办公自动化系统管理规定（试行）.docVIP

办公自动化系统管理规定 一、目的： 本规定是为了为了使公司OA系统正常运转，确保信息集成、信息共享，提高工作效率，减少信息阻滞成本，充分发挥OA办公自动化系统的功能，提高公司的管理水平与管理效率， 而制定的。 二、适用范围： 本規定适用于公司OA系统的管理。 三、术语和定义 公司办公自动化管理系统（以下简称OA系统）：是指公司为实现办公自动化和无纸化办公应用的办公自动化系统软件。 四、职责 （一）公司办公室负责OA项目的推动、组织、实施。 （二） 信息管理办公室负责技术支持、系统维护和技术培训。 （三）各部门负责本部门业务在OA系统中的应用。 （四） 各级管理人员负责定期查收、发送、处理OA系统中的内容。 五、制定·改废： 本规定的制定·改废由信息管理办公室提出，企业管理部经理审核，主管副总经理批准。 「本规定修订记录表」 修订日 修 订 内 容 提 出 审 核 批 准 20XX.X.X 规定作成 信息管理员 企业管理部经理 主管副总经理 六、管理内容（以下为规定的基本内容，包括管理流程） （一）使用OA系统的权限划分 分类 人员类别 用户类别 权 限 A 一般管理人员 普通用户 收发电子邮件、在电子公告板上发布、查看信息等 B 主管以上人员 注册用户 除A权限外，使用、处理公文等 C 部门管理员 管理员 除B权限外，定义本部门OA流程等 D 系统工程师 系统管理员 除C权限外，系统用户安装、人员注册、系统维护等 （二） OA使用规定 1、未经公司同意，严禁非本公司的人员使用公司的OA系统。 2、任何人员（OA系统管理员除外），不得随意更改OA系统的任何配置。 3、任何人未经企业管理部管理信息组允许，不得随意为本部门人员增加OA系统的客户端。 4、任何人员不得发布与工作无关的信息（诸如封建迷信等内容）。 （三） OA系统运行的内容 本规定规定的OA网运行的内容包括公司业务、各种信息等，要求各部门指定专人按期登录，相关业务内容需对外严格保密。 （四）公司OA使用要求 1、公司所有使用OA系统客户端的管理人员，每天在规定的时间（8：00—8：30、11：30—12：30、15：30—16：30），必须打开OA系统，查看OA系统中个人办公模块、行政办公模块、公共信息模块中是否有与本部门或本人相关的工作信息（如有原因无法查阅信息时，需提出代为查看和转达），不得出现因个人不在而影响整个部门工作的情况。如果遇有需向本部门全体人员传达的信息，由部门经理负责传达，如部门经理因故不能传达时，部门经理要指定主管或专人负责传达。 2、在个人办公模块中收到新邮件后，必须马上从OA系统拆离到本地计算机上，因为OA系统管理员将每隔一个月（双月10日）清理OA系统服务器上的邮箱中的文件，以保证公司OA服务器上的硬盘空间大小（4M）。因未及时拆离而造成数据丢失，由个人承担责任。各部门或个人在公共信息模块中电子公告板发布的信息请在信息发出一周内及时清理（即删除自己在电子公告板上发布的文件），如有需要长期保留的信息请在发布之日起二日内及时通知企业管理部管理信息组；对于逾期不清理的部门或个人，企业管理部管理信息组将其发布的信息删除。 3、如OA系统客户端发生故障导致无法使用时，由所在部门兼职信息员负责通知企业管理部管理信息组主管，由管理信息组主管负责安排组内维护人员进行维护。每次OA系统客户端维护后，维护人员填写“OA系统维护单”，详细记录故障原因及解决办法，并同时告知操作者如何避免发生该问题。同类问题（指非硬件性故障，属人为误操作造成的问题）在同一计算机上连续发生3次以上，对该计算机的操作人员提出警告。 4、管理信息组发现未按照上述规定执行的情况，将视具体情况对其部门或个人进行考核。 （五）电子公文处理 1、各部门的电子公文行文关系与纸质公文的行文关系相同。除特殊注明外，电子公文与纸质公文具有同等的行政效力（如果是公司的红头文件，电子公文不加印鉴）。 2、电子公文的公文要素与纸质公文基本一致，包括：公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。 3、对需用纸质方式存档的各类文件原则上只保留一份纸质文档，其他仍按OA网规定的流程传递。 4、各部门在收到电子公文后，如有必要，可复制成一份或多份纸质公文（经发文部门批准后可复制），但需到公司办公室加盖红色复制专用章（电子公文复制专用章图样见附录1），由公司办公室文书负责建立台账，注明复制单位、日期、份数。不具备电子公文复制专用章的纸质公文流转视无效文件。 5、电子公文存档处理，由部门兼职档案员负责收集管理，移交公司档案室。 （六）检查与考核 信息管理办公室负责检查各部门OA运行情况，对于违反本规定的部门和个人