科龙20040327SAP系统3月推行总结及4月工作安排.docVIP

SAP系统3月推行总结及4月工作安排 3月份推行工作总结 按推行计划要求将3月15日始发生的销售业务与K/3同步输入SAP系统，同时将2月1日至3月14日的业务单据在3月31日前补单入SAP系统。为此在总部进行联合办公，分公司要求在线处理业务，至目前来看，总的进展情况良好，但也存在不少问题，现总结如下： 每日业务处理情况 冰箱/空调/小家电/冷柜的国内销售业务 总部的采购：定单录入、采购收货及过仓业务每日完成； 总部的调拨：定单录入每日完成、调拨发货由于总部库存不足，补充库存时间滞后，有少量定单没有及时出货，但保证在31日之前结清； 总部的发商家：销售定单及时录入，发货由于总部库存不足，补充库存时间滞后，有少量定单没有及时出货，但保证在31日之前结清； 外地生产基地发货：由于生产基地没有提供及时数据，须等到中转仓收货或分公司得到商家确认数后，才能根据实际收货数量对生产基地进行采购补单作业，故该部分业务没有在系统中得到及时反映。 分公司（含中转仓）：除广州分公司外，其余分公司定单录入都可做到日清，但中转仓出货业务，由于仍有部分总部发货单据没有补入系统，导致中转仓库存不足，要求分公司在31日前清完。 所有分公司都有宽带上网，计算机可接入总部SAP系统，但速度有些慢。 财务业务 由于财务余额未在SAP系统中体现，目前在SAP中的作业不包含财务业务。 2月1日—3月14日发生业务的补单情况 中转仓出货业务 由于原始单据在分公司，且由分公司进行补单，31日前除广州外可以补全，至于广州分公司建议采取一定的组织措施； 总部出货业务 调拨业务：基本核对清楚，可以全部在28日前补单完毕； 发商家业务：由于物流和分公司提供的数据表在提货商家、产品型号、出货仓库、数量和日期上面有差异，数据的核对工作两非常大，一部分单据其数据的准确性和完整性存在一定问题，但确保收集到的数据在31日前录入SAP系统。 总结 从信息系统应用的一般过程来看，如果满足以下条件，系统推广应用就具备了良好的基础： 硬件网络稳定可靠 业务人员操作熟练 业务流程满足需要 基础数据准确 系统库存准确 交易数据完整 从目前科龙SAP系统的推广来看，上述条件除库存数据外，其他基本具备，或存在问题不很严重，多数可在应用中动态改变，在3月底对系统库存进行盘点调整，并将财务余额导入系统后，系统应该可以进入正式使用期。 4月份推行工作安排 为使SAP系统尽快启用，缩短SAP与K/3的并行时间，4月份显得非常关键，项目组计划通过4月份的并行运行，解决涉及到的关键问题，期望从5月份开始，SAP系统正式使用，K/3和5156系统中的相关处理可以停止。 库存盘点 总部库存，由于SAP系统中记录的库存不准，因此在交易数据完整后对库存进行盘点调整是必须的。考虑到进行实物盘点难度很大，而在5156系统中有关于成品总部库存的比较准确的信息，因此我们想从5156系统取出截止到4月1日零时的库存数据，依据该信息调整SAP系统中的库存数。 对5156提供的编码，我们与SAP编码进行了对照，基本可以核对上，只是要求安泰达在4月1日前将各种收货和出货业务全部做完。 客户信用 要求营销财务处在3月31日提供按产品+品牌的客户信用额度，供SAP系统导入所用。 客户余额 客户余额处理目前有两种方案， 即在SAP系统中导入2003年年底余额，再将1-3月的财务数据补入SAP系统，这样在SAP中保留了2004年完整的财务帐，但补单工作量大，且易造成数据不准； 或者在SAP系统中导入3月31日止所有客户的财务余额，但要求将SAP系统中录入的1-3月份的销售定单、采购定单等全部清帐完毕，保证SAP系统中3月底的往来帐余额为0，该工作难度很大，并且财务要到4月10日左右才能提供3月底的余额，会给系统操作带来很大麻烦。 因此，如果1-3月份业务单据比较完整补充入SAP系统后，我们建议采用导入年初余额的方法。涉及具体业务的处理另有文件详细说明。 K/3接口 目前K/3与SAP接口部分已开发完成并经过项目组内部测试，由于财务会计处忙于审计工作，与他们商定从3月29日开始进行财务部门的测试，计划从4月12日开始在分公司进行试点，从5月份开始正式使用，以减轻分公司的工作压力。 为使SAP系统能尽快上线，让更多的员工参与到系统的推广应用工作中来，建议从4月份开始，对营销人员的业绩考核从SAP中取数为依据。 1