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利用邮件合并生成通知书 吉首市民族实验学校 文勇 邮编：416000 摘要： 本文针对计算机教学办公中输出数据时出现的数据内容不同，而主文档内容相同的工作效率问题，阐述了Word中邮件合并的作用，通过邮件合并生成通知书的实例具体论述了灵活运用邮件合并，能高效率地完成各种批量工作。 关键字：邮件合并 通知书 Word Excel 每到学期期末，班主任老师填写通知书是一件很繁琐的事。实际上如果我们有一个已经用Excel制作好的学生成绩表的话，那么我们只要在这个表上增加一个学生评语字段，再利用Office办公软件中Word的邮件合并功能，简单几步就可以一次生成所有学生的通知书。将以前需要几天才能完成的工作简化到只要几分钟完成。下面以本校通知书为例对操作过程进行详细说明，所用软件：Word 2003和Excel 2003。 一、准备工作： 1、在Word 2003中，根据学校要求的样式编辑好空白通知书（图一）。 图一 2、在Excel 2003中，编辑好相应的成绩表，注意与通知书中要填写的栏目相对应（如图2），当然这个成绩表中的部分栏目可以在平时的教学工作中填写而不必集中到期末一次填写（如学生评语），这样可以减轻老师的工作压力。将制作好的成绩表和空白通知书保存在同一个文件夹中，以方便后面的操作。 图二 二、制作邮件合并模板文档 1、在Word 2003中打开制作好的空白通知书。 2、给通知书添加数据源，即把我们制作好的成绩表和空白通知书关联起来。 1）、单击菜单“工具”——“信函和邮件”——“显示邮件合并工具栏”，将邮件合并工具栏显示出来（如图三）。如果邮件合并工具栏原已显示，则可略过此步。 图三 2）选取数据源，单击邮件合并工具栏上的“打开数据源”按钮，在弹出的“选取数据源”对话框中，找到前面制作好的成绩表文件，选中它，单击“打开”按钮（如图四），弹出“选择表格”对话框，选择要打开的表格（图五），单击“确定”按钮。这样我制作好成绩表就作为数据源和空白通知书关联起来了。 图四 图五 3、插入Word域，将通知书中需要根据Excel表中字段自动填写的地方与对应的字段关联起来，即插入合并域。操作步骤如下： 1）将光标移到需要根据Excel表自动填写的地方如学生姓名处，然后单击邮件合并工具栏中的“插入域”按钮。（图六） 图六 2）在弹出的“插入合并域”窗口中，选择对应的字段（这里为“姓名”字段），单击“插入”按钮。（图七） 图七 3）再单击“关闭”按钮，就将Excel表中的“姓名”字段以“域”的形式插入到了通知书中要显示学生姓名的地方。在最后进行邮件合并时Word会自动用Excel表中“姓名”字段中的学生姓名依次替换这里的“《姓名》”域。（图八） 图八 4）用类似的方法在通知书中所有需要根据Excel表中字段自动填写的地方插入对应的合并域。完成后如图九所示。 图九 4、将通知书中不需要自动填写的地方（如放假时间和开学时间等）补充完整，这样整个模板就制作好了，保存好，这个模板可以在今后每个学期重复使用。（图十） 图十 三、合并生成通知书 制作好邮件合并的模板文档，以后我们每个学期只要把学生成绩表的Excel表制作好，替换模板所在文件夹中原来的成绩表，然后就可以用模板文档和Excel表一起直接自动生成通知书了。 1、打开模板文档，然后单击邮件合并工具栏上的“合并到新文档”按钮。（图十一） 图十一 2、在弹出的“合并到新文档”对话框中，选择“全部”，再单击“确定”按钮。（图十二） 图十二 3、如果出现锁定域的提示，直接单击“确定”按钮。（图十三） 图十三 4、通过以上操作，所有学生的通知书将生成在一个文档中，打印出来就可以了。（图十四） 四、结语： 在Word中，邮件合并是一项功能十分强大的批处理工具，它在学校的办公自动化中应用十分广泛，除自动填写通知书外，还在以下工作能用到邮件合并。 1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。 2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。 3、批量打印请柬：换一下称呼，请柬内容基本固定不变。 4、批量打印工资条：从电子表格调用数据。 5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。 6、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。 7、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。 总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个或几个记录一页的方式在WROD中用邮件合并功能打印出来！ 参考文献： 《Word综合应用张显伟、胡静等Wo