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草拟接待计划，第一节会前筹备 ★大型会议的议程安排：开幕式；领导和来宾致词；领导作报告；分组讨论，大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式 会议日程是根据议程逐日的具体安排，它以天为单位，使会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。 会议议程的制定程序：1.明确目标和参加者（明确目的；在会议议程上陈述目标；列出会议参加者）2.安排各议程事项的时间（会议长短，敏感话题）3.确定每一项议程（目标，准备及贡献，时间安排，演讲者，提前分发会议议题）4.决定会议讨论形式（典型的会议形式头脑风暴式，团队列名方法小型团队）5.决定会议决策方式 会议日程的编制方法：1.制定议程表示，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。2.制定议程表之前还须明确会议活动人员、日期和时间地点有关的餐饮安排。多采用表格形式。3.宣布议程然后说明一些有关此次会议事务性的内容（如点名报告缺席情况，宣读和修正上次会议记录）之后再安排讨论的问题。4.精良将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。5.3保密性较强的议题，一般放在后面。 会议议程和日程的区别：议程是对会议所要通过的文件所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会前发给与会者。日程是指会议在一定时间内的具安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上下午晚三个单元里，如有说明克附于表后，会前发给与会者。 议程和日程的功能不同，议程的编制应在前，议程一旦确定就不应再变。日程在时间地点人员等问题上如遇变化可相应调整。 会议议题的作用：1.准确具体的体现会议目标，为会议目标服务。2.引导和制约会议的发言 会议议题的审核：原则：“一支笔”原则2.唯一原则3.计划原则4.可行原则 议会地点选择要求：1.交通便利2.会场的大小应与会议规模相符3.场地要有良好的设备配置4.场地应不受外界干扰5.选择会议地点应考虑有无停车场6.场地租借的成本必须合理 会议酒店的类型划分：（一）按类型划分：1.商务型酒店2.度假型酒店?（二）按地点划分1.位于市中心。2.位于市郊 选择适当的会议场地，基本步骤都要考虑：1.会议的目的与形态2.实质上的需求，与会者的期望。3.列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议会场地。4.对会议地点进行确认 广泛收集会议地点的信息 实地考察会议地点的注意事项：1.会见能作决策的人，有利以后解决可能出现的问题。2.只要有可能，一定要在酒店建议的日期去参观。3.不要出于个人原因再次参观酒店4.不要带家属通行参观。5.要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。6.考虑另外一两家酒店作为备选，以免因谈判失败而出现被动局面。 会议地点选择的建议：1.研究和开发会议需要有利于沉思默想，灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所）2.学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定（一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店）3.举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游地的培训点),4.重大的奖惩，表彰型会议地点的装饰一定要有档次。5.对于交易会议和新产品展示会，需要选择有展示厅的场所，还要求达到会场及所在城市交通必须便利。 ★会场整体布局要求：会场布置包括主席台设置，座位排列，会场内花卉陈设等许多方面，要保证会议的质量，会议的整体布局要做到：1.庄重，美观，舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质，规格，规模等因素。2会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。3.中大型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人。中大型会议还要注意进退场的方便。4.小型会场要注意集中和方便。 主席台的座次和场内的座次：会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象，一般会议不必把众多领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可 会场整体布局安排：1.确定会场形式：主席台布置要注意整体性的和谐，工作会议布置基调为蓝绿色；庆典表彰会议用红粉色2.合理摆放桌椅3.布置附属设备4.其它布置5.布置装饰 主席台的座次和场内座次安排1：职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列，正式代表在前居中，列席代表在后居侧。；2为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边上就座，有时可按职务顺序就座。3.主席台座次的编排应编制成表，先宝主官上司审核；然后贴于贵宾室，休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证签到证等证件上标明。4.在主席台的桌上，与每个座位的左侧放置姓名台签。 中大型会议场内座位安排：横排法，竖排法，左后排法 较大型会场的座次安排：大小方形，半圆形。大小方形是指适合于大型的代表会议，纪念性