初始数据导入和数据清空的区别.docVIP

速达软件问题集7—初始数据导入和数据清空的区别 针对会计实务中的年底扎帐，速达进销存系列软件提供了两种方式来实现：初始数据导入和数据清空。这两种方式都是在保留原有帐套数据的前提下，生成一个新的帐套；但是具体的操作方法和原理又有所不同。下面将分别进行说明。（以下所有操作都是以3000系列7.32版本为例的，旧版本软件原理相同，操作可能会略有不同） 一、初始数据导入： 原理： 将旧帐套的基础资料和期末余额转入一个新的帐套作为新帐套基础资料和期初余额，新 帐套处于初始化状态；旧帐套依然保存供查看，以后的操作在新帐套中进行。 适用范围： 旧版本软件升级； 一些变动比较大的软件数据升级，由于数据库变化太大，无法将所有数据全部升级上来 往往需要利用本功能，将低版本的基础资料和期末余额升级上来；（具体哪些版本升级需要用此功能可参看“速达软件问题集4——有关速达软件系列升级问题”） 扎帐处理； 随着软件使用时间加长，用户会发现帐套文件越来越大，软件的运行速度越来越慢，为 了提高软件的运行速度或者出于其他管理的需要，可以利用本功能来处理； 操作方法： a、打开“文件”菜单下“帐套维护”； b、点击“其他维护”下面的“初始数据导入”； c、点击“是”；出现下面的主界面： 如果是导入SQL版本的数据，可以先点击“SQL Server帐套”，然后点击旁边的“” 下拉键头，选择原始的帐套； 如果是导入InterBase版本的数据，可以先点击“InterBase数据文件”，然后点击旁边的“”按钮，选择目录，找到原帐套的数据文件打开； 将导入后帐套信息填制完整； 注意： 1、帐套启用日期必须在原帐套会计期间相同或比原帐套会计期间大； 2、帐套启用日期最好选择每月的1号； 点击“确定”，软件自动进行初始数据导入； 注意： 进销存和财务必须同步结帐，且在新的会计期间必须没有制作任何进销存单据和会计凭证； 初始数据导入时引入的文件是帐套文件，不是帐套备份文件； 该操作并非只能在年底操作，只要符合a就可以操作； 初始数据导入之后生成的帐套是在未启用的状态，用户可对某些资料、余额进行编辑、删除； 二、数据清空： 原理： 按照用户指定的新帐套的启用年度，将旧账套中该年度之前的业务单据和凭证删除，生 成新的帐套，新帐套已经启用，旧账套的年末余额作为新帐套的年初余额，旧账套在指定年度之后的业务单据、凭证依然保存在新帐套中。 适用范围： 帐套已经跨年度结了帐，且在新年度已经制作过业务单据或凭证，此时如果想扎帐，且 想新帐套在新年度的1月份开账，此时可用此功能；； 操作方法： 打开“文件”菜单下“帐套维护”； 首先点击需要进行数据清空的帐套，点击“其他维护”下面的“数据清空”；出现以 下提示： 点击“是”；出现数据清空界面： 选择新帐套的“启用年度”，填入“新帐套名称”；点击“确定”，软件自动进行数据 清空； 注意： 数据清空只能按照年度来操作，新帐套的启用日期只能是某年的1月1日； 数据清空数据清空后的帐套处于已经启用的状态，某些资料、余额是无法修改的； 附录：初始数据导入和数据清空区别一览 初始数据导入后生成的新帐套无任何单据、凭证，帐套处于未启用状态，可对基础资料和期末余额进行编辑、删除； 数据清空生成的新帐套处于启用状态，所选启用年度之后的单据依然保存，基础资料和某些期初余额无法修改； 初始数据导入没有限制一定要在年底操作，只要当前会计期间无任何进销存业务单据、凭证，新帐套启用日期大于等于本会计期间即可操作； 数据清空也没有限制一定在年底操作，但是最少一定要跨越一个会计年度才可以，也就是说至少一次结帐结过12月份； 初始数据导入后生成的新帐套的运行速度有明显提高； 数据清空的效果就没有初始数据导入明显； 建议： 如果没有特殊要求的话，建议使用初始数据导入，因为初始数据导入后生成的帐套在在初始化状态，没有任何业务单据、凭证，所以相对于旧账套，速度上有明显的提高；且可以将不需用的资料删除，比较方便； 速达软件客户服务部 第 6 页 共 6 页 点击“其他维护”，选择“初始数据导入” 点击“是” 此处有该功能的详细说明，最好仔细看清楚 根据原帐套数据库后台的不同，选择不同的选项 选择原帐套的帐套文件，打开 将“导入后帐套信息”填制完整，然后点击“确定”即可 此处显示的是你选择的帐套，请确认没有选错 此处有相关的说明，请注意看一下 此处设置新帐套的启用日期