集团档案管理办法（草案）.docVIP

集团档案管理办法（草案） 文/常超 第一章 总则 第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为集团经营服务，依据有关规定，制订本办法。 第二条 本办法所称的档案，是指过去和现在的集团各级组织及个人从事行政、人力资源、财务、运营、技术等活动直接形成的对集团有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 档案工作是指对历史材料的收集、整理、归档、保存等一系列相互关联、衔接有序的活动。 第四条 集团各级组织和个人都有保护档案的义务，严格执行集团有关规定。 第五条 集团各级组织负责人应当加强对档案工作的领导，重视档案工作的建设。 第六条 档案工作实行统一领导、分级管理原则，维护档案完整与安全，便于集团各级组织的利用。 第二章 档案机构及其职责 第七条 集团总裁办公室是集团档案工作的主管组织，对集团档案及档案工作统筹管理，指导和监督集团公司其他职能部门和集团企业的档案工作。 集团企业总经理办公室主管本企业的档案工作，并对本企业其他部门的档案工作实行监督和指导。 第八条 集团各级组织应指定专（兼）职档案管理人员，负责本组织的档案管理工作。 第九条 档案管理人员负责所在组织的档案收集、整理、归档、保管工作，并按要求向集团总裁办公室移交永久档案。 第三章 归档范围 第十条 集团公司、集团企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的材料应列入归档范围。 主要包括但不限于各类文件；经营、管理、技术信息： （一）公文 （二）事务文书 规划、计划、方案；规章制度、程序规范、技术方法；工作总结；大事记；发言稿；函件； （三）经济文书 合同；协议；委托书；标书； （四）经营信息 会计凭证；财务资料；资产资料；审计材料；统计表单；运营情报； （五）管理信息 劳动人事资料；薪酬福利资料；教育培训资料；文化活动资料；管理资料；服务及质量记录； （六）技术信息 工程资料；设备资料；维修资料。 第十一条 归档材料包括但不限于纸质、数码存储、照片、实物载体形式。 第四章 归档分类 第十二条 档案分类一般依据职能组织、归档范围、业务项目等因素按“组织”、“一类”、“二类”等分类。即先以组织区分后，依归档范围区分大类，再依类别区分小类。 第十三条 档案分类应切合实用，因分类不够应用时，可在二类后增设第三类；如案卷不多，可仅使用一类。 第十四条 依据国家关于企业档案管理分类方法及实际情况，集团主要分为行政、人力资源、财务、运营、技术等五个一级类目、三十个二级类目。 第五章 保存期限 第十五条 各类档案的保存期限根据其重要性、秘密等级综合确定，其中除国家或集团有关政策规定外的，依本办法确定。一般分为永久保存（简写“永”）、长期保存（十年以上，简写“长”）、短期保存（五年以上，简写“短”）、一般保存（两年以上）。 （一）永久保存档案 公司章程；股东名册、组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录；财务报表；政府核准文件；不动产所有权及其他债权凭证；工程设计图；大事记；其他核定须永久保存的材料。 （二）长期保存档案 预决算书；会计凭证；规划书、年度计划及业务计划书（包括方案）；服务及质量记录；其他核定须长期保存的材料。 （三）短期保存档案 管理政策；劳动人事资料；薪酬福利资料、教育培训资料；他核定须短期保存的材料。 （四）一般保存档案 一般结案文书；一般统计表单；文化活动资料；设备手册（依使用期限）；维修记录；无长期保存必要的材料。 第六章 档案的收集 第十六条 各级组织可依据归档分类及本组织的业务项目提前编制案卷类目（立卷），以便档案收集。 第十七条 对处理完毕或收到（批存）的材料，应及时存入预立案卷，或相应材料的文件夹（盒）内；对于未处理完毕的技术类资料并存专项案卷。 第十八条 收集的材料应当齐全、有效（如审批手续）。 第十九条 档案收集（含接收）必须是原版、原件或副本；特殊情况下，可接收复印件（须说明原件存放处，或加注发文单位印章），复印件内容应当与原件无异。 第二十条 凡原件不利于长久保存的（如材料为铅笔、圆珠笔、复写纸、热感纸等），应当影印副本。 第二十一条 各类材料一般归档一式一份，利用频繁或重要材料应增加归档份数。 第七章 档案的整理 第二十二条 档案整理即立卷，包括分类、组卷（归卷）、排列、编号、装订和编目。 （一）分类 归档材料按归档范围及归档分类进行分类整理；材料如有破损、皱褶、不齐等情形，应先修整。 （二）归卷 归档材料按卷、件、页，逐一归卷，以确保归档材料种数、份数，以及每份材料页数齐全完整，符合规律、规范。 一般每份文件为一件；正文与附件为一件；文件正本与批件为