输出的控制措施 3、简洁性： 4、仿真性：输入格式设计尽量与手工一致 5、合规性：尤其是打印输出格式（如：凭证、帐簿、报表）要符合国家统一规定、符合会计人员使用要求； 6、 6 、高速性： 7 7、安全性：保密 ㈢输入设计 1、概念：根据系统调查中输入信息来源，格式和输入频率，确定输入方式、输入内容、输入格式及输入设备。 2、输入数据分析 ① 分析输入数据的来源和内容 ⑵确定信息的输出方式：凭证、帐簿、报表方式 ①打印输出方式 ②屏幕显示输出方式 ③磁盘显示输出方式 ⑶选择输出信息： ①打印输出信息：报表、帐簿、少量机制凭证与派生凭证 ②屏幕显示输出方式：所有会计信息 2、输出格式设计 ⑴简化输出格式：按照显示器或打印机本身具有字符串之间的间隔和顺序进行输出，而不是依靠编制程序来设置参数进行。 ⑵模拟手工输出方式：往往需要以表格的形式提供给人们使用。 ⑶图表输出格式：以图形（如折线图、圆形图等）方式输出数据，打印机、显示器均可。 3、以上三种格式各有利弊： ⑴根据输出信息的数量和频率合理确定输出设备 显示器、针式打印机、激光打印机、绘图仪等 ⑵要充分发挥计算机运算速度快的特点，设置丰富灵活的查询功能增强系统的监控职能； ⑶