办公自动化研究与应用毕业论文.docVIP

你的办公，自动化了吗 通识课程部 杨爱华 摘要：随着社会形势的瞬息万变和社会信息量的迅猛增加，“办公自动化”这一概念应运而生，办公自动化的广泛使用，大大的减少人力、物力等资源的消耗，提高办公效率。本文主要介绍了办公自动化软件中办公系列软件的典型代表word的部分技巧，这些技巧的灵活应用对我们的工作有很大的帮助，大大提高办公效率。 关键字：办公 自动化 查找 替换 保护文档 办公自动化，全称Office Automation，简称OA近年随着计算机科学发展而提出来的新概念传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务都属于办公自动化的领域。Word的查找替换功能不仅可以查找文档中的某一指定的文本，而且还可以查找特殊符号（如段落标记、空格等），你可以通过这一功能来删除文章中多余的空格、空段；其次我们还可以通过通配符（?、*）的使用来快速的修改文本的格式。我们甚至还可以实现文字与图片、图形、表格等特殊内容的替换。 查找与替换特殊字符 我们在写资料或报告时经常要参考网上下载的资料，但下载下来的资料格式很不规范，有许多多余的空格、空段，那么如何把它们快速的删除呢？下面我介绍一个快速删除空格、空段的步骤： 删除多余空格 执行[编辑]→[替换]命令，打开[查找与替换]对话框并切换到[替换]选项卡→将光标定位在[查找内容]文本框之后，键盘上敲一个空格，完成设置后单击[全部替换]按钮就可以把文章中所有的空格删除掉。 删除多余的空白段落 我们知道文章中每一段结尾处都有一个段落结束标记，要删除多余的空白段落，人们通常是一个一个把段落结束标记删除掉，这样操作的话很麻烦，而且浪费时间。 其实只要我们执行[编辑]→[替换]命令，打开[查找与替换]对话框并切换到[替换]选项卡→将光标定位在[查找内容]文本框之后，单击[高级] →[特殊字符]，从弹出的列表中选择两次“段落标记”；在[替换为]文本框之后，单击[高级] →[特殊字符]，从弹出的列表中选择一次“段落标记”。完成设置后单击[全部替换]按钮，就可以把文中多余的空白段落删除。 使用通配符进行模糊替换 如果要将文章中引号内的文本全部设置为红色，由于引号内的文本内容是不一样的，这时我们可以输入通配符*来进行模糊替换，操作步骤如下： 执行[编辑]→[替换]命令，打开[查找与替换]对话框中的[替换]选项卡，单击[高级]，选中[使用通配符]复选框，在[查找内容]文本框中输入“*”，将光标定位在[替换为]文本框中，单击[格式]，在弹出的列表中选择字体，在[替换字体]对话框中将字体设置为红色，单击[确定]，最后单击[全部替换] 即可将引号中的文字全部设置为红色。 Word的查找与替换功能是非常强大的，除了上面介绍的一些小技巧，我们还可以通过剪贴板、特殊字符来轻松的实现文字与图片、图形或表格等特殊内容的替换。 巧用word“保护文档”功能实现文档的保密性 Word文档可以设置密码，防止未经授权的人打开或进行修改。工具选项“安全性”选项卡，里面有打开文件时的密码和修改文件时的密码两项。在打开文件时的密码里输入密码，点击确定，Word会再让你输入一次密码，以便加深记忆，防止将密码忘却了。保存文档退出后，以后打开的时候必须输入正确的密码才能够打开。在修改文件时的密码里输入密码，点击确定，同样Word会再让你输入一次密码，保存文档退出后，如果不输入修改文档的密码，文档只能以只读形式打开。此时如果你修改了文档，将不能够将修改的结果保存下来，但是却能够换个其它文件名进行另存为。Word加密方式，就是保护文档 Word还有另一个加密方式，就是保护文档，在安全性选项卡里点击保护文档或者操作菜单工具保护文档，word的右侧会出现一个保护文档任务窗格。其中有两个设置项，一个是格式设置限制，另一个是编辑限制。用得多的是编辑限制，选仅允许在文档中进行此类编辑，下拉列表里有修订、批注、填写窗体、未作任何更改（只读）等四个选项。如果选了填写窗体，连光标都不能放在被保护的文档中间，自然就无法修改、复制文档的内容了。如果选了未作任何更改（只读），被保护的文档将不能被修改，但文档的内容可以被复制。在设置了编辑限制保护的文档里还可以选择部分内容作为例外项允许被复制和修改。设置好后点击是，启动强制保护，输入两次密码就实现了对文档的保护。Word文档保护采用密码破解工具软件进行破解，常用的有Advanced Office Password Recovery、Advanced Office Password Breaker、Office Password Remover等。其中最值得推荐的是Office Password Remover，这款软件需要连接在因特网上使用，它的最大优点是破解速度非常快，不管是多么复杂的word文档密码，几秒钟就被破解