职务说明书形成及其应用.pptVIP

武汉大学商学院 职务说明书的形成及其应用 内容简介 职务说明书形成的一般程序 职务说明书的结构和内容 职务说明书的作用 职务说明书的使用 回顾与小结 职务说明书形成的一般程序 第一步：初步了解信息 第二步：进行面谈 第三步：合并工作信息 第四步：撰写职务说明书 第五步：核实工作描述，反馈 第六步：修改并形成职务说明书 第一步：初步了解信息主题 检查现有文件，形成工作的总体概念：工作的使命、主要任务和作用、工作流程 编写调查问卷，收集职务基本信息； 收集工作日志，对职务基本信息进行完善 为数据收集过程中涉及到的还不清楚的主要项目作一个注释 第二步：进行面谈 准备一个初步的任务清单，作为面谈的框架 最好首先选择一个主管或有经验的员工进行面谈，因为他们了解工作的整体情况以及各项任务是如何配合起来的 确保所选择的面谈对象具有代表性 抓紧时间，按照访谈提纲进行，不要偏离提纲 第三步：合并工作信息 工作信息的合并是把一下各种信息合并为一个综合的工作描述：主管、工作者、现场观察者、相关工作的书面材料 在合并阶段，工作分析人员应该可以随时获得补充材料 监察最初的任务或问题清单，确保每一项都已经被回答或确认 第四步：撰写职务说明书（一） 画出公司的组织结构图（至少是管理部门的） 设计职务说明书模板，确定职务说明书内应该包括的要素 形成职务说明书样本，横向样本反映职能部门之间的相互联系和权责划分，纵向样本反映上下级之间的关系、部门内部的监督领导关系和部门内部事务的运作流程 第四步：撰写职务说明书（二） 完成对所有典型岗位的职务描述 注意事项： 在撰写时，考虑工作的相似性、工作的相关度、工作内容的丰富性、工作的安全性等方面，对不太合理的任务进行归并 注意措辞的规范和统一：负责、承办等的区别 对照职务说明书来具体说明 第五步：核实工作描述，反馈 核实阶段应该以小组或者部门为单位进行。 把职务说明书分发给公司领导、部门主管和工作的承担者。 上述人员根据实际情况将工作的占用时间注明在旁边（如100％）。 查看工作内容描述与平时实际工作是否一致，完成后交给工作分析人员。 工作分析人员要逐字逐句地检查整个工作描述，并在遗漏和含糊的地方作出标记。 第六步：修改并形成职务说明书 将所有职务说明书修改完毕后，统一编号、备份、归档、分发。 注意： 职务说明书的制作是在公司进行组织变革的中期开始的，在组织变革后、或者说是在定岗定员后，职务说明书的编写才算完成。 职务说明书完成后组织进入一个相对稳定的发展期 职务说明书的结构和内容 工作描述与工作规范 工作描述的要素：职务概况（编码、名称、组织结构、部门等），工作目标（与考核内容密切相关），工作职责（列举具体工作内容），工作困难和挑战。 工作规范的要素：职权范围（监督权、任免奖惩权、财务权、沟通关系、要利用的制度和资料）， 工作条件环境（房间布局、常用的设备或工具、工作时间、出差状况等），资格要求（生理、心理、学历、知识、技能、经验等） 职务说明书的作用 招聘和选择员工：人力资源规划、识别内部劳动力、提供公平就业机会和真实工作概览 发展和评价员工：工作培训和技能发展，新进员工角色定位，职业生涯规划甚至业绩考核 薪酬政策：岗位工资标准，公平报酬 工作和组织设计：明确权责和工作关系，以及工作流程。 职务说明书的使用（一） （1） 根据职位空缺的情况，制定人力资源需求计划； （2） 招聘时，对照工作规范部分，考虑应聘者基本条件，设计面试问题，满足条件者录用 （3） 给所有员工包括新进员工，一份和其工作内容相关的职务说明书，使其能够清楚自己的任务、职责、目标和努力方向。 职务说明书的使用（二） （4） 对照岗位要求和员工素质，制定相应的培训计划，帮助员工提高在该岗位上的工作绩效。 （5） 依据岗位描述的内容和程度，进行工作评价，确定基本的岗位工资，确保薪酬的公平性。 （6） 在进行工作再设计的时候，可以根据已有的职务说明书进行分析，结合工作流程可以实行企业的流程再造，同时便于迅速的形成新的职务说明书。 回顾与小结 收集工作分析资料的人员选择 工作分析专家、主管、任职者的各自优缺点。 定性的工作分析方法及其优缺点 工作实践法、直接观察法、面谈法、问卷法、典型事件法、工作日志法 职务说明书的形成流程 相关信息： 其他信息 其他培训 列出书籍、文章、电子文档资源 顾问服务、其他资源