新能源公司文件管理办法.docVIP

文件管理办法 （试行） 编 ???制：XX公司综合办公室 审 ???核：?????? 批 ???准： 2013年 月 日发布 2013年 月 日实施 XX新能源科技有限公司 发布 文件管理办法 （试行） 1、目的 为进一步加强公司内部文件管理，规范文件处理流程，提高文件办理效率和质量，特制定本办法。 2、范围 本办法适用于XX新能源各部门内部下发、上报的各种文件资料及向外部机构和单位收发的文件、函件、重要资料的管理。 3、职责 XX公司综合办公室（或指定人员）负责各类文件的归口管理。 4、内容 4.1发文范围 凡以公司名义发出的通知、通告、公告、通报、决定、意见、请示、批复、报告、会议纪要、议案、函等均属发文范围。 4.2发文办理流程 拟稿 核稿 会审 签发 校对 印制 盖章 送发 归档。 4.2.1XX综合办公室为发文管理部门，各部门所有发文依据 “发文流程”进行： 4.2.1.1各部门可针对本部门情况提出的业务需求，拟订公文，并填写《文件拟发审批单》(见附件一)。 4.2.1.2综合办公室根据相关制度对初稿的行文、内容进行审核。如需要会签的可组织相关部门进行会签，拟稿部门根据会签意见修改完善公文。 4.2.1.3对需要公司经理及以上审批的公文，综合办公室根据公文规范要求制作正式公文。 4.2.2拟稿： 非部门业务范围的综合性重要文件，由综合办公室拟稿；内容属各部门业务范围内的文件，由部门拟稿；相关公司部门联合行文，由主办部门拟稿。 4.2.3拟稿的基本要求是： 4.2.3.1符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策；符合公司的有关规定； 4.2.3.2文稿必须情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确； 4.2.3.3公文的文种应当根据行文目的、发文公司的职权和与主送公司的行文关系确定； 4.2.3.4人名、地名、数字、时间、引文、印发及抄送范围准确； 4.2.3.5文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称； 4.2.3.6拟稿必须符合公司公文格式要求。 4.2.4核稿 ： 以公司名义发文的由公司综合办公室负责人核稿；以部门名义发文，由部门经理或分管领导核稿；相关公司部门联合行文，由主办部门负责人或公司主管领导核稿。 4.2.5核稿的重点是： 4.2.5.1内容是否符合有关政策、规定，与其它有关公文有无重复或矛盾； 4.2.5.2涉及其他公司或部门的问题是否协商一致； 4.2.5.3文种使用是否妥当； 4.2.5.4文字表达是否准确，格式是否规范； 4.2.5.5是否符合行文规则和拟稿的其它要求。 4.2.6会签： 联合行文的部门应予会签，再送有关领导签发。 4.2.7签发： 以公司名义行文，由公司常务副总或其授权人员签发，以各部门名义行文，由各部门负责人签发，特殊行文上报集团签发。 4.2.7.1签发权限： 4.2.7.1.1涉及公司通用管理制度、办法及规定性文件，由公司常务副总签发； 4.2.7.1.2各公司重要对外文件（如对政府函件），由公司常务副总签发； 4.2.7.1.3各部门重要对外文件（如对政府、协作单位函件），由各部门拟稿上报综合办公室审核同意，由公司常务副总签发； 4.2.7.1.4各部门对内发文，由该部门第一负责人签发； 4.2.7.1.5人事任免通知，按人事管理权限签发。 4.2.7.1.6对会签有不同意见者，经整理后再送签发人，文件一经签发，不再改动。如确需修改，须经签发人同意。 4.2.8校对： 综合办公室校对稿件。 4.2.9文稿经签发后，即成定稿，原则上不得再做修改，若确需修改，需征得签发人同意。 签批公文应使用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等。 4.2.10打印： 以公司和部门名义行文，均由综合办公室负责打印。 4.2.11用印 ： 以公司名义行文，由综合办公室负责盖章；以常务副总或行政副总名义行文，由其本人签章；以各部门名义行文及联合上报公文，由各部门负责盖章；同时各用印和印章管理部门做好用印审批程序和严格管理。 4.2.12送发： 以公司和部门名义行文，由综合办公室行政专员负责发送；对于实效性较强的如会议纪要等公文，应当及时发送并抄送相关所有参会人员(见附件二：《文件发放签收表》) 。 4.2.13综合办公室有权力和责任对文件所载内容的执行情况予以催办、监督，而且有义务适时予以提醒，提供必要的帮助，并将事情进展状况以口头或书面方式汇报上级领导，以保证有关公司、部门、人员依照指示按时、按质、按量完成任务，为下一步工作提供条件。 4.2.14归档： 为使发文有备可查，公文的发送必须登记备查（见附件四：《年度发文统计表》），所