文件整理与归档.ppt

第四章 文件整理与归档 第一节 归档文件的整理原则和要求 质量要求 第二节 文件归档鉴定 一、定 义 四、要 求 一、定义与意义 二、归档范围与重点 三、不归档范围 四、应注意的问题 一、归档文件的保管期限 二、各种保管期限及其得失 三、划定保管期限的依据与步骤 四、文件保管期限的划定 第三节 办结文件的处置 概念 一、定 义 二、步骤 三、要求 清 退 销 毁 暂 存 第四节 归档文件的整理方法与移交 概念 一、归档文件的分类 一、归档文件的分类 一、归档文件的分类 一、归档文件的分类 二、文件的组合 作者特征 问题特征 名称特征 时间特征 通讯者特征 地区特征 三、案卷的规范化整理与编目 一、特点 二、意义 三、整理原则 四、整理步骤与要求 四、整理步骤与要求 四、整理步骤与要求 四、整理步骤与要求 四、整理步骤与要求 四、整理步骤与要求 四、整理步骤与要求 第四章 考核要求识记 ⑴文件归档鉴定的定义与意义； ⑵文件归档鉴定的要求； ⑶平时归卷的定义； ⑷清退的定义； ⑸销毁的定义； ⑹文件暂存的定义。 第四章 考核要求领会 ⑴归档文件的整理原则与要求；⑵文件归档鉴定的原则；⑶文件的归档重点与单位确定归档范围时应注意的问题；⑷归档文件的保管期限及确定原则；⑸平时归卷的意义要求；⑹清退的意义；⑺销毁的意义与销毁的程序、要求；⑻文件暂存的意义、暂存文件的管理、暂存文件的利用与鉴定；⑼以件为单位整理归档文件的特点与意义；⑽以件为单位整理归档文件的整理要则。 第四章 考核要求简单应用 ⑴文件的归档范围；⑵不归档文件的范围；⑶平时立卷；⑷清退的范围；⑸清退的做法与步骤；⑹销毁的方法；⑺销毁的范围；⑻文件暂存的范围；⑼以件为单位整理归档文件的整理要求；⑽文件归档手续。 第四章 考核要求综合应用 ⑴归档文件保管期限的划定方法； ⑵归卷类目及其编制； ⑶归档文件的分类与组合； ⑷案卷的规范化整理与编目； ⑸以件为单位整理归档文件的整理步骤。 填卷内备考表 卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录。 卷内备考表位置：卷尾。 页面大小：与卷内文件一致。 卷内备考表 本卷情况说明： 立卷人： 检查人： 立卷时间： 填需要加以说明与解释的情况，如文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义等。 填写案卷封面 档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。 全宗名称，即立档单位名称，全称或简称 类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题 案卷题名 文件所属的起止时间 保管期限 卷内文件总页数 归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号 装订案卷 三孔一线 左齐 右齐 下齐 装订前去掉金属物，对存在问题的文件做好补齐页面、修复、折叠等工作。 J.1.1-1 J.1.1-2 J.1.1-3 J.1.1-4 J.1.1-5 J.1.2-1 J.1.2-2 J.1.2-3 J.1.2-4 J.1.2-5 J.1.2-6 J.1.3-1 J.1.3-2 J.1.3-3 . . . J.2.1-1 J.2.1-2 J.2.1-3 J.2.1-4 J.2.1-5 J.2.2-1 J.2.2-2 J.2.2-3 J.2.2-4 J.2.2-5 J.2.2-6 J.3.1-1 J.3.1-2 J.3.1-3 J.3.1-4 J.3.1-5 J.3.2-1 J.3.2-2 J.3.2-3 J.3.2-4 J.3.2-5 J.3.2-6 J.3.3-1 J.3.3-2 S.1.1-1 S.1.1-2 S.1.1-3 S.1.1-4 S.1.1-5 S.1.2-1 S.1.2-2 S.1.2-3 S.1.2-4 S.1.2-5 S.1.2-6 S.1.3-1 S.1.3-2 K.1.1-1 K.1.1-2 K.1.1-3 K.1.1-4 K.1.1-5 K.1.2-1 K.1.2-2 K.1.2-3 K.1.2-4 K.1.2-5 K.1.2-6 K.1.3-1 K.1.3-2 案卷排列 一般先按保管期限、再按机构或问题排列，具体根据分类方案。 编制案卷目录 由目录说明、案卷条目、封皮、备考表构成。一式三份，一份留文件管理部门备查，二份随档案移交档案室。 备注 保管期限 页数 年度 题