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也许你已经在Excel 中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel 函数实现过 上千次的复杂运算，也许你认为Excel 也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数 次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel 全部技巧的百分之一。本专题从Excel 中 的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel 的别样风情。 一、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，如果想让大于等于2000 元的工资总额以“红色”显示，大于等于 1500 元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000 元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑 色”显示，我们可以这样设臵。 1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令， 打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项， 在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字 体” 的“颜色”设臵为“红色”。 2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设臵好其它条件 大于等于1500，字体设臵为 “蓝色”；小于1000，字体设臵为“棕色” 。 3.设臵完成后，按下“确定”按钮。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。 二、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有 效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在Sheet2 中，将企业名称按类别 如“工业企业” 、“商业企业” 、“个体企业”等 分 别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。 2.选中A 列 “工业企业”名称所在列 ，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按 “ 回车”键进行确认。 仿照上面的操作，将B 、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”…… 3.切换到 Sheet1 中，选中需要输入“企业类别”的列 如C 列 ，执行“数据→有效性” 命令，打开“数据有效性”对话框。在“设臵”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中 “序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业” ，“商业企业” ，“个体企业”…… 序列 各元素之间用英文逗号隔开 ，确定退出。 再选中需要输入企业名称的列 如D 列 ，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列” 选项后，在“来源”方框中输入公式： INDIRECT C1 ，确定退出。 4.选中C 列任意单元格 如C4 ，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入 单元格中。然后选中该单元格对应的D 列单元格 如D4 ，单击下拉按钮，即可从相应 类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。 提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击 鼠标，选“ 隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。 三、建立“常用文档”新菜单 在菜单栏上新建一个“ 常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随 时调用。 1.在工具栏空白处右击鼠标，选“ 自定义”选项，打开“ 自定义”对话框。在“命令” 标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。 按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称 如“ 常用文档” 。 2.再在“类别”下面任选一项 如“插入”选项 ，在右边“命令”下面任选一项 如“超链 接”选项 ，将它拖到新菜单 常用文档 中，并仿照上面的操作对它进行命名 如“工资表” 等 ，建立第一个工作簿文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 3.选中“ 常用文档”菜单中某个菜单项 如“工资表”等 ，右击鼠标，在弹出的快捷菜 单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧 的下拉按钮，定位到相应的工作簿 如“工资.xls”等 文件夹，并选中该工作簿文档。 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 4. 以后需要打开“ 常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜 单，单击其中的相应选项即可。 提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜 单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。 四、制作“专业符号”工具栏 在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的