6、采购部职能.docVIP

一．采管部职能 采管部由总经理直接领导，在相关部门职能的配合协助下，严格遵守公司规章制度，并负责公司相关工程项目的材料采购计划及预算编制、全程采买及配送执行及监督、供应商关系维护及货款支付、材料清点入库等事宜，确保企业有关业务的顺利进行。采购部在企业行使下列职能： 建立采管部组织 结合企业实际情况和发展需求，建立健全采管部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采管工作绩效。 建立健全的采管工作管理体系 根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行工程项目的材料预算、材料调研、材料采买配 送、货款支付、清点库存等相关工作的流程及规范。 材料调研及采购计划的编制管理 接到任务后，由部门负责人组织有关人员，根据材料计划申报部门的需求，进行相关材料的价格、质量等调研工作，审核上报材料计划的合理性及实际需求量，编制采购预算及详细的采购计划及资金需求量。 材料采购管理 根据公司审核批准的材料采购计划，选择性价比优良的材料供应商，对有关细节进行考察评估后，与供应商商谈并确定采购意向及明细，签订采购合同，同时做好物资的出入库记录。 5．材料配送及退换货管理 在项目实施的各个阶段，根据工程进度及需求部门上报的材料需求计划，进行各阶段的材料采买及配送工作，同时做好材料采购数量及资金的台账记录。如有货物缺损情况发生，需查清缺损原因，分清责权进行退货、换货、补货事宜。期间应保持与材料供应商的良好合作关系，对材料的相关信息及时更新与上报。 货款支付工作及材料库存清点 根据采购预算及采购合同的有关条款，及时向财务部申请货款；在货物验收完毕后，按照合同规定为供应商办理结款手续。在工程完工后，将剩余材料清点入库，并记录在册备查。 二．预算组织结构 三．采购部的责权： 1. 采购部的职责 A．贯彻执行公司的各项规章制度，树立健全工程材料采管任务的管理规章准则。 B．及时掌握并了解，公司项目所需材料的市场价格及波动信息。 C．熟悉并掌握施工图纸、项目整体预算、材料价格及价差等编制材料采购计划需要了解的相关信息和资料；同时对市场上的材料供应商进行考察和评估，选择优良供应商进行采买。 D．根据有关信息，编制并审核各项目材料采购计划及资金需求计划；努力降低采购成本，同时负责与各供应商的采购谈判和合同签订事宜，为企业创造利润。 E．根据公司下达的采购计划，进行材料采买及配送，协助工程部提高施工进度及施工质量；同时对出入库货物进行清点和盘存，达到材料利用率最大化。 F．工程项目进行过程中，如发现材料有缺损情况，由本部门采买人员负责确认缺损事宜，分清责权，并及时与施工现场及供应商联系，进行退换货及补货事宜，同时将有关情况记录在案以备查。 G．工程项目完工后，将发回的剩余材料清点入库并记录在册；同时将本工程材料采购计划与实际使用量做比较，将使用的材料数量及资金明细编制成报表资料，上交公司有关领导查阅。 H．稳定与各供应商的良好合作关系，以最高性价比采买所需材料并及时从供应商处获得材料更新信息，同时将有关资料交公司相关部门参考学习，以提高各部门工作效率。 I．根据供应商提供的订货清单及采购合同的相关条款，协助财务部及时与各供应商结清货款。 J．按做好各类合同调度安排，积极配合本部门采购工作的开展，必要时充当助理采购员的角色，及时主动向部门负责人或派车负责人汇报车辆运行及货物配送流转情况。 D．熟悉市内及省内相关道路情况，出车时尽量选择最优化路线以节约成本，减低车辆耗损程度； E．提高保密意识，对公司业务情况及其它内部情况守口如瓶，不随意向其它人员透露。 F．出车过程中及时分析排除故障，对复杂故障通报有关人员，并提出排除意见及时处理，保障车辆安全正常行驶，确保采购工作的按时完成。 G．依据车辆保养制度，对车辆运行前后实施维护保养，行驶中注意和观察仪表是否正常，对异常部位及时调整和故障排除。 H．出车过程中，礼貌文明驾驶并做到安全正点运行，确保车辆整洁、干净无损坏，对同事和客户热情大方，文明有礼。 I．完成领导交办的其他工作。 文件编号 采管部职能与权责 文件版本 生效日期 2012.01.04 第 10 頁，共 10 頁 采购部经理 采购员 采购文员 采购司机