2015年众城集团档案室组织机构图、岗位职责.docVIP

部 门 职 能 表 部门名称：档案室 部门职能： 1. 负责贯彻执行国家和公司上级机关有关档案法律、法规； 2. 负责实施档案工作目标管理,不断提高管理水平, 掌握档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计、利用等业务工作情况。 3. 负责全公司各部门档案的接收、整理、装订、登记、分类、编号、上架、入库保管、鉴定、销毁、统计、借阅等各项工作。 4. 负责档案的安全保密工作，严防档案失密、泄密和其他安全事故的发生。 5．严格遵守国家、省、市、局及本公司的保密规定、制度，不得擅自复制、提供、抄录各类档案材料，不得在各种场所随意涉及档案内容，不得擅自涂改、伪造、出卖或赠送所保管的档案资料，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄漏档案的机密内容。 6．建立系统的档案借阅制度，切实有效地办理档案的出借、阅览和组织利用。 7. 积极创造条件，做到电子建档和调阅，负责档案的数字化、信息化、网络化建设与管理工作，努力做好档案的利用服务工作。 档 案 室 组 织 机 构 图 职 务 描 述 表 岗位名称：档案室管理员 直接上级 ：办公室主任 直接下级：无 目标责任： 严格执行公司档案管理制度，为实现规范化管理提供保证。 岗位职责： 严格执行公司的档案室各项管理制度及规定，在办公室主任直接领导下，开展工作； 负责起草和完善公司的档案管理制度； 负责建立和完善公司档案室管理工作； 负责完善公司的保密工作； 负责对公司下属各单位、部门档案管理业务的沟通与指导； 完成领导交办的其他工作。 职责权限： 有权对所属单位和部门在档案管理中存在的问题予以纠正； 有权拒绝不符合规定的档案查阅。 兼职工作： 职 务 描 述 表 岗位名称：档案室档案员 直接上级 ：办公室主任 直接下级：无 目标责任： 严格执行公司档案管理制度，为实现规范化管理提供保证。 岗位职责： 1． 严格执行公司的档案室各项管理制度及规定，配合档案室管理员开展工作； 2．负责起草和完善公司的档案管理制度； 3．负责建立和完善公司档案室； 4．负责完善公司的保密工作； 5．负责对公司下属单位的档案管理业务进行指导； 6.领导交办的其他工作。 职责权限： 有权对所属单位和部门在档案管理中存在的问题予以纠正； 有权拒绝不符合规定的档案查阅。 兼职工作： 档 案 管 理 制 度一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 二、 归档范围 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。 四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 五、 资料的收集与整理 1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。 3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。 5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。 六、 资料的分类与归档 1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。 2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。 七、 档案的借阅 1. 总经理、副总经理、总监、办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。 2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。 3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。 4. 档案借阅者必须做到： 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 八、 档案的销毁 1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。 3. 凡属于密级的档案资料必须