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档案知识培训 一、档案工作的重要性二、档案工作的内含、性质、基本原则三、档案的基本概念四、归档文件的收集五、归档文件的整理及方法 二、档案工作的内含、性质、基本原则 三、档案的基本概念 保管期限 机构（问题） 件号（铅笔填） 年　度 全宗号 2、归档章的项目 全 宗 号：档案馆给立档单位编制的代号； 年　 度：四位阿拉伯数，1997年不能简写97； 保管期限：永久、定期（30年、10年） 件　 号：按文件排列顺序从“1”开始标注； ①按问题分的：党群一个流水件号；行政一个流水件号；业务一个流水件号； ②按机构分的：每个机构分别一个流水件号； 3、盒号（铅笔）：即档案盒的排列序号，按档案盒上架排列后的顺序流水编制。 具体来说，就是按3种保管期限排列编号。 即“永久”一个流水号；“定期（30年）”一个流水号，接2006年“长期”卷后；“定期（10年）”一个流水号，接2006年“短期”卷后； 第五步：编目 1、要求：在编目之前应搞好复查定盒，是保证文件归档质量的必要措施。 ①文件收集是否齐全完整（注意要发现漏收、重份等问题）； ②年度是否分清（注意跨年度文件的补报）； ③盒内文件排列是否合理； ④归档文件保管期限划分是否准确（注意有否交叉现象）； ⑤公文复印件作为正式公文作用时，应当加盖复印有关证明。 2、必须按照分类、排列的结果、逐步、逐件编制目录，以系统全面的揭示归档文件的全貌。 4 3 4关于陈艳芝同志的任职通知 雨干发[2007] 27号 雨花区 委 2 52007年档案工作计划 雨档发[2007] 1号 雨花区档案局 1 备注 页数 日期 题 名 文号 责任者 件号 归档 文 件 目 录 1、件 号：填写室编件号 2、责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写正规的简称，但不能填写“本局”等。 3、文 号：即文件的发文号，一般由机关的代字、年度、顺序号组成。可按竖三排照实填写。 文号栏内不得填写刊期、会期或文件件次。上述内容填写在题名栏内。 4、题名：即文件标题，它是直接表达文件的内容和中心主题的文件特征，文件题名较长的可填二、三行不等，没有标题的或标题不规范的，可印拟标题，外加“［］”号。 ①会议记录可作为一件，但应将每次会议的期次，时间和主要内容填写在目录上。 ②文件标题按原标题填写，一般应照实抄录，标题文字太长可以简化，但不能随意改动和简化。 A、有主标题和副标题的，写主标题； B、无标题的“通知”或“便函”类的可根据文件内容重新拟写； C、表彰、任免、职称、组织介绍信等应针对本单位的人 名； D、标题相同的，如工作计划、总结、报表不能打省略号。 5、日期：即文件的形成或时间，填写8位阿位伯数字、汉字、年、月、日可省略。如1999年9月9日写为上图中的两行。 没有日期的采用变通法。 例会议文件，按会期； 年报表：当年12月或第二年1月 行政介绍信、组织关系、只填写第一张的日期或第一张和最后一张的起止日期。 6、页数：填写一件的总页数。 以文件为“自然件”为单位，按页次顺序编流水号； 两面有字的两面编号。正面编在右上角，背面编在左上角； 印刷件能利用原页号的可不再编号，只有底稿接着编号； 基建图纸采用手风琴式折叠法，每张编一个号； 一张衬垫纸贴有多张开32纸的文件（如行政介绍信、组织与工资关系、学籍卡、照片等），以原件为对象，每张编一个号，不要错编在衬垫纸上。 7、备注： 用手填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。 只有请示没有批复的，注明缺失批复； 只有复印件缺原件的。也应注明缺原件； 以上级机关名义起草的行文，底稿交上级机关归档，本级只留打印件。可注交机关存档的字样。 第六步：装盒 1、装盒要求 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒； 视其文件的多少选择档案盒的厚度； 2、档案盒格式与填写 档案封面（全称或规范化简称） 档案盒脊背的项目 全宗号：立档单位的代码，暂未定的可空着； 年度：全称，如写1999 保管期限：全称，如永久、30年、10年。 机构（问题）： 起止件号：填写盒内第一份和最后一份文件的 件号； 第六步：装盒 3、备考表：放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注