建设工程文件形成与归档管理.ppt

建设工程文件的形成与归档管理 主讲人 孙 昌 群 讲课内容安排： 一、工程项目与相关术语 二、工程文件与归档范围 三、工程文件的立卷 四、工程文件的质量要求 讲课内容安排： 一、工程项目与相关术语 二、工程文件与归档范围 三、工程文件的立卷 四、工程文件的质量要求 讲课内容安排： 一、工程项目与相关术语 二、工程文件与归档范围 三、工程文件的立卷 四、工程文件的质量要求 二、工程文件与归档范围 一）工程文件概念 二）工程文件组成 三）工程文件的归档 工程文件的归档，是指文件形成单位完成其工作任务后，将其中有保存价值的文件整理立卷（按前述五个类别），按规定移交给城建档案管理机构或本单位档案管理部门集中管理的过程。建设工程文件的归档是工程文件转化为工程档案的标志和关口，只有经过归档手续进入档案管理机构保存的工程文件始称工程档案。 四）工程文件的归档范围 为进一步规范深圳市建筑工程文件归档与流向管理工作，统一建筑工程档案的验收标准，建立完整、准确的建筑工程档案，2005年4月1日，深圳市档案局颁布的《深圳市建筑工程文件归档管理办法》（试行）在《建设工程文件归档整理规范》的基础上，将建设工程文件划分为A类文件和B类、C类文件，规定： “A类文件”原件统一由市或区城建档案馆（室）保存； “B类文件”原件由建设单位或其委托的有保存建设工程档案资格的档案中介机构按规定的年限保存； C类文件由文件形成单位归档保存。 《深圳经济特区城市建设档案管理规定》第九条规定： 深圳市城建档案馆接收管理以下档案：市政、公用工程档案,包括：道路、隧道、桥梁、铁道、港口、码头、机场、防洪、涵洞、电讯、消防、供电、供水、排水、供气、供热以及地下地上各种管线工程（含部队、公安、海关、边检等所有的直埋通讯线路）和文教、卫生、广播、电视、体育、环保、环卫、城市雕塑等市政公用设施档案。市政、公用工程同时需要报送系统的照片、录像档案。 （三）工程文件归档的一般要求 1.归档的工程文件应当真实、可靠、完整、可用， 能够反映工程建设活动的全过程。 2.归档的建设工程文件必须经过分类整理，并组成 符合要求的案卷。 3.建设工程档案一般不少于两套，一套由建设单位 保管，一套（原件）移交本行政区域的城建档案 管理机构保存(或按照有关管理规定)。 4.文件材料的质量符合国标GB/T50328-2001及其他 有关规定的要求。 5.重视积累。工程文件积累工作贯穿于建设活动和 每一项建设程序的始终，是一项经常性的工作。  (四）工程文件的归档时间 工程文件归档应与工程同步进行，具体而言： 讲课内容安排： 一、工程项目与相关术语 二、工程文件与归档范围 三、工程文件的立卷 四、工程文件的质量要求 三、工程文件的立卷 一）基本原则 1.立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保 持卷内文件的有机联系，便于档案的保管 和利用。 2.一个建设工程由多个单位工程组成时，工 程文件应按单位工程组卷。 二）立卷的具体方法 1.工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、 施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分； 2.工程准备阶段文件应按照项目进行组卷； 3.监理文件应项目进行组卷，项目较大时，可按照单位工程进行 组卷； 4.施工文件应按照单位工程组卷，项目较小时，可按照项目组 卷； 5.竣工图应按照单位工程并结合专业进行组卷； 6.竣工验收文件应按照项目组卷，项目较大时，可按照单位工程 进行组卷； 7.案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 三）卷内文件的排列 1.文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请 示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件 不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、 定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 2.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 3.既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前， 图纸排后。 四）卷内目录的编制 1.卷内目录式样宜符合标准格式的要求。 2.责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多 个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等” 代替。 3.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 4.文件题名：填写文件标题的全称。