会议需求总结.docVIP

确立会议主题：　　1、 会议人数以及男女的人数，以便方便订房　　2、 会议内容，确认安排相关的人准备文件　　3、 会议要求，以便确认是否有特别的设施　　　　寻找会议地点：　　总体要求：到达一处后，尽量将该处的所有会议室、酒店、餐厅、娱乐设施一并了解详细，并仔细做好记录，以便下次用。　　　　考察会议室：　　1、 会议室一般都在渡假村或者酒店中寻找。会议室的地点最好离公司不超过一个小时的车程。　　2、 会议室的面积：一般的30人左右的会议室，按分组的话，需要大于70m2　　3、 会议室的形状：一般来说，会议室的形状以方正的为好，使用率相对较高。长方型或其他不规则的会议室在按上述经验要相应扩大　　4、 会议室的摆放有回字型、宴会式、课桌式、分组式。课桌式相对占地少　　5、 确认其他要素：MIC、音响、水、纸、笔；如要挂画，可以采用哪些方式；投影仪、投影幕（如果是大型会议，投影幕的规格）、采光、灯光能否调节以适应投影仪的应用、户外的景观等 　住宿 　　1、 面积小于27m2的房间会显得拥挤，狭小2、 一定要看套间。大领导住的，很重要！3、 观察景观的差别以及价格上的差别4、 了解会议地点不同的住宿点，如标间、别墅等。餐饮 　　1、 了解餐牌和价格　　2、 点菜时注意冷热、荤素、干湿、颜色、材料、不同烹饪做法的搭配。尽量不要重复。可以让餐厅的人员先写餐牌给你，然后自己再进行修改。　　3、 询问是否有开瓶费，可否自带酒水等。4、 如需要在餐厅安排节目，请注意是否有舞台灯；是否有舞台娱乐设施 　　1、 有哪些户内的设施，如保龄球、卡拉OK等。询问是否可以清场　　2、 有哪些户外的设施确认会议地点 　　1、 会议室一般为4小时一节，告知对方会议需要的场地的时间、时长；房间的数量、型号；需要用的娱乐设施　　2、 确认报价　　3、 将会场的布置等要求提前传真给酒店人员，并进行沟通。交通安排