Word 2003邮件合并功能在学生管理中的应用.pdfVIP

Word2003邮件合并功能在 学生管理中的应用 张艳丽 (辽宁工程技术大学 阜新 123009) 摘 要 本文通过Wrod2003中的邮件合并技术来制作家长通知书等信函，首先建立一个主文档 ，再建立一个数据源文件 ，然后利 用 “邮件合并”功能从数据源文件中提取相应的信息，合并到主文档的相关内容中，并同时生成一个新的文档。这个文档包括所有学 生的家长通知书，通过打印机打印全部学生的家长通知书，免去了繁琐的手工制作过程。 关键词 邮件合并 主文档数据源 中图分类号 TP391．12 文献标识码 B 文章编号 110823—5861 Word2003EmailMergenceinStudentsManagement ZhangYanli (LiaoningTechnicalUniversity Fuxin 123009) Abstract ThisarticlenarratedmakingparentnotificationsbyWord2003EmailMergence．Settingupamaindocument andadatasourcefile．ThenextractingcorrespondinginformationtothemaindocumentbyEmailMergence，andgenerate anewdocumentatthesametime．Thenewdocumentincludesalltheparentnotifications．Printingtheparentnotifications byprinterwhichisneedn’ttrivialmanualwork． Keywords EmailMergence Maindocument Datasource 一 、 引言 以查看、打印和保存的新文档的过程，这一过程常被称为合并。 什么是邮件合并?为什么要在 “合并”前加上 “邮件”一词 因此要实施一次合并必须要有一个包含不会改变的信息的文 呢? 档，这个文档常被称为主文档，另外还要包含在每个文档中都要 其实邮件合并这个名称最初是在批量处理 “邮件文档”时提 改变的信息文件，这个信息文件被称为数据源。邮件合并的方法 出的。具体地说就是在邮件文档的固定内容中，合并与发送信息 是：首先建立一个主文档 ，再建立一个数据源文件 ，一般是一 相关的一组通信资料，从而批量生成需要的邮件文档，因此大大 个表格文件 ，然后利用 “邮件合并”功能从数据源文件 中提取 提高工作的效率，邮件合并因此而得名。 相应 的信息，合并到主文档的相关内容中，并同时生成一个新 显然，邮件合并功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件 的文档 。 相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单、 三、创建主文档 邀请函、家长通知书等。 下面就以我院的 “家长通知书”的制作为例介绍 Wrod2003 在 日常的学生管理工作中，家长通知书邮寄工作是我院长 邮件合并功能。 期以来一直坚持开展的一项重要工作，是围绕学风建设的一项 主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分。建立主文档 重要举措。这项工作的开展，为学生家长和学校之间搭建了一座 的过程与新建一个 Word文档一样，在进行邮件合并之前主文 沟通的桥梁，可以使家长能及时的了解学生在校的学习情况 ，也 档只是一个普通的文档。创建如图 1所示的文档。文件名为主文 可以使学校更深入地了解家长对学生的要求及期望 ，以激励和 档一家长通知书．doc。内容如图所示。 督促学生更加勤奋努力。这项工作如果单纯靠手工来完成 ，会耗 四、创建数据源 费大量的人力 ，如果利用 Word2003的邮件合并功能来处理会 数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录 内 事半功倍。