中储粮吉林分公司仓储精细化管理基础工作规范.doc

中储粮吉林分公司 仓储精细化管理基础工作规范 （试 行） 1 总体要求 各中央储备粮直属库、代储库要结合企业实际情况，进一步理顺和细化仓储业务流程，按要求使用各项帐、卡、凭证，健全完善各项记录档案，并严格按要求规范记载，分类装订，及时归档。 1.1 记载格式要求 除特殊要求外，各项仓储帐、卡、记录均要求使用黑色碳素水笔填写，字迹要清晰规范，不允许涂改、挖补。帐目填写时字体高度为相应栏高的三分之一，记录错误时使用正确的更正方法，将错误的数据或文字用红笔划一道横线，并盖名章确认，同时将正确的数据在同一栏上方填写。 需要归档的自制打印材料，如没有特殊说明的均使用A4纸；一般表格均使用宋体四号或三号字；报告类文字材料均使用仿宋_GB2312，三号字。自制记录需要封皮的，要参照分公司统一格式制作，并要印有“中储粮徽标”。各种帐、卡、薄、记录必须按照填写说明明确的岗位人员填写，不允许他人代替填写。 1.2 装订归档要求 仓储管理的各项记录、凭证要使用分公司统一印制或按分公司统一格式自制的封皮和档案盒进行装订、归档，归档流程按档案管理制度执行。各单位要建立健全档案的立卷、归档、保管、调阅及销毁等项制度，并落实专人，严格管理。对每年形成的档案，可暂由仓储部门保管一年，期满之后，原则上必须移交给本单位档案部门保管。保管期限根据类别按以下规定执行：国家明确规定保存期限的按国家规定执行；与财务核算有关的档案按财务档案保存期限执行；其他档案材料保存期限暂定三年。档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同业务部门共同鉴定，严格审查，编制业务档案销毁清册后，方可销毁。 各项仓储档案在没有移交档案部门保管之前，仓储部门要参照档案管理的相关流程和要求，建立规范的档案保管、借阅等制度，确保档案不流失、不损坏，标识清析、目录齐全、查找方便、管理规范。所有仓储档案都要使用分公司统一规范的档案盒妥善保管，档案盒由各库参照样本自制，封皮、封面及内置目录按照档案管理统一规范填写，盒的正面、侧面使用统一外标签进行区分。标签及内置目录参考格式如下： 正面标签： 侧面标签： 中中储粮吉林分公司仓储精细化管理档案内置目录 ×××档案×××记录 序号 记录名称 使用日期 备注 1 2 填写说明：本档案目录，为每一档案盒内材料目录索引。 1.3 记录封面要求 所有红皮或黑皮记录的封皮（不包括帐皮）内需有扉页，每个封皮(或霏页上)单位栏横线长6cm，要求在横线上盖单位印章，单位印章可使用简称（一般不需要带吉林省三个字），字体为仿宋GB2312,字号为三号或小三号，印章长度不超过6cm，如“中储粮××直属库”“华粮物流××国储库”“吉林××国储库”等，印章要求无外边框，盖章时使用红色印泥。 封皮或扉页上如有编号的，按仓房编号或流水号填写；对部分记录需要在不同环节应用的，要在封皮或扉页的括号内标明业务分类环节（括号内标明的内容要打印纸条粘贴，不允许手写）。比如《水分测定原始记录》、《检验原始结果单》，需按新粮自然质量情况调查、调入粮油检验、调出粮油检验等环节（不含品质分析）分类并在封面括号内标明，样式如下： 水分测定原始记录 （新粮自然质量情况调查） 单位： 中央储备粮××直属库 2 业务凭证使用规范 仓储业务凭证按使用范围可划分为原始凭证和记帐凭证两大类。除收粮环节使用的《吉林省粮食收购统一发票》需要到税务部门购买外，其它凭证由分公司统一印制。 2.1 原始凭证 原始凭证是指粮食出、入库及内部装仓、备货、移库等使用的最初始凭证。具体包括：收粮环节使用的《吉林省粮食收购统一发票》、《扦样卡》、《检质过秤证》；装仓、备货和内部移库环节使用的《中央储备粮内部移库检斤记录》；调出销售环节使用的公路或铁路《发货明细表》。具体填制要求如下： 2.1.1 入库原始凭证。中央储备粮收购环节使用的《吉林省粮食收购统一发票》、《扦样卡》、《检质过秤证》以及调入环节使用的公路《发货明细表》，分别按粮食收购及调入业务流程要求，由扦样、检验、检斤、监卸、除皮、结算人员填制或打印，每日收购或调入业务终了，由业务统计、仓储统计、财务记帐员按各自留存联分别汇总（或利用微机程序自动汇总），相互核对一致后打印收购或调入结报单据。仓储统计凭汇总后的结报单据及原始入库票据分货位填开《中央储备粮入库总括票》。 2.1.2 出库原始凭证。中央储备粮调出或销售使用的公路或铁路《发货明细表》，由购销部门铁路运输员或检斤员按调出或销售业务流程填开，每日业务终了汇总填制调出或销售结报单据，分别传送给业务统计、仓储统计和财务记帐员。仓储统计凭调出或销售结报单