国际品牌酒店行政部服务流程与规范.docVIP

第9章 行政部服务流程与规范9．1 行政部组织结构与责权9．1．1 行政部组织结构行政部岗位设计图人员编制行政主管行政主管行政专员内刊编辑司机员工餐厅管理员员工浴室管理员宿舍管理员保洁员医务室医生后勤主管行政总监人事经理行政经理总监级 人经理级 人主管级 人员工级 人相关说明9．1．2 行政部责权部门行政部部门负责人行政经理直接领导行政总监职责1．负责酒店各项行政、后勤管理制度的制定、实施、监督检查并根据实际情况不断完善2．负责酒店各类文书档案资料的保存与管理3．负责酒店后勤保障管理，包括员工餐厅管理、保洁管理等4．负责酒店各类办公用品、办公设备的采购管理，行政办公费用预算及支出控制5．负责酒店内行政车辆的调度、维护、保养及交通费用控制6．负责酒店内刊编辑，协助各类会议的准备与组织7．完成酒店领导临时交办的其他工作权力1．有权参与酒店经营战略的制订并有建议权2．有权参与酒店经营计划的制订并有建议权3．有权对违反酒店相应制度的行为和过失提请处罚4．负责酒店行政办公费用控制权5．负责行政部组织机构建立、员工考核的权力6．负责行政部内部员工聘用、解聘的建议权7．负责要求相关部门配合相关工作的权力8．负责行政部内部工作开展的自主权9．其他相关权力相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期9．3 行政服务流程与规范9．3．1 会议安排服务流程与规范流程名称会议安排服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范会中服务会中服务会前准备会后工作1．会前准备（1）行政经理按照酒店上级的指示确定会议的主题和会议主持人，并会同会议主持人拟订会议议程（2）行政主管根据会议的议程确定会议的时间、地点和与会人员（3）行政专员拟订会议通知并向与会人员发放，会议通知的内容包括：原因、主题、起始时间、地点、与会人员、议程、准备资料等内容（4）行政专员协助会议主持人和与会人员准备会议报告、演讲稿、参考资料、电子文件等（5）行政专员准备会场设施（白板、白板笔、投影仪等）和会议用品（会议横幅、桌签、水杯等）（6）行政专员根据与会人数和身份布置会场、安排座次（7）开会前一天检查会场2．会中服务（1）行政专员提醒与会人员到场后在会议室门口签到（2）行政专员引导与会人员入座，并发放会议文件和相关资料（3）在会议期间，行政专员要做好记录，记录会议的概况（名称、时间、地点、主持人、出席人和缺席人等）、会议的进程（会议议题、议程、发言人的姓名、发言情况、表决情况和会议结果等）等（4）会议进行中，行政专员还要处理一些临时事项，如临时增加与会人员、会外有紧急文件要呈送领导人批阅、发生一些意想不到的临时变故或突发事件等，行政专员应当根据有关领导的指示和实际情况，采取相应的措施，及时妥善地给予解决3．会后工作（1）会议结束后，行政专员礼貌地送与会人员离开会场并清理会场用品（2）行政专员要整理会议记录，将其形成纪要、决议等结论性文件，上报相关领导审批（3）行政专员根据相关领导的意见修改和完善会议纪要、决议等，形成正式会议文件（4）行政专员向有关部门下发领导审批后的会议文件并监督有关部门对文件中相关决定的执行情况（5）行政主管对此次会议的组织和服务工作进行总结和评估，写出总结报告，上报行政经理（6）行政专员汇总与此次会议有关的资料，按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期9．3．2 收文工作服务流程与规范流程名称收文工作服务流程与规范文件受控状态文件管理部门服务程序服务规范收文批阅收文批阅收文登记收文办理、传阅处理办毕文件1．收文登记（1）行政专员收到文件，检查无误后填写送件回单并盖章（2）按照来文机关或部门进行分类、整理，在收文本上登记，写明收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、内容提要等2．收文批阅（1）文件登记后，行政专员将其放入文件传阅夹交行政经理（急件放在上面并标上记号）（2）行政经理审阅后，在文件传阅单上写明拟办意见及签阅日期后，呈酒店高级管理层批阅（3）急件或重要文件，须在第一时间送行政经理审阅，必要时应直接送交酒店高级管理层批阅（4）密级文件须交到酒店高级管理层手中并做好传阅记录3．收文办理、传阅（1）文件返回后，行政专员翻阅每份文件的传阅单，交高级管理层批示（2）需要办理的文件①行政专员按批办意见，将需要办理的文件分送有关部门或承办人员办理②对需要有关部门办理的重要文件，定期跟踪进行督促检查并做好督促记录（3）需要传阅的文件①行政专员按批办意见，将需要传阅的文件传阅，应先送主要领导和分管领导传阅，各部门间安排主管部门先看②领导阅文后要签字、注时，如有阅批意见，行政专员要按领导的意见做好补办工作③行政专员要随时掌握文件的去向，并在文件阅完后进