文件编号:EJDW -QHE02 版本号:第A版.docVIP

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文件编号:EJDW /QHE—02 版本号:第A版 质量/环境/职业健康安全管理体系 程序文件汇编 (根据GB/T19001-2000、GB/T24001-1996和GB/T28001-2001编制) 二OO五年五月 中铁二局集团电务工程有限公司 文件与资料控制程序 1 目的 对与公司QEH管理体系要求有关的所有文件进行控制,确保在相关场所均能使用有效文件。 2 适用范围 本程序适用于与公司QEH管理体系要求有关的所有文件的控制。 3 术语 3.1 文件:指信息及其承载媒体,可呈任何媒体形式。媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、样件、电子媒体或它们的组合。 3.2 受控文件:指对文件的编制、标识、批准、评审、发布、使用、更改、作废等按规定进行控制的文件,对这些文件的误用将导致工程(产品)质量不能满足规定要求或QEH管理体系不能正常运行。 4 职责 4.1 办公室负责本程序的制定、修改和归口管理;负责公司受控文件的管理发放;对各单位和部门文件的控制与管理进行指导、监督、检查;负责全公司文书、科技、人事档案管理。 4.2 安质环保部负责本程序的QEH管理手册、程序文件等有关QEH管理体系文件的编制、修订和管理 。 4.3 4.4 商务部、技术部负责招投标文件及工程合同的编制和管理。 4.5 物资部负责物资采购及管理相关文件的编制和管理。 4.6 其他职能部门、单位负责本部门、单位与QEH管理体系有关的文件的编制、修订和管理。 4.7 负责本单位发放的以及接收的与QEH管理体系有关的文件的控制与管理。 5 工作程序 5.1 文件的分类及标识 5.1.1文件的分类:文件分为受控文件和非受控文件两类5.1.1.1受控文件包括: a) QEH管理体系文件(QEH管理手册、程序文件、文件); b) 工程文件(施工合同、设计文件、图纸、设计变更、、标准、); c) 文件,包括规范、规程与 5.1.1.2 非受控文件:除以上受控文件外的其它文件。 5.1.2 文件的标识 5.1.2.1 文件的编号按以下规定进行: QEH管理手册的编号 (公司代号) (质量、环境、职业健康安全) (QEH管理手册代号) QEH管理体系程序文件的编号: (公司代号) (质量、环境、职业健康安全) (程序文件代号) (文件分序号) c) 作业性文件编码规定: EJDW / QEH — 03 — XX (公司代号) (质量、环境、职业健康安全) (作业文件代号) (文件分序号) d) QHS管理体系记录编码规定按《记录管理控制程序》执行。 e) 红头文件的编号直接使用发文字号。 f) 行业规范、标准、图纸使用标准代号。 5.1.2.2 所有受控文件除需进行明确的编号区别外,都应按照QEH管理体系文件的要求,必须对其有效状态进行标识,加盖“受控”印章,防止误用。 5.1.2.3 对部分已作废但有重要参考价值确需保存的文件,必须在其封面上加盖“作废保留”印章。(“受控”与“作废保留”两章同时出现在文件上时视为“作废”) 5.2 文件的编写、审批与发布 5.2. 文件的编写 5.2.2 文件的审批与发布 5.2.2.1 《QEH管理手册》由总经理批准、发布; .2.2.2 《QEH程序文件》由管理者代表批准、发布; .2.2.3 其他与QEH管理体系有关的文件,按《中铁二局电务工程有限公司关于印发公文处理与档案管理办法》的通知的相关规定,由各级分管领导根据权限批准、发布。 5.3 文件的发放与管理 5.3.1 公司的受控文件由公司办公室统一编号管理。除文件起草部门、公司办公室纸质原件外,公司领导和机关各部门一律通过办公自动化系统发放电子文件5.3.2 QEH管理体系文件发放前,安质环保部负责填写《受控文件发放(领用)审批登记表》,按发放(领用)范围和编号对号发放(领用),确保QEH管理体系有效运行的相关场所均能使用相关文件的有效版本。 5.3.3 受控文件复印必须填写《受控文件复印登记表》,经单位、相关职能部门负责人或分管领导批准后,到文件管理部门进行复印,复印件应加盖“受控”印章,按同类受控文件管理。 5.3.4受控文件的使用者应文件,不得丢失。5.3.5 QEH管理手册和程序文件严禁外借。如需向顾客或认证机构提供时,必须经管理者代表批准。受控文件在公司内借阅,应严格履行借阅手续。 5.3. 各基层单位发文,按公司的相关规定自行编号、发放与管理。5.3.7公司新设置的项目部或其它机构,应派人到公司办公室领取公司发布的有效受控文件光盘。 5.3.8 电子文档的受控管理,公司通过英特网传送电子文件,各单位应建立电子邮箱

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