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Excel在企业设备管理中的应用--河南神马氯碱化工股份有限公司 （余彬，余平三，付艳楠） 摘要：通过电子表格软件Excel在企业设备技术档案数据的分类汇总以及设备图纸管理方面的应用,探讨了企业设备管理统计工作中利用Excel丰富的数据计算、数据统计、表格制作及制图等功能迅速、准确、高质量地完成工作目标的便利性和实用性。 关键词：Excel 技术档案 统计管理 设备图纸 设备对企业而言，是企业固定资产的重要组成部分，是现代企业进行生产活动的物质技术基础，也是企业生产力发展水平与企业现代化程度的主要标志。设备是企业完成生产任务的基本要素。衡量企业生产经营管理的重要标志是企业的生产能否达到高产、优质和低耗。加强设备管理，保证企业设备安全、高效运行，能够为企业建立正常的生产秩序、保证生产均衡开展创造有利条件，有利于企业取得良好的经济效益。因此，设备的统计管理工作就显得尤为重要。就企业设备而言，不仅要对主要设备的技术档案进行统计，还要对设备图纸、设备维护、设备保养进行统计管理。功能强大的电子表格软件Excel为高效率、智能化管理、统计以及分析资源建设过程中的大量数据提供了便利。本文河南神马氯碱化工股份有限公司为例,就Excel在企业设备管理、统计工作中的应用作一介绍。 第一章 主要设备技术档案的统计管理 1.1 技术档案数据统计 设备的技术档案主要包括设备名称、规格型号、性能、出厂日期、产品编号、设备投产日期、制造单位、安装地点、原始价格、附属设备的名称与规格。 用Excel生成一个数据库 ,实际 就是Excel生成 了另外一种形式的表格文件。先在Excel中新建一个工作簿(Workbook)文件,该工作簿含许多工作表(Work-sheet),工作表的表头首行作为标题行(列标题),在标题行的各个单元格 中输人设备信息的各要素作为标题,如“设备名称”、“设备型号”、“资产编号”、“购置时间”、“购置价格”、“生产厂家”等。然后在各个标题所对应的列中各个单元格中像填表一样输人所有设备的相关信息,取一个文件名把这个工作簿保存下来就形成了一个基本的设备管理信息库。所以建库的工作就如填表一样简单。为了录人和查阅的方便可以将显示窗口拆分为多窗口显示,特别是把标题行和设备名称（或资产号等等）列固定下来就非常方便录人及查阅操作,这些在Excel中非常容易实现。 1.2技术档案数据的汇总排序 Excel 的“分类汇总”是把同类数据放在一起,进行求和、求平均值、计数等运算。进行“分类汇总”操作前,首先要对数据清单按汇总的字段进行排序。 1.在工作表中选定要排序的工作区域,单击菜单栏中“排序”按钮,将数据清单按供应商排序,使得相同的供应商排在一起； 2.单击“数据”菜单中“分类汇总”命令,出现一个对话框,选择以“供应商”为分类字段,并根据统计目的对对话框内的其它内容和项目进行勾选,勾选完成后,单击“确定”按钮； 3.分类汇总工作完成后,数据表的左边会出现分级显示区,单击分级显示区中的“+”号和“-”号,可扩展或收缩数据明细记录。 1.3 技术档案数据分析 利用 Excel 对设备档案数据进行记录、汇总,不仅是为了方便信息化的管理,更是需要形成各式各样的报表呈报上级主管部门。但包括设备规格型号、出厂日期、价格等一系列信息的工作表数据往往纷繁复杂,全数字化的报表也不便于比较研究,而图形化的报表,则可以使枯燥的数据变得直观、生动,也便于分析和比较。Excel中的图表功能就为我们提供了这样的便利。 图1 以图1中所示数据为例,若要对设备使用年限的情况进行比较分析, 步骤如下： 1.将数据表左边的分级显示区全部点击成收缩明细记录,即分级显示区中全部显示“+”号,然后单击工作表下方任意空白区域； 2.在“插入”菜单中选择“图表”,此时出现“图表向导-图表类型”对话框,本例在此标准类型中选择了“三维簇状柱形图”,单击下一步； 3.出现“图表向导-图表源数据”对话框,数据区域可以是连续的, 也可以不连续,但应保持相同的大小。此步骤有两个子菜单,一个是“数据区域”菜单,另一个是“系列”菜单,即注明比较内容的类目名称和对X轴进行设,全部设置完成后,单击下一步； 4.出现“图表向导-图表选项”对话框,在此可对图表标题、坐标轴进行设置,完成后单击下一步； 5.出现“图表向导-图表位置”对话框,本例中选择“作为其中的对象插入”,点击“完成”按钮,则创建了企业对主要设备制造单位采购经费对比的图表,如图2所示。 图2 1.4 设备技术档案数据的修改管理 在设备信息的管理过程中不可避免地需要修改各种记录数据,当这些数据不需要 与以前的数据有区别时,可以直接增加和删除数据。但当新的数据需要与以前的数据有区别时,以前的办法是保存较早的数据单独作为一个文件保留。而在Excel中完全可以直