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电子公文效率统计功能设计研究 中国五矿办公厅 随着网络办公平台的迅速普及，电子公文系统取代纸质公文人工流转已成为一大趋势。然而不论信息技术多么先进，电子公文处理的每一环节均需要人的参与，如果不作统计督查，积压、滞办现象仍然很难避免，从而大大影响公文电子化带来的效率提升。当前市场上流行的商业网络办公平台对电子公文办理流程关注颇多，而对电子公文办理效率统计分析功能却鲜有研究，本文结合公司近年来电子公文系统运营实践，对如何在电子公文系统中实现公文效率的统计功能进行探讨，以完善现有的网络办公平台。 一、衡量标准的选择 从管理角度来讲，公司的公文处理效率很大程度上取决于各个内设部门的办理效率，部门的办理效率又可以从两个方面分析：一是按领导批示承办公文的效率，二是对其他部门来文出具会签意见的效率。本文以会签效率为例对公文效率的统计分析功能进行讨论。 会签效率指标具有以下三个特点： （一）具有代表性。在处理公文的工作实践中，我们发现会签效率直接关系到公文流传的整体效率。我们对公司电子公文管理系统2008年处理的全部2040份公文进行了统计，在以主办单位签报为起点、以办公厅签退为终点的整个公文流转时间中，会签时间平均占到了63%。会签效率是影响并集中反映公文效率的一项重要因素。 （二）可量化。我们将会签效率量化为平均会签时间、效率指数、同文效率指数、逾期率等指标（下文中将详细介绍），以数字的形式呈现出来，一目了然，有利于横向（不同的办文单位）和纵向（不同的时间段）的比较。 （三）可将责任落实到办文单位。用来衡量会签效率的指标可以针对不同的办文单位，表现某一特定单位办理公文的效率。借助这些指标，我们能够就公文效率对各办文单位进行评比和考核。通过横向数据的比较，将责任落实到具体的办文单位，找到提高办文效率的薄弱环节，准确把握工作的着力点。 二、指标的设定 会签效率表现为会签速度的快慢，因此，其最直接的量化指标就是会签时间，即某部门会签一份公文消耗的时间。此外，为了便于横向比较，我们也设定了一些由会签时间衍生出来的其他指标。 （一）平均会签时间 平均会签时间是某一时间段内某办文单位会签所有公文的平均时间，用以衡量特定时间段内特定单位的办文效率。在系统中设定某办文单位的平均会签时间为该单位会签公文所用全部时间与其会签公文总数的比值。可以表示为： 其中，ATi是i单位的平均会签时间，tj是其办理第j份公文所用的时间，mi是其会签公文的总数。平均会签时间越短，表示办文效率越高。 （二）效率指数 效率指数是为了便于在各办文单位之间进行横向比较，以平均会签时间为基础设计出的一项指标。我们将它设为在某一时间段内全公司所有公文平均会签时间与某单位平均会签时间的比值。可以表示为： 其中，Ei是i单位的效率指数，AT全是全公司所有公文的平均会签时间，ATi是i单位的平均会签时间。 当某单位的效率指数大于1时，该单位的平均会签时间小于全公司所有公文平均会签时间，会签效率高于全公司的平均水平；当它小于1时，该单位的平均会签时间大于全公司所有公文平均会签时间，会签效率低于全公司的平均水平；当它等于1时，该单位的平均会签时间与全公司所有公文平均会签时间相等，会签效率与全公司的平均水平持平。也就是说，效率指数越高，说明该单位的公文会签效率越高。 应当注意的是，此处的全公司平均会签时间AT全是全公司所有公文在一个办文单位完成一次会签所用的平均时间，并非各办文单位平均会签时间的算术平均数，而应进行加权。各单位会签公文的数量并不相同，会签公文多的单位对全公司会签效率有更大的影响力。因此，全公司平均会签时间可以表示为： 其中，T全是全公司会签所有公文所用的时间，mi是第i个单位会签公文的总数，共有n个单位。 （三）同文效率指数 公文内容各不相同，所需的办理时间也自然存在差异。因此，平均会签时间和效率指数虽然是衡量办文效率最简捷的指标，但却没有考虑到公文内容的差异对于会签时间的客观影响。例如，一项重大投资项目的请示所需的会签时间自然要比一项预算内小额固定资产购置的请示所需的要多。 考虑到公文内容的差异，我们设定一项排除了其对会签时间影响的指标——同文效率指数。它旨在更为准确地表现不同办文单位会签同一件公文时的效率差异。某单位会签某文的同文效率指数是会签该文的所有单位平均会签时间与该单位会签时间的比值，可以表示为： 其中，Eij同是i单位在会签j文时的同文效率指数，ATj同是会签j文的所有单位的平均会签时间，nj是会签j文的单位数量，tij是i单位会签j文所用时间。 例如，某公司企划部、财务部、投资部三个部门会签同一份公文，会签时间分别为a、b、c天，三部门的同文效率指数就分别为： 与上文中的效率指数类似，当同文效率指数大于1时，该单位的会签效率高