中國科技大學總務手冊.DOCVIP

中國科技大學 總務手冊 中華民國  總務手冊 壹、總務處職掌 貳、文書組…………分機2161~2163 叁、事務組…………分機2167 肆、營繕組…………分機2169 伍、保管組…………分機2171~2172 陸、出納組…………分機2164~2166 柒、新竹總務組……分機1191~1193 捌、經典ＱＡ集………………… 玖、我們為您做了什麼…………… 拾、其他……………………… 壹、總務處職掌 一、總務長 （一）擬訂總務章則及執行各種會議有關總務之決議事項。 （二）督導考核本處各組工作。 （三）綜核本處文稿。 （四）校長交辦及其它有關總務事項。 二、副總務長 （一）新竹總務處中長程發展計畫及年度工作計畫督導。 （二）新竹分部營繕工程發包及施工相關作業督導。 （三）一般物品、事務設備採購估價作業督導。 （四）校園安全暨交通管制規定事項督導。 （五）校園清潔美化督導。 （六）校區車輛管制督導。 （七）校區水電、校舍、道路、門窗、課桌椅維修事宜督導。 （八）校長交辦及其它有關總務事項 三、文書組 （一）文書法規研擬。 （二）典守印信。 （三）檔案之分類、編碼、登錄、借調與保管維護。 （四）各級文書收發及稽催。 （五）郵資費之請領與核銷。 （六）信件收發。 （七）總機業務 （八）其它有關文書及總務長交辦事項。 四、事務組 （一）教育部獎補助款購置各項儀器設備項目報部申請與規劃與執行。 （二）校內零星採購及經費申請及一般公用物品與事務設備器材之採購工 作。 （三）協助廠商辦理退保固金之相關事宜。 （四）會議場所之佈置。 （五）門禁管制及校園汽車停車位分配管理事宜。 （六）產（財）務保險（火險、竊盜險、校園公共安全意外險）事項。 （七）工友之進退、訓練、管理及考核。 （八）教職員宿舍之住宿申請與財物管理。 （九）其它有關事務及總務長交辦事項。 五、營繕組 （一）工程之委託設計、招標、監工、變更及驗收 （二）房舍、消防、水電與空調系統管理 （三）各項營繕工程之規劃、審核、招標、訂約、施工、監工及驗收。 （四）其它有關營繕及總務長交辦事項。 六、保管組 （一）財產登錄建檔與系統管理。 （二）財產標籤製作及處理。 （三）財產移轉作業。 （四）財產報廢作業。 （五）報廢財產之清運處理與再利用。 （六）財產盤點與檢查作業。 （七）整體發展資本門經費購置儀器設備拍照。 （八）全校儀器設備保險作業。 （九）文具用品之申購、發放及保管統計作業。 （十）贈送貴賓紀念品之申購、發放及保管統計作業。 （十一）其它有關財物保管及總務長交辦事項。 七、出納組 （一）學雜費銀行入帳金額登帳作業。 （二）就學貸款抵繳、收費、彙總結帳作業。 （三）延修生學雜費對帳及彙總業務。 （四）加選生收費作業。 （五）暑修生收費作業。 （六）學生住宿費對帳及彙總結帳。 （七）學生付款作業。 （八）教職員工付款作業。 （九）廠商付款作業。 （十）銀行及郵局轉帳匯款作業。 （十一）應付票據及取款條明細帳之登錄及支票、取款條之開立。 （十二）規劃短期資金調度作業。 （十三）有價證券續存、解約作業。 （十四）會計系統各項收入、支出資料登錄。 （十五）出納各項日、月報表之編製、列印、保管、排序及歸檔作業。 （十六）各單位借款案核銷之處理及借據之保管。 （十七）印鑑變更作業。 （十八）傳票之整理、傳送、排序、歸檔及查帳作業。 （十九）出納組公文之收發。 （二十）出納組網頁管理及公告。 （二十一）出納組財產保管及盤點。 （二十二）發放聯招監試工作費用。 （二十三）修訂出納組中長程計畫及法規。 （二十四）其它有關出納及總務長交辦事項大樓清潔教職員生汽機車管理。其它有關及總務長、交辦事項依政府相關法規適時修訂相關總務管理法規、文書組校內所有公文與表單亦一併採橫式化書寫。依本校分層負責，業務承辦單位依權責處理，以簡化公文處理流程，提升行政效率。「」本均依教育部規定公文電子交換收發文作業傳遞公文，除受文單位無法電子交換或公文附件需採用紙本寄送外，均採取電子方式發送所有函件加速公文往返的速度提升行政效率並節省郵資。依年度存放於檔案室，重要性公文永久保存，超過保存年限之公文，列印清冊並陳核後銷毀。 四、郵務管理 （一）依據「中國科技大學公務函件郵寄辦法」辦理。 （二）公務郵件 1.每日下午4時送至郵局。 2.自行寄送之郵件，應預先告知文書組備查，事後再憑証請領郵資。 3.一般性公務用郵資由文書組統一編列預算，編有經費預算之專案計畫或活動應以專案經費自付郵資。 （三）學生掛號、包裹郵件欲領取同學請攜帶學生證親至總務處文書組領取，若無法於日間上班時間領取者，郵件送轉發。（凡住校同學大件掛號包裹請註明學生姓名、系別年級、○○學生宿舍○○室）。如不克前來領取，可委託同學代領（請攜帶雙方學生證、