使用“邮件合并”功能轻松打印成绩单.pdfVIP

一 ． ～ — 使用 “邮件合并 功 能轻松打 印成 绩单 刘 静 (渭南师范学院 计算机科学系，陕西 渭南 714000) 摘 要 ：利用WordXP软件 中的 “邮件合并 ”功能打 印学 理 的学生成绩数据 。单击 “浏览 ”，选择前面建立 的 “成绩表． 生的成绩单既准确又快捷 本文详细介绍WordXP中 “邮件合 xls”文件。选择数据所在的表 ，单击 “确定”按钮 。 并”功能在成绩单打印中的应用及几点使用技巧。 4．将光标移至主文档 中需要填人 “学号”的表格单元 中选 关键词 ：“邮件合并”功能 WordXP 成绩单 打印 择 “其他项 目”，在弹出的 “插入合并域 ”对话框 中选择 “学号” 选项 。 在实际工作巾，我们经常会遇到这样 的情况：需要处理的 5．重复上述操作 ，将 “姓名、英语、高数 ”等 “域 ”插入到相 文件主要 内容基本相同，只是具体数据有变化 比如学生的成 应的表格单元 中． 绩报告单、录取通知书、获奖证 {5等 ，如果是一份一份编辑打 6．所有 的 “域 ”插入完成后 ，即可 出现下图所示效果 (如 印，虽然每份文件只需修改个别数据 ．fH比较麻烦 当然也可 陶2)： 以留出空来 ，打印完成后再用于T填写 ，那样就更是 费时费力 …… 学校学生成绩通知单 了。有没有什么办法来减少重复 『作 ．提高效率呢?答案是肯 《姓一名》同学，你在20O8—2009学年第一学期的期末考 定的，使用Word的 “邮件合并”功能就能快速地完成这项T作。 试成绩如下 “邮件合并”功能并不是一定要发邮件 ．它的意思是先建 I学号 姓名 英语 高数 计算机 体育 总分 立两个文档：一个包括所有文件共有 内容 的主文档和一个包 括变化信息 的数据源 ．然后使用 “邮件合并”功能存主文档 中 l《学一号》 《姓一名》 《英一语》 《高一数》k计算机》I《体一育》 《总一分》 插入变化 的信息。合成后的文件保存为Word文档 ，可『以打印出 来，当然也可以以邮件的形式发送出去，下面我们就以打印某 如有不及格 的科 目，请认真准备补考，补考时间定于下学 校学生的期末考试成绩单为例 ，看一下WordXPql-邮‘件合并” 期开学后 的第一 、二周举行 功能是如何使用的 图2 一 、 制作数据源 7．打开 “_[具 ”菜单 ，在 “选择信函与邮件”的 “显示邮件合 用作邮件合并的数据源 ．_『以是多种格式的文档 ，刷 事 并：[具栏”中单击 “查看合并数据”按钮 ，可以预览当前记录的 本 、Word、Excel、Access等都可 以制作 ．．鉴于Excel强大 的数据 数据 。但是此时看到的只是第一位学生的成绩 。 处理功能 ，加之操作起来简单方便 ， 此 ，我们通常使用Excel 8．在 “显示邮件合并T具栏”巾的 “合并到新文档”中选择 来制作数据源 要合并的范嗣，单击确定就可 以在合并的新文档 中看到所有 1．启动Excel2000X／P，选中A1：I1单元格 ，依次输入 “学号、 学生的成绩单了。但此时，在Word中的每一页上只能显示一位 姓名、英语、高数、计算机 、体育 、总分、通讯