公文的格式教案.docVIP

公 文 的 格 式 教学目标 熟练掌握公文格式的构成 学会制作格式规范的公文 教学重点 公文的格式 教学难点 制作格式规范的公文 公文的格式是指文件的组成部分和印刷规范。它是公文权威性、严肃性在形式上的体现。公文的格式具有规范性和相对确定性。这在《国家行政机关公文处理办法》中有专门的规定。同时《国家行政机关公文格式》对公文的版头设计、版面安排、字体型号、字行字距间隔、天地、用纸尺寸与规格等也作出了具体要求。 公文的书面格式实际上是公文全部书面内容的结构，包括眉首、主体、版记三个部分。各部分具体内容如下表： ? 眉首 主体 版记 位置 置于公文首页红色反线以上 置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间 置于主题词以下 要素 公文份数序号 标题 主题词 秘密等级和保密期限 主送机关名称 抄送机关 紧急程度 正文 印发机关和印发日期 发文机关标识 附件 版记中的反线 发文字号 成文日期 版记的位置 签发人 公文生效标识 ? 红色反线 附注 ? 下面，我们就按公文的眉首、主体、版记三部分具体讲述公文的格式。 一、眉首部分格式 眉首即文件头，包括公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、横隔线等项。 （一）公文份数序号亦称公文份号，是指根据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。一般秘密文件才加顺序号。份数序号，一般由六位阿拉伯数字组成，标识在公文首页版心左上角第１行，如果数字不足规定位数的，前面用“Ｏ”（零）补齐。 （二）秘密等级需要保密的公文，应根据保密程度注明密级。密级分为绝密、机密、秘密三种。用３号黑体字，顶格标识在版心右上角第１行，两字之间空１字。也有的标于标题的左上角份数序号之下。同一机关发出的文件秘密等级标注位置要一致。如需同时标识秘密等级和保密期限，应顶格标识在版心右上角第一行，两者之间用“★”隔开。 （三）紧急程度是对文件送达和办理速度的要求。紧急公文应分别注明“特急”或“急件”字样，用３号黑体字，标注在秘密等级之下。如需同时标识秘密等级和紧急程度，前者在右上角第1行，后者在右上角第2行。 （四）发文机关标识又称版头。是公文制发机关的标记。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如：“中共中央文件”“河北省人民政府文件”等。发文机关标识一般使用小标宋体字，用红色标识，人们常把法定公文称为“红头文件”，居中印在文件首页上端。发文机关标识上边缘至版心上边缘为２５ｍｍ。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于２２ｍｍ×１５ｍｍ。若几个机关联合行文，主办机关排列在前。发文机关标识的主要作用是：强调公文法定作者的归属，唤起受文者对公文权威性的警觉。 注意事项： 1、上行文一般只标识发文机关全称或规范化简称，而省略“文件”二字； 2、多个单位联合行文，各单位一般作纵向排列，主办机关名称在前。“文件”二字居中处理。 （五）发文字号发文字号是一个机关同一年度制发公文的顺序号。简称“文号”。位于文件头的正下方。它是由发文机关代字，年份和顺序号三个部分组成，如中共中央２００４年发的第１０号文件，其文号应写成“中发［２００４］１０号”。辽宁省教育委员会２００４年所发的第一号文件的发文字号，可写成“辽教字［２００４］１号”。发文字号应在发文机关标识下空２行，用３号仿宋体字，居中排布。 特别提醒 １．机关代字是机关最有代表性的字，它固定不变，又不能与其他单位的代字重复。如“京政”是北京市人民政府，“冀财”是河北省财政局，“京财预”则是北京市财政局预算处的代字。 ２．发文年度号用阿拉伯数字，必须用全称。发文年度号外用六角括号。 ３．序号不编虚位，不加“第”字。 ４．几个单位联合发文，只标明主办机关发文字号。 注意事项： 1、代字一般有固定处理。如“府”、“银” 2、年份、序号用阿拉伯数码标识； 3、年份应用全称，用六角括号括起； 4、联合行文，只标主办机关的发文字号。 发文字号的作用是为检索和引用该文件提供专指性很强的代号，并为统计和管理公文提供依据。 （六）签发人供上行文用，标注在发文字号右侧，书写“签发人”和签发者姓名，是表示公文生效并对公文内容郑重负责的一个标志。签发人用３号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。 （七）横隔线横隔线也称红色反线。在发文字号之下４ｍｍ处。与版心等宽，用于隔开文头和正文。 二、主体部分格式 公文的主体部分包括文件标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、公文生效标识、附注等几部分内容。 （一）文件标题 标题用于提示公文的主要内容，是公文主旨的高度概括。公文标题的制作有三种情况： １．最基本的标题形式是“三项式”标题。即