物流行业名称解释之合同管理是一个系统工程 PDF版本.pdfVIP

上海华宇物流 物流行业名称解释之合同管理是一个系统工程 合同管理是一个系统工程，包括供应商分类（Supplier Classification）、 合同起草（Contract Creationg）、合同谈判（ContractNegotiation）和合 同执行（ContractCompliance andExecution）。 供应商分类（Supplier Classification） 供应商很多，但不一定每一个都应签订合同。因为签合同费时费力， 要考虑投入产出比。所以公司一般与公司作用重要的供应商签订合同。 这种供应商在美国讲就是Under Contract，意即有合同主导双方关系， 是衡量供应管理工作的一个重要指标。这类供应商要么采购金额大，要 么有关键技术，要么竞争对手少。从采购金额上讲，帕累托原则是一个 很好的尺度：20%的供应商往往占掉80%左右的采购额，那么这20%的 供应商就是签合同的对象。 根据对公司的重要性，供应商可分类为战略供应商（Stratetic Supplier）、优先供应商（Preferred Supplier）、待定供应商（Provisional Suppliers）、消极淘汰供应商（Passive Exit Supplier）、积极淘汰供应商 （Active ExitSupplier）和身份不明供应商（Undetermined Supplier）。这 些定义要在专文中说明。战略供应商和优先供应商是签订合同的重点对 象。 合同起草（ContractCreation） 公司大了，管理供应商的人多，一定要有标准的合同文本。但供应 商那么多，情况各异，所以标准文本不能定得太死，要有个浮动范围。 可由专人收集以前合同谈判中的例外，以及主要负责人、律师的意见， 上海华宇物流 规定哪些条款变动可以接受，哪些可以谈判，哪些则绝对不能变动。在 标准文本的基础上，供应商管理经理可加入与特定供应商有关的内容， 这样就产生合同的初版。要注意的是，做为采购方，应尽量用本公司的 合同文本。有些供应商会推荐自己的“标准文本”。用本公司的文本，起 点就高，就顺着自己公司的思路。 合同谈判（ContractNegotiation） 合同谈判其实是两部分：对内征得内部意见一致，对外说服供应商。 这两部分交替进行，很容易旷日持久。几个做法可帮助合同谈判顺利进 行：（1）单页战略总结（Single Page Strategy）来帮助内部人员达成共 识。合同很大，但真正要想达到的目标就那么几个。绝大多数内部人员 所关心的也就是那几个目标。这些人很忙，不会有时间去读整个合同。 所以可把合同的关键点总结在一页纸上，同时附上供应商的基本信息 （例如规模、采购额、采购产品、与本公司的产品的关系、现有合同状 况、当前最大的问题等），有助于尽快达成内部共识。这个总结主要用 于通过合同初稿。（2）谈判总结（Negotiaiton Summary）。谈判过程往 返很多，变化频频。可维持一个文件，分栏、逐点说明我方立场、供应 商立场、双方是否达成共识等，并标明时间。这份文件有助于和上级主 管层的沟通。因为他们需要知道更详细的内容，以供拍板决策；也可约 束供应商，防止他们对已达成共识的内容反悔。（3）升级渠道（Escalation Channel/ Process）。这是为防止内部决策者不及时做出决策或提出反馈 意见。有些合同可能牵扯到产品设计、销售、客户服务、供应管理、律 师等多个部门。每一个部门的头都得点头。而这些人都是忙人，不一定 上海华宇物流 会及时审阅。升级渠道可详细规定各级主管在多少时间内应作出决策， 不然的话应升级到上一级。这样，期望明确，内部客户就会更配合。 合同执行（ContractCompliance and Execution） 签了合同，并不意味着合同就自动生效、执行。原因往往并不是供 应商拒绝执行，而是采购方忽略有些条款。例如 Volume Rebate，一般 是根据对供应商的每年采购额来提成，有时候采购量超过下限但采购方 没有去收。年复一年的降价也是如此。有时