文书工作与档案管理07010.ppt

21世纪高职高专精品教材?秘书专业文书工作与档案管理 徐彦 戈秀萍 何柳 主编 东北财经大学出版社 第1章 总论 1.1 文书与档案 1.1.1文书 １）文书的概念 文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 2）文书的作用 （1）领导指导作用。 （2）行为规范作用。 （3）公务联系和知照的作用。 （4）凭据记载作用。 1.1.2档案 1）档案的概念 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。概括地说，档案是原始的历史记录。 2）档案的特性 （1）来源的广泛性。 （2）形成的条件性。 其一，处理完毕的文件才能作为档案。 其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。 （3）记录方式和载体形式的多样性。 （4）原始的记录性。 3）档案的类别 （1）文书档案 （2）科技档案 （3）专门档案 4）档案的作用 （1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用。 （2）历史凭据作用。 （3）科学研究的基础和条件作用。 1.1.3文书与档案的联系与区别 1）文书与档案的联系 （1）两者记录和反映人们社会实践活 （3）两者互为因果。 2）文书与档案的区别 （1）两者的性质和形式不同。 （2）两者的目的和作用不同。 （3）两者存在和发挥效用的时间不同。 1.2文书工作与档案管理 1.2.1文书工作 1）文书工作的含义 文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。 2）文书工作的任务和内容 文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整而妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。 文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理和公文的管理。 3）文书工作的基本原则和要求 根据上述精神，文书工作的基本原则应该是：坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。 文书工作的具体要求是：准确，及时，安全，保密。要做到严肃认真，一丝不苟，及时迅速，注重时效，不搞公文旅行，严格执行保密制度，防止失密、泄密。 1.2.2档案管理工作 1）档案管理工作的含义与特点 档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。就其本质来说，具有以下四个特点： （1）管理性。 （2）服务性。 （3）机要性。 2）档案管理工作的任务和内容 （1）档案管理工作的基本任务是：坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度；科学地管理档案，大力开发档案信息资源；逐步实现档案管理的现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。 （2）档案管理工作的基本内容包括：档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计八项工作，这些工作主要是在档案室和档案馆进行的。档案管理工作的八项内容可以从理论上划分为两个基本方面，即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。 3）档案管理工作的基本原则和要求 （1）档案管理工作的基本原则：《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）的表述是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。” （2）档案管理工作的具体要求：完整，安全，有效。完整，即档案的收集要做到齐全完整，没有疏漏。安全，主要是保证档案的物质安全和政治安全，防止自然和人为的损坏，不丢失，不泄密。有效，即能够有效地提供利用，充分发挥档案的作用。 【小思考1—2】 1.3文书工作与档案管理的组织机构 1.3.1文书工作的组织机构 1）文书工作的机构 文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人；最高管理机构是中央办公厅、国务院办公厅，分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作，各级党政机关办公厅（室）设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。文书工作担负的不是机关的某一项专业职能，而是综合职能，因此，文书部门是机关综合机构即秘书部门的一个组成部分。 2）文书工作的组织形式 文书工作的组织形式是指文书工作机构的设置和文书工作各个环节分工所采取的形式，主要有两种形式。 （1）集中形式 （2）分散形式 1