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office opertions 办公室业务·秘书园地 文／白宇红 侯明 谈如何提升办公室档案文书管理工作 【摘要】随着信息化时代的全面到来，办 是该阶段管理的重点。 机信息技术、提高人员素质等方面入 公室档案文书工作正面临着一场模式和技术 （二）文书档案应用于文书工作，也 手，具体对策如下： 上的改革。本着就如何提升办公室档案文书 形成于文书工作。文书管理工作的主要 （一）规范办公室档案文书管理体 管理工作成效展开探讨，归纳了一些问题，并 内容包括如下几个方面：1. 文件搜集；2. 制。当前，我们的文书档案管理工作中， 提出了相应的对策。 文件的等级；3.文件的运转；4.文件催办； 文件管理和档案管理分属于不同的部 【关键词】办公室；档案文书；管理；对策 5.文件承办，末期的工作是整理、立卷和 门，是一个较为突出的不利于管理的问 归档。可以说档案形成于文书工作的整 题，因为这种管理模式下，档案部门很难 办公室作为一个单位的重要组成部 个过程中，在文书工作的基础上，进行档 参与文件的前期管理，因此，建立规范的 分，起着处理日常业务和传达消息、协调 案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、 管理体制是档案管理的重要工作，文件 沟通的作用，因而办公室档案文书管理 编研和提供利用。二者是相辅相成的， 管理的前期指导与控制纳入到档案部门 工作是企、事业单位日常管理工作的重 档案主要来自于文书，文书档案的质量 的工作职责，才能确保从文件的形成处 要组成部分，档案文书管理工作是否到 直接影响着档案的质量和档案工作。 理、归梢管理到查阅利用各个工作环节 位，与这个单位管理水平的高低有着紧 （三）办公室档案文书种类繁杂。档 都有统一的管理和指导。办公室档案文 密的联系。因而只有积极创新档案文书 案内容的丰富多彩，因为文书档案全面 书管理规定和程序的建立，要尽可能细 管理方法，才能不断提升办公室档案文 地真实地记录了一个单位的工作，包括 化，简捷明确，操作性强。要严格执行公 书管理工作成效，为一个机构、一个单位 行政管理、科技档案、会计档案、特种载 文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥 的长期稳定发展打下坚实的基础。 体档案等方面。文书档案具有多样性的 发文件和发无效、无用的文件。 一、办公室档案文书管理工作的特点分 特点，因为其包含了本单位及上级相关 （二）强化档案文书的收集。由于收 析 单位的引发的各种“红头文件”，还包含 集资料是办公室档案文书管理中最基础 了和单位相关的纸质档案即各种合同、 和最重要的工作，因而只有强化和规范 办公室档案文书工作有三方面鲜明 协议、责任书、照片……电子档案即录 办公室档案文书的收集，才能达到理想 的特点，一是档案文书工作，重在收集资 音、录像等等。 的办公室档案文书管理效果，具体对策 料和保管资料；二是办公室档案文书形 是：1.规范档案文书范文，对档案文书进 成于办公室文书工作也应用于办公室档 二、改进办公室档案文书管理工作的对 行分门别类，分类收集和保存，收集到的 案文书工作；三是，办公室档案文书的种 策 文书档案要字迹清晰，格式规范，并按照 类丰富、内容复杂，具体如下： 一方面，办公室档案文书管理工作 档案文书类目进行分类和整理并妥善保 （一）办公室档案文书管理