浅谈办公自动化在企业管理中的应用.doc

浅谈办公自动化在企业管理中的应用 摘 要:OA系统是目前国内最为普及和成熟的应用系统之一,它是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。OA系统利用信息技术把办公过程电子化、数字化,以技术的手段提高办公效率,进而实现办公的自动化处理,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作。 关键字:OA;办公;管理;应用 当今世界,信息化潮流席卷全球。随着科技进步的加快、网络技术的快速发展,办公自动化技术也取得了突飞猛进的进步。办公自动化技术的飞速发展为社会信息化的发展提供了最重要的技术保证和技术支持,它是当前新技术革命中一 个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域,是信息化社会的产物。20世纪70年代中期,随着全球经济一体化的日益明显,办公自动化在一些国家尤其是发达国家中快速发展。办公自动化作为一门发展迅速的综合性学科,在全社会范围内已经受到各行各业的高度重视,推行办公自动化已成为各国政府、企事业单位提高竞争力的核心战略。 1 ?国内外发展现状 1.1 国外发展状况 OA于50年代在美国和日本首先兴起,最初只是具有电子数据处理功能的单机版管理软件。自80年代开始,OA受到世界各国及各办公机构的极度重视,迅速在全世界范围内发展起来,各个国家都投入大量资金用于OA的开发,许多著名的计算机硬软件公司也跻身于这一巨大市场。从各国的发展情况分析来看,美国的办公自动化在公司和企业中发展得比较早,并且水平也较高,取得了世界领先的技术水平。进入90年代后,随着网络技术、信息技术的出现,作为办公管理方式的一个变革,OA不仅已形成相当大的规模,而且从各个方面促进了计算机及信息产业的发展。各公司、企业不仅把OA视为提高效率、节约成本的手段,更是利用它来加强经营管理,作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件[1]。 20世纪90年代以后,国外的办公自动化的发展趋势为如下四个方向: 1. OA设备向着高性能、多功能、复合化和系统化发展; 2. OA系统无论在系统本身和系统设备方面,都向着数字化、智能化、无纸化和综合化发展; 3. OA系统不再满足于简单的文字处理,而是向着能够完成声音处理、图形处理、各种复杂的数据计算等多个领域发展。 4. 通信在OA系统中的地位将进一步增强,可以充分利用现代化通信技术,建立全球的网络体系,实现全球范围内的各种信息资源的传递和共享。 1.2 国内发展状况 我国的办公自动化技术起步较晚,20世纪70年代该项技术传入我国,80年代才真正地得到重视和发展[2]。最初的OA软件只是一种面向单机的辅助办公产品,大多是由企事业单位的内部计算机人员针对办公中某个特定的需求自行开发的。这些软件其实并非我们现在所使用的OA软件,不能实现信息的传递、交换和共享,所做的内容往往只是输入某些特定内容,再把这些内容按照一定格式打印出来,所以这些软件在真正意义上来说并不能说是OA软件[3]。 进入90年代中期后,随着网络技术、群件系统、数据库技术和各种面向对象开发工具等技术的广泛应用,同时由于国内经济的飞速发展引发市场的激烈竞争,这时,OA开始进入一个快速发展阶段。国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来,由于这些系统是根据用户的具体需求开发的,所以它功能比较完善,并能较好的满足用户的实际需要。但同时也暴露出一些缺点,例如开发周期长、投资大、重复建设多、软件开发完成后需要不断的维护等。导致这些问题的原因有很多种,如公司的开发队伍良荞不齐、缺乏开发OA产品的经验、用户对需求的不断变化等等[4]。 到了90年代末期,随着计算机网络建设的逐渐完善以及Internet/Intranet在国内的普及,整个社会中人与人的交流和联系方式发生了本质的变化,电子化的信息交流方式逐渐成为主流,人们对OA应用发展给予足够重视,因此OA的支撑技术迅速发展起来,办公环境也逐步改善。 2 企业管理与办公自动化 2.1 办公自动化在企业管理中的地位 办公自动化发展到今天,由原来简单的公文处理扩展到整个事业单位的信息交换平台,其功能实现了极大的飞跃。随着计算机技术不断发展和用户需要的不断增长,办公自动化、信息化程度进一步提高。可以概括的说,OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴,更集中关注企业日常办公的效率和可控性,是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。它突破了传统的工业时代“一站式”的单位办公模式,建立了适应网络时代的“一站式”、“一网式”、“一表式”新模式。办公自动化系统建设的一个突出特点是不仅仅重视信息的充分共享,同时更强调各方面之间的相互协作。 OA(Office Automation 办公自动化)是建立在计算机技术、通信技术、