会计电算化教学课件第2章.ppt

第一节 系统管理的总体设计 第一节 系统管理的总体设计 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第三节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第四节 基础数据管理 第五节 系统数据管理 第五节 系统数据管理 第五节 系统数据管理 第五节 系统数据管理 系统开始投入运行一般应选择在年初，即使当前核算期不是年初建议也从年初开始，首先录入上年年末余额数据（即核算年度当年年初余额数据）；然后对一月份数据进行处理，并进行一月份的记账、结账；再对二月份数据进行处理，并进行二月份的记账、结账，依此类推直到当前月份为止。 第五节 系统数据管理 这样做有以下好处： 第一，可以简化期初数据录入工作。只需录入期初余额，不必录入累计发生额； 第二，实现人员培训。通过几个核算期的实际业务操作，能够使有关操作人员在系统正式投入运行前得到实际演练； 第三，对软件系统进行实际测试。通过几个核算期的实际业务滚动，可以发现软件系统存在的问题，以便在真正投入运行时出现差错； 第五节 系统数据管理 第四，规避数据错误，通过实际运行可以发现会计数据存在的潜在错误，如手工记账错误，数据录入错误等。当然实现手工数据与计算机数据的核对是比较复杂的工作，其原因在于计算机处理的账户远比手工处理的账户更为明细，但总括数据应该严格相符。 第五节 系统数据管理 1.会计科目初始数据处理的功能设计 在系统初始投入运行时，必须使用此功能录入各会计科目的余额和累计发生额。在录入会计科目余额和累计发生额之前，必须先设置会计科目，即必须在会计科目已存在的情况下，才能录入其余额和累计发生额，录入时只输入末级科目余额和累计发生额即可，其上级科目余额和累计发生额由系统自动计算得出。会计科目期初数据处理如图2-26所示。 第五节 系统数据管理 第五节 系统数据管理 （1）科目余额与累计发生额录入：如果系统在年初投入运行，则只需录入余额，否则，如果系统在年中投入运行，则需要录入借、贷方累计发生额和期末余额，年初余额由系统计算得出。所录入的数据存储到科目字典的对应余额或累计发生额字段中。 （2）数量与外币辅助核算数据录入：直接在具有数量或外币辅助核算标志的下一行录入，应录入的数据项与“科目余额与累计发生额录入”相同，其中数量存储到科目字典的对应数量余额或数量累计发生额字段中；而外币则存储到外币发生额与余额基表的对应余额或累计发生额字段中。 第五节 系统数据管理 （3）年度预算额：该数据项的作用是存储各科目的年度预算数，以便与实际发生数进行比较，实现预算执行情况分析。该数据项有两种方式进行预置：第一，在软件具有预算管理系统情况下，应从预算系统自动转入；第二，在软件不具有预算管理系统情况下，应在此录入。无论是自动转入还是录入，都存储到科目字典的“年度预算额”字段中。 第五节 系统数据管理 在进行以上数据录入时，应注意两点：第一，非末级科目不能录入，非末级科目数据由其下级科目数据自动计算得出；第二，具有往来、部门、项目辅助核算标志的科目数据不能录入，其数据由对应的辅助核算初始数据录入后自动填入。除上述功能外，会计科目初始数据处理还具有以下功能。 第五节 系统数据管理 （1）试算平衡：会计科目初始数据录入后，应进行试算平衡检查，以确保初始数据的正确无误，如果初始余额不平，则应查找错误所在并予以修改，再次进行试算平衡，直到平衡为止，否则系统将无法进行后续工作，这是系统自动控制的一项功能，以保证系统数据的正确。 （2）对账：主要完成上级科目与下级科目，以及会计科目与辅助核算（包括：往来、部门、项目）账户之间的数据核对。由于这些数据的计算都是由系统自动完成的，因此，一般不会出现问题。 第五节 系统数据管理 2．往来初始数据处理的功能设计 往来初始数据包括客户数据、供应商数据、个人往来数据，这三种往来初始数据的处理功能类同。在录入往来初始数据之前，必须先建立往来户档案（包括：客户档案、供应商档案、个人往来档案），即必须在往来户档案已经建立的情况下，才能录入其初始数据。 第五节 系统数据管理 第五节 系统数据管理 3.部门初始数据