时间与会议管理.ppt

會議定義: 時 間 管 理 與 會 議 管 理 行政處陳處長 時間就是金錢 一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰! 生命原是時間的累積,浪費時間即等於慢性自殺 不懂得支配時間的人,永遠感到時間不夠用! 1.時間才是最基本的管理資源. 2.[時間管理]並不是指以時間為對象而遂行的管理, 而是指面對時間的來臨與消失的這種無從改變與 莫可奈何的事實,我們如何遂行自我管理. 3.所謂自我管理,即指改變習慣以令自已更富績效. 4.問題一:試用四條直線將底下九個點串起來,但在串 聯過程中你的筆不能離開紙面. 5.何為效率? 5.1　所謂效率,即是指[按正確的方式做事] [Do things right] 5.2　[做正確的事] [Get the right things done.]界定為 [效能] [Effectiveness] 5.3.能按正確的方式做事固然重要,但若所做的事並非正確 的, 則仍然徒勞無功. 6.　對企業不可或缺的是效能,而非效率. 7.　當一個人在組織架構上爬得愈高,則不但可供他授與 　　 的權力愈大,而且可供他借重的員工也愈多,因此工 　　 作時間不應隨職位之升高而加長. 8.　 帕金遜定律(Parkinson’s Law):工作將被伸張,以便填滿 　　 可供完成工作的時間. 　　　 9.靈巧地工作重於勤勞的工作 (Work smarter ,not harder ) 的道理, 值得我們作借鏡. 我們常常看到,欠缺安全感的人, 工作都很起勁,因為愈是繁忙,愈能令人感到安全; 有些人在潛意識裡希望受到工作所壓制, 這是導致他們成為工作狂的一種因素 .他們之中有些會借著長時間工作 以顯示他們的重要性及忠誠度; １０．世界上的所有成就都是[現在]所塑造的.因此,　　　 　　　管理者應能記取[過去]、把握[現在]、與放眼　　 　　　[未來]. 昨天是一張已被注銷的支票。 明天是一張尚未到期的支票。 今天則是隨時可運用的現金。 　　　 請善用它! 1.因欠缺計畫而導致的時間浪費 2.因事必躬親而導致的時間浪費 3.因會議過多與過長而導致的時間浪費 4.因不好意思拒絕他人之請託而導致的時間浪費 5.因拖延之惡習而導致的時間浪費 6.因電話之干擾而導致的時間的浪費 7.因不速之客之干擾而導致的時間浪費 8.因文件滿桌而導致的時間浪費 9.上下班之交通所導致的時間浪費 10.國際商務旅行所導致的時間浪費 11.午餐所導致的時間浪費 12.與秘書之間因欠缺協調而導致的時間浪費 13.上司所導致的時間浪費 11.就一般管理者來說,最典型的時間陷阱 至少包括以下十三種: 1.確定目標 2.探尋達成目標之各種可行途徑 3.選定最佳的途徑 4.將最佳的途徑轉化為每年、每月、每周及 每日之工作事項 5.編排每日的行事優先順序 6.定期檢討目標之可欲性以及達成目標的最 佳途徑之適切性 12.計畫之研擬大致包括下列六個步驟 1. 設備發生故障致使生產停擺 重傷害急救 員工之間發生肢體沖突 2. 制度與革命 計畫之研擬 個人及部屬管理技能之提升 公關之促進 問題之調查與追蹤 3. 有些電話. 有些不速之客. 有些無謂之請託. 有些會議之出列席. 4. 有些交際應酬. 有些文件之處理. 處理屬下執掌范圍內之事. 自我干擾 (如作白日夢,工作前先 抽煙,先清理辦公桌、或閱讀報紙雜誌) 緊 迫 的 事 不 緊 迫 的 事 重 要 的 事 不 重 要 的 事 13. 13. 80% 的時間 20% 時間 80% 的成效 20% 的成效 瑣碎的 多數事 物 重要的 少數事 物 產 生 產 生 14.80/20原理啟示 1. 40% 3. 40% 2. 5% 4. 15% 14.不合理的時間配置 會議管理 開會是領導提高統率才能、展現強者風范的舞台 開會是中層管理人員獲得賞識、平步青雲的捷徑 開會是工作人員與領導相處的溝通的重要埸所