四川理工学院 秘书学课件第八章--会议组织.pptVIP

第八章 会议组织 第一节 会议概述 一、会议的含义 会议是指有组织、有领导地召集人们研究和讨论问题的一种社会活动方式。不同的历史时期人们赋予会议的内涵略有一定的差异。 二、会议的要素 ●会议名称 1、以序号命名。 2、以会议主题命名。 3、以会议参加者身份命名。 4、以会议召开的地点 或时间命名。 ●会议时间 会议时间包括会议何时召开和开多长时间两层含义。 ●会议地点 会议地点也包含两层含义，一是在哪个地方召开；二是具体会场选在何处。 ●会议人员 参加者、会议的主持者和会议的辅助人员。 ●议题议程 会议所要讨论解决的问题 ●会议组织 会前的准备、会议期间的服务、会后的处理工作 ●会议结果 重要会议的结果，一般以文件形式在一定范围公开 三、会议的类型 ○决策性会议、非决策性会议 ○小、中、大、特大 ○定期、不定期 四、会议的作用 民主决策的作用 行使民主权力的作用 交流信息的作用 宣传教育的作用 理论研究作用 第二节 会议工作的程序 总体分为 会前准备、会中服务、会后工作三阶段 总体要求： 准备充分、组织严密 服务周到、保密和安全 一、会前准备工作 （一）拟订会议计划和成本预算 时间、地点、规模、显性成本、隐性成本 （二）安排会议议题 主要讨论哪些方面的问题 （三）制定会议的筹备方案 （会议要素具体化、任务明确化形成书面材料） 1.会议名称。 2.会议的规模。 3.与会人员的范围或名单。 4.会议召开的时间与会期。 5.会议的议程与日程。 6.会议工作班子及其职责分工。 （秘书、资料、组织、宣传、后勤、保卫） （四）准备会议文件 会议通知、开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导者讲话、会议议题、议程、会议须知、日程安排、分组名单、住房安排等。 （五）发送会议通知 （六）会场布置 1.会场环境布置 会场清洁卫生、桌椅齐全，消防安全提示 确定主席台，明确划分会场区域 悬挂会标、徽记、旗帜、标语等，摆放植物花卉。 2.主席台布置 确定会议桌摆放形式，安排座次，座次包括主席台座次和其他与会者座次。 3.保证照明、音响话筒、投影、计算机接口、空调等设备齐全效。 4.其他。水果、纸（毛巾）、茶杯、茶叶、饮料、服务人员 首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图： ⑤ ③ ① ② ④ （单数） ④ ② ① ③ ⑤ （双数） 座次安排 二、会间组织与服务工作 （一）签到 （二）接待及会场秩序维持 （三）会议记录 1、会议记录的方法 (1）摘要记录 (2）详细记录 (3）录音整理。 2、会议记录的要求 会议记录的要求是：快速、准确、完整、清楚。 3、做好会议记录应注意的事项 (1）认真做好会前准备。了解宗旨、议题、议程，再熟悉会议材料和讨论提纲。 (2）要集中思想，专心致志，边听边记，耳、眼、手、脑并用。 (3）对口话要适当精练，概括。去掉口语里的虚词和重复词语，但注意保持原意，尽量不要用记录人的话改写。 (4）会议主持人在会上所作的提示，转换议题和总结性发言应记录清楚。 (5）记录稿在会后要认真整理。 4、会议记录的格式: (1)标题 :会议名称加文体名称组成 (2)会议组织概况 :时间、地点、主持人姓名职务、出席人、列席人、缺席人、记录 (3)会议内容 ：会议的议题、宗旨、目的；会议议程；会议报告和讲话；会议讨论和发言； 会议的表决情况；会议决定和决议；会议的遗留问题。 (4)结尾：散会、主持人记录人签名、时间 例文： 城南开发区管委会办公会议记录 市代表团第一组会议记录 三、会议善后工作 （一）清理会议文件 （二）组织送别 （三）撰写和印发会议纪要 政府常务会议纪要 会议纪要 会议纪要1 （四）会议总结及会议报道 自学教材231页相关会议列举，了解各种会议的组织准备特点，做好相关工作。 作业： 学校准备召开一次学生工作座谈会，请拟写一份会议通知，注意会议六要素的确定。 下次课