行政物流类标准化工作流程1.docVIP

目 录 岗位：行政内勤 2 岗位：行政助理 12 岗位：督导 30 岗位：采购 48 岗位：票务 68 岗位：后勤 77 岗位：物资 80 岗位：客户服务 112 岗位：外联专员 140 岗位：审计专员 147 岗位：秘书 156 岗位：安监员 159 岗位：行政内勤 第一部分 标准化体系 标准流程 1. 一般文件、通知草拟和发布 1.1了解文件大体内容 1.2参照之前类似文件拟好初稿（格式见文书表格） 1.3反复修改，填写发文审批单（见文书表格5），校队打印后逐级签批 1.4根据领导签批意见再次修改后通过OA系统和告示栏发布 2. 公司OA系统的维护及管理 2.1新增OA账号 2.1.1填写OA账号申请单（见文书表格12） 2.1.2部门主管签批 2.1.3行政部主管签批 2.1.4注册新账号（登陆OA系统，从右上角进入系统配置库，从左侧找到申请人的部门，点击个人，点击注册，在新页面填好姓名和账号，账号以dh+姓的全拼+名的拼音第一个字母，点击注册及成功。） 2.1.5教会申请者简单常用的操作方法和使用注意事项 2.2删除OA账号。职员离职或者不能使用OA账号时，需要及时删除其OA账号 2.2.1职员办理离职签批手续时，确认其有OA账号时，签字后立即删除账号 2.2.2删除OA账号（登陆OA系统，从右上角进入系统配置库，从左侧找到其所在公司和部门，点击个人选项，找到其名字和账号后选定，点击右上角删除键，账号删除，从新进入检验账号是否删除） 2.3发布OA新闻和文件 2.3.1确保发布内容经过行政主管或总务板块经理审核 2.3.2登陆OA系统发布公司新闻（登陆OA系统，点击任意专栏抬头弹出新窗口，点击右上角新建按键，在新弹出的窗口选定公司和发布内容所属的专栏，在弹出的新窗口中发布文字文件点击Word文档选项和阅读时用word展现选项，在下面的附件中添加需要发布的文件即可，发布图片文件点击HTML编辑选项，在下面选项中选定选项添加文件，所有资料添加完毕后，在窗口的最上面填写好标题，再次检查后点击右上角提交即可发布） 2.3.3发布分子公司新闻加链接全域（登陆OA系统，点击任意专栏抬头弹出新窗口，点击右上角新建按键，在新弹出的窗口集团总部选项中选定分子各公司新闻，在弹出的新页面中如2.3.2所示添加文件即可发布一般分子公司新闻，发布链接全域时到该页面最下方审批流程栏中点击选项，在新弹出的窗口中节点名称选定审批、处理方式选择抄送、点击处理人员选择键，在弹出的新窗口常用地址本中选择全域群发组，在待选列表中选定全域群发组1确定即可，如此反复选定4个全域群发组后即可发布全域链接新闻） 2.3.4点击刷新OA系统，回到主页再次检查发布的文件。 2.4修改OA新闻和文件 2.4.1点击相应的新闻和文件 2.4.2在弹出的新窗中点击右上角编辑选项 2.4.3按照2.3的要求重新添加文件 2.4.4点击右上角保存即可修改OA新闻和文件 2.5删除OA新闻和文件 2.5.1在OA系统主页左侧选定新闻系统 2.5.2在弹出的新窗口中选定所在公司和专栏 2.5.3选定需要删除的资料点击右上角取消键删除所选 2.5.4回到主页刷新页面，检查需要删除的资料是否已删除 3. 公司名片的制作事宜 3.1名片的制作 3.1.1申请人按名片模板填写个人资料 3.1.2打印出电子版请部门主管签字确认 3.1.3收取确认的纸质档后，把其名片电子版发给名片印制公司印制 3.1.4名片印刷好后发给申请制作人 4. 公司印章的使用和保管 4.1公司公章、合同章等一类印章的使用 4.1.1需要使用人填写用印申请单（文书表格8） 4.1.2逐级签批直至公司总经理签字同意 4.1.3按照申请单上列明的文件盖章 4.1.4需要加盖一类印章的文件上有公司总经理的签名可以直接盖章 4.1.5在相应的印章使用登记表上登记 4.2一类印章的借用 4.2.1需要使用人填写印章外借申请单（文书表格9） 4.2.2逐级签批直至公司总经理签字同意 4.2.3安排第二人随同用印申请人一同外出使用印章 4.2.4在申请单列明的时间内收回相应印章 4.2.5借用和归还时在印章借用登记表上详细登记使用情况 4.3二类印章（部门章）经过管理部门主管同意即可使用，使用后登记好使用记录 4.4公司其他部门印章的管理。每半年检查一次各部门印章的使用情况，检查需留下印模和检查记录 4.5公司印章的刻制。需求部门打请示签批，行政内勤收到请示后请外勤到专门机构刻制相应印章，刻回后在印章管理登记表上登记印模和使用部门，使用责任人签字确认后交付使用。 4.6印章的销毁。当印章失去使用的价值需要销毁时，填报印章销毁申请单（见文书表格11），逐级签批后由外勤拿到公安机关销毁，公安机关开据的销毁证明和印章管理登