客户来访接待流程.docVIP

Beijing Zhonglianjian Composite Materials Co. ,Ltd. 客户来访接待流程 一. 接待前准备 市场部 提前联系客户，确定来访日期、人数、航班、酒店等内容。 帮客户提前预约酒店，餐厅，旅游路线。 整理翻译公司宣传资料，样品。 根据客户习惯和爱好，准备礼品。 若需其他语种翻译，提前联系，并提供我公司简介和洽谈资料，供其提前准备。 （复习之前来访，往来邮件所谈内容，提取出重点） 部门领导组织讨论会，确定工作分工，洽谈内容，接待注意事项等，并填写《客户接待准备表》（附表一）。 确定商务洽谈重点，双方之前存在的结点，并制定洽谈办法，制定此次洽谈要达到的结果，目的性。 部门组织人员可分为两项职责：接待及商务。接待侧重点按程序流程安排，商务专业侧重点放在有针对性突破结点，扩大合作，争取达到目的。 生产部 生产部配合市场部准备洽谈资料，样品，如：原材料进厂及每道工序检测数据，产品作业指导书和检测报告。 联系工厂负责人，告知参观工厂的时间、人员、样品准备、会议室布置等内容，确保参观顺利进行。 综合管理部 负责会场布置，准备饮品、水果、鲜花等。 打扫卫生，调好室内温度。 通知发廊足疗等人员，保持门口卫生，不能在门口闲坐。 领导 组织讨论会，审核、指导、确定接待工作，提出意见和建议。 若有必要，跟客户见面洽谈。 二. 接待工作 接待人员着装得体，谈吐礼貌、大方。 市场部根据洽谈安排介绍公司情况，产品优势等。 生产部根据洽谈安排介绍工厂情况、产品工艺、检验标准等内容。 两部门共同了解客户公司情况、市场需求等问题。 两部门共同提出我方和双方关心的问题，讨论解决方案。 会议记录人员如实记录洽谈内容，整理洽谈纪要。填写《英文会议纪要》（附表二）。 翻译人员提前了解洽谈内容，如实翻译双方洽谈内容，尽量准确规范。 参观工厂时要合理安排午饭和参观时间，减少不必要的时间浪费。 合理安排会议以外的接待工作，如吃饭、游玩、购物等活动。 会议结束当天整理《英文会议纪要》，交给客户确认签字。 三. 接待后工作 市场部 内部开会讨论做自我评价，找出接待工作的进步与不足。 讨论整理洽谈纪要，填写《客户来访洽谈纪要》（附表三）。 将《客户来访洽谈纪要》发送至所有员工邮箱，征求意见和建议。 根据客户需求，落实洽谈的具体工作，如：准备样品。 通知生产部样品生产等相关事宜。 给客户回函，确认双方所谈事宜，安排后续工作，发送电子版《英文会议纪要》。 相关照片整理，发给客户 开会时向领导和全体员工汇报接待工作情况，征求意见和建议。 生产部 按照客户和市场部要求，落实洽谈的具体工作并告知工厂。 严格监督工厂生产，确保样品质量。 综合管理部 整理会场，打扫卫生。 所有员工 认真阅读市场部发送的《客户来访洽谈纪要》，以邮件，QQ，口头等方式提出意见和建议。 开会时对接待工作给予评价，打分，填写《接待工作考核》（附表四）。 四个附表将附在这个流程后面，目前正在整理修改。